Het kerndoel van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is het reguleren van de openbaarheid van het bestuur en de informatievoorziening hiervan. De toename van Wob verzoeken vraagt van overheidsorganisaties om het proces rondom Wob verzoeken verder te digitaliseren en automatiseren. Om de groeiende hoeveelheid burgerverzoeken tijdig en correct te kunnen afhandelen. Ook in lijn met Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

One Fox en OpenText bieden een oplossing aan voor het snel, adequaat en veilig afhandelen van Wob verzoeken. Deze oplossing is in samenwerking met het Ministerie OC&W, Ministerie EZK & LNV ontwikkeld. De basis van deze oplossing bestaat uit het procesplatform OpenText AppWorks, aangevuld met AVG-tool OpenText Brava! en naadloze integratie met OpenText ECM systemen (Content Server, Documentum, eDOCS).

Van intake tot zaakdossier

Burgers kunnen op vele manieren een Wob verzoek indienen. Bijvoorbeeld via een webformulier, emailbericht, post of zelfs telefonisch. De informatie vanuit al deze burgerverzoeken wordt door OpenText AppWorks omgezet en gebruikt om automatisch een zaak te starten, taken uit te zetten in de organisatie én een bijbehorend dossier aanmaken in het ECM-systeem. AppWorks faciliteert de verdere afhandelingen van het Wob verzoek conform het uitgewerkte proces, waarbij de toegankelijkheid per dossiers eenvoudig geregeld kan worden. Zowel vanuit het proces als in het ECM systeem.

Elk bestandstype toevoegen aan het dossier

Naadloze integratie met het centrale ECM systeem zorgt ervoor dat het terugvinden, selecteren en toevoegen van documenten (of hele dossiers) aan het Wob dossier zeer eenvoudig wordt. Helemaal als alle gegevens al centraal opgeslagen liggen in het ECM systeem. Maar gebruikers kunnen ook eenvoudig bestanden vanuit andere bronnen, bijv. netwerkschijven, OneDrive, Dropbox, toevoegen aan het dossier, mits ze hiervoor geautoriseerd zijn.

Uiteraard kunt u de gebruikelijke bestandstypen toevoegen aan het dossier, maar ook een veelvoud van andere (lees: exoterische) bestandsformaten aan. Welke u toch eenvoudig kunt bekijken met OpenText Brava!, zonder dat u beschikt over bijbehorende bronapplicaties (bijv. CAD-tekeningen) en zelfs zonder de bestanden te openen dankzij de krachtige preview functie. Maar Brava! gaat verder, omdat geautoriseerde gebruikers bestanden ook direct kunnen bewerken direct vanuit de procesapplicatie (OpenText AppWorks). Deze gebruikers kunnen annotaties maken, opmerkingen plaatsen en delen met collega’s of zelfs. Maar ook persoonsgegevens, bijv. in het kader van de AVG, kunnen eenvoudig verwijderd worden uit het bestand.

Signalering dubbele bestanden

Met OpenText behoort het opvoeren van dubbele documenten tot het verleden. De OpenText software herkent nl. dubbele en bijna dubbele documenten, attendeert hierop en biedt versiebeheer aan. U kunt documenten of documentversies op overzichtelijke wijze met elkaar te vergelijken en vervolgens een keuze te maken om wel of niet te verwijderen. Dit doet u door documenten naast elkaar of zelfs over elkaar te leggen in OpenText Brava! Waarbij automatisch wordt aangegeven welke tekst is toegevoegd of verwijderd. Brava! kan zelfs een rapport genereren met een overzicht van wijzigingen binnen het document.

Dossierafhandeling en monitoring

Nu het dossier gereed is kan de afhandeling van het Wob verzoek starten. Binnen het proces kunnen taken eenvoudig verdeeld en uitgezet worden voor een snellere afhandeling van Wob verzoeken. OpenText AppWorks maakt het mogelijk om documenten, en de afhandeling daarvan, binnen een dossier op overzichtelijke wijze te verdelen. Dergelijke taken kunnen uitgezet worden naar personen, gebruikers met een bepaalde rol of naar groepen (bijv. afdelingen).

Het kunnen monitoren van taken en voortgang is een standaard functionaliteit van AppWorks. Zodat u op toegewezen taken eenvoudig voortgang kunt monitoren of zelfs een deadline kunt instellen. De software geeft automatisch de stand van zaken weer van de afhandeling van de documenten, zowel per persoon als per dossier. Maar ook per document kan status worden bijgehouden d.m.v. metagegevens. Over elke genomen processtap wordt keurig een audittrail bijgehouden.

Automatisch markeren & anonimiseren

Het markeren en anonimiseren van gegevens kan door OpenText Brava! zowel handmatig uitgevoerd worden als volledig geautomatiseerd worden. Hierbij kunnen gegevens of passages op verschillende manieren gemarkeerd worden. Bijvoorbeeld het arceren met verschillende kleuren, vrije vormen tekenen en voorlopig of definitief te lakken (zwartlakken of andere kleuren). Een groot voordeel is dat Brava! het originele bestand intact kan laten en toch de data kan verbergen. In dat geval kunnen markering en gelakte passages later alsnog worden getoond als dit nodig is of de lezer voldoende rechten heeft om dit te mogen inzien. Passages kunnen tevens worden voorzien van codes of toelichting en worden bewaard met het document.

Nu heeft elke regel heeft zo zijn uitzondering. Daarom kunt u in een ‘exception list’ uitzonderingen aangegeven, welke niet gemarkeerd of zwartgelakt worden. Waarmee u zelf bepaalt of u persoonsgegevens van publieke figuren, algemene telefoonnummers, e.d. wel of niet zichtbaar wilt maken. Uiteraard kunnen ook handmatig woorden, zinnen en paragrafen geanonimiseerd worden. U kunt zelfs een gebied selecteren om te markeren/anonimiseren, waarbij ook de mogelijkheid bestaat om een uitzonderingsgebied aan te geven. Hiermee kan binnen een geanonimiseerde selectie toch bepaalde data worden getoond.

Wilt u liever permanent lakken, bijvoorbeeld in het kader van de AVG? OpenText Brava! kan persoonsgegevens volledig anonimiseren (lees: definitief lakken) en daarmee verwijderen uit het bestand. De gelakte passages zijn bij een export, zowel digitaal als hard copy, onleesbaar en niet meer terug te halen.

Wob & Documentcreatie

Zodra het Wob verzoek is behandeld, kunnen de geselecteerde documenten geëxporteerd worden naar diverse bestandsformaten. Dit kan direct vanuit het proces of vanuit het ECM systeem en met één druk op de knop. Documenten kunnen omgezet worden naar o.a. de standaard PDF formaten (o.a. PDF/E, PDF/A-1b & A-2b), TIFF en het veel veiligere formaat CSF.

Voor de verdere afhandeling van het Wob verzoek kan vanuit het proces met één druk op de knop het Wob verzoek per e-mail verzonden worden. Dankzij de integratie met diverse Documentcreatie oplossingen, zoals OpenText Extream of SmartDocuments, gebeurd dit op basis van geselecteerde templates die automatisch aangevuld worden met gegevens vanuit de zaak en evt. nog handmatig bijgewerkt kunnen worden. AppWorks handelt de verdere verzending voor u af zonder dat u nog een separate mailapplicatie (zoals Microsoft Outlook) hoeft te openen.

Uiteraard wordt de verzonden e-mail toegevoegd aan het zaakdossier en opgeslagen in het ECM systeem voor verdere raadpleging en archivering.

Rapportages over Wob verzoeken

Over de afhandeling van alle Wob verzoeken kan de OpenText software eenvoudig overzichtslijsten of rapporten opstellen aan de hand van gemaakte selecties. Dit kan zowel binnen het procesgedeelte als binnen de dossiers. Het is tevens mogelijk om op basis van filters een selectie te maken van documenten, dossiers of taken. Voor geavanceerde rapportages, analyses, visualisaties is een additionele module beschikbaar: OpenText Information Hub (iHub).