Duurzaam informatiebeheer

Centraal opgeslagen bedrijfsinformatie, het hart van uw organisatie

  • Informatie centraal opslaan & archiveren, voor optimale borging

    Wij geloven in het centraal en gestandaardiseerd opslaan van uw bedrijfsinformatie. Ongeacht waar u documenten creëert en bewerkt. Zodat u informatie niet alleen op één locatie, maar ook eenduidig opslaat. Waarbij duurzaam te bewaren documenten direct gereed zijn voor archivering én overbrenging naar een e-Depot

  • Duurzaam toegankelijk houden van uw informatie, onze expertise

    Slim én eenduidig opslaan van informatie, zorgt dat u deze informatie eenvoudig kunt terugvinden. Vanuit alle aangesloten applicaties, zoals een samenwerkplatform, CRM-, ERP, vergaderapplicaties en processystemen. U heeft altijd toegang tot alle relevante  informatie. Nu en over 20 jaar. 

  • Slim en veilig omgaan met uw bedrijfsinformatie en persoonsgegevens

    Nieuwe wetgeving zoals de GDPR eist dat uw organisatie op een slimme manier uw bedrijfsinformatie, en in het bijzonder persoonsgegevens, veilig opslaat én monitort. Denk hierbij aan automatische signalering van oneigenlijk gebruik, inschakelen van een 'digitale waakhond' en risico's op datalekken verminderen.

Is uw organisatie klaar voor de GDPR?

1 januari 2018 is het zover. Dan treedt de nieuwe Europese . Ook wel de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd. Deze nieuwe wetgeving eist van uw organisatie dat het op een veilige manier omgaat met uw bedrijfsinformatie. In het bijzonder persoonsgegevens van uw medewerkers, klanten en elke andere persoon die in aanraking komt met uw organisatie.

Wij helpen u graag om op een slimme manier om te gaan met uw bedrijfsinformatie én persoonsgegevens. Zowel op organisatorisch niveau, als op systeemniveau zijn er nu al stappen die u kunt zetten. Denk hierbij aan het kritisch bekijken en slim opzetten van uw rechtensysteem. Maar ook signalering van oneigenlijk gebruik, inschakelen van een 'digitale waakhond' en automatisch 'zwart lakken' van gevoelige informatie, om risico's op datalekken te verminderen.

Onze oplossingen helpen u bij het realiseren
van de volgende business behoeften

Snel informatie terugvinden

Een overvloed aan informatie maakt goede zoekmogelijkheden onmisbaar. Uiteenlopende zoekopties, zoals zoeken op full-tekst of specifieke meta-gegevens en het hergebruiken van bewaarde zoekopdrachten (quick searches) zorgen dat u snel en eenvoudig alle relevante informatie in uw organisatie kunt vinden. U kunt hierbij over meerdere bibliotheken en zelfs DM systemen heen zoeken.

Centraal opslaan

Informatie ligt vaak verspreid en dubbel opgeslagen (email, afdelings- en lokale netwerkschijven) binnen organisaties, waardoor het tijdrovend is om deze te achterhalen (als dit al mogelijk is). Een ECM oplossing maakt ‘eenmalige opslag, meervoudig gebruik’ mogelijk, zodat uw waardevolle informatie centraal opgeslagen en beheerd kan worden en u hier direct over kunt beschikken.

Waardevolle documenten

Informatie is belangrijk, zo niet het meest waardevolle wat een organisatie bezit. Door gebruik te maken van een ECM oplossing worden documenten veilig opgeslagen. Door middel van authorisatie worden uw documenten beveiligd tegen onbevoegd lezen en schrijven. Daarnaast waarborgt een centrale back-up uw opgeslagen documenten tegen calamiteiten.

Laatste versie

Wilt u een document bewerken, maar u weet niet meer precies wat de meest actuele versie is? Verschillende versies zitten in de bijlage van uw mail, andere versies staan op de afdelingsschijf enlokale schijf of uw collega heeft het document aangepast en nog niet met u gedeeld. Versiebeheer in een ECM oplossing geeft u altijd inzicht in de laatste versie van het document dat u zoekt.

Archiefwet en regelgeving

De archiefwet en regelgeving zorgt dat (overheids)organisaties zich moeten houden aan bewaar- en vernietigingstermijnen op documenten en dossiers. Uw archivarissen kunnen onmogelijk miljoenen documenten bijhouden tot aan hun vernietigingstermijn. Record Management oplossing dit proces en rapporteert wanneer documenten of dossiers in aanmerking komen voor vernietiging.

Samenwerken

Informatie delen in groepsverband gebeurt vaak ad-hoc (bijv. email en Dropbox), zonder echte samenwerkmogelijkheden. Een ECM oplossing maakt het mogelijk om afdelingen en (project)teams beter te laten samenwerken en communiceren via één portaal, waarbij ze beschikken over actuele informatie en documentatie, eenvoudig kunnen overleggen en collega’s kunnen vinden en raadplegen.

Zaken en processen

Overheidsorganisatie stellen hun klanten ook in hun werkproces centraal om een beter inzicht te krijgen geven in de voortgang van de aanvragen ('zaken') en de werkvoorraad. Gedurende het hele werkproces (tot aan afronding van de zaak) staat de aanvraag en het bijbehorende zaakdossier centraal.

Altijd en overal

Herkent u dat u in een vergadering zit en vergeten bent dat ene stuk uit te printen of onderweg nog snel dat laatste stuk wilt lezen? Met een mobiele client voor uw mobiele telefoon of tablet kunt u altijd en overal al uw documenten in de ECM oplossing benaderen en raadplegen. Zo kunt u volledig tijd en plaatsonafhankelijke werken via het apparaat van uw keuze.

Producten voor duurzaam informatiebeheer

Cases over Duurzaam Informatiebeheer:

eDOCS gestandaardiseerd voor proces- en zaakgericht werken

Met het gestandaardiseerde eDOCS en de CMIS-Adapter is een ...

Lees meer

Primeur: digitaal archief Stadsregio Rotterdam in e-Depot

Voor het overgaan naar de MRDH is het volledig ...

Lees meer

Met PortMaps vernieuwt Havenbedrijf Rotterdam hun informatie op locatie

Havenbedrijf Rotterdam vernieuwt informatievoorziening rondom hun assets met PortMaps, ...

Lees meer

Blogs over Duurzaam Informatiebeheer

GDPR en de 6 belangrijkste eisen

25 mei 2018 zal de GDPR in werking treden. De belangrijkste wijziging in de bescherming van persoonsgegevens in 20 jaar. Om te zorgen dat EU-inwoners in controle blijven van hun persoonsgegevens. Dit betekent ingrijpende veranderingen voor organisaties, met strikte sancties als ze niet voldoen aan de GDPR. Lees hier de 6 belangrijkste eisen.

BEKIJK

5 redenen om te koppelen via de Zaak Document services van KING

Relevante informatie voor een zaak is vaak vastgelegd in verschillende systemen, zoals een vergunningensysteem, WOZ systeem of document management systeem. KING heeft hiervoor de uitwisselingsstandaard Zaak Document services ontwikkeld. Lees hier 5 grootste voordelen.

BEKIJK

Heb jij een vraag over

Wij komen graag een keer langs om mee te denken

Tel:+31302324355
Robert