Handreiking: Bewaren van e-mail Rijksoverheid

Toelichting, Scope en Doel van de (Capstone) Werkwijze

In de digitale wereld is de hoeveelheid digitale overheidsinformatie extreem gegroeid. E-mail is inmiddels de voornaamste vorm van communicatie binnen het Rijk. Ter illustratie: Het aantal verzonden en ontvangen e-mails binnen het Rijk bedraagt naar schatting minstens een miljard per jaar. Er is een grote businesscase voor het verbeteren van de digitale informatiehuishouding binnen het Rijk. De grote hoeveelheden e-mail die de gemiddelde rijksmedewerker verstuurt en ontvangt maakt het bijzonder complex en tijdrovend om de bestaande procedures te volgen, met als risico dat niet voldaan wordt aan de vereisten van de Archiefwet, de WOB en de AVG. De procedures zijn veelal nog ontworpen in het pre-digitale tijdperk.

Het informatiebeheer van de overheid moet zich op deze situatie instellen, zowel in praktijk als in regelgeving. Dit vraagt nadrukkelijk om een herziening van de werkwijze; door politiek en burgers die meer transparantie vragen en door de ontwikkeling van ICT die het informatiebeheer met nieuwe opgaven confronteert.

De nieuwe werkwijze beoogt het realiseren van een tweetal doelen:

• Het veiligstellen van de inhoud van de e-mailboxen van de Rijksoverheid, zolang de desbetreffende informatie beschikbaar moet zijn voor het behandelen van WOB-verzoeken, parlementaire enquêtes, etc.
• Het blijvend bewaren van de veiliggestelde e-mails die met het oog op toekomstig (historisch) onderzoek van waarde worden geacht. Blijvende bewaring houdt in dat informatie op termijn over wordt gebracht naar het Nationaal Archief, waar de betreffende e-mail door het publiek mag worden ingezien voor zover daar op grond van de Archiefwet geen beperkingen aan zijn gesteld.

De werkwijze is toe te passen door organisaties van de Rijksoverheid als aanvulling op, of alternatief voor, de huidig gangbare methode van veiligstellen van e-mail. Het moet daarbij mogelijk zijn om, waar nodig, bepaalde (uitvoerende) werkprocessen buiten scope te houden. Denk daarbij aan processen waarin bijzondere persoonsgegevens worden gedeeld of die te maken hebben met wettelijke vernietigingstermijnen, vastgelegd in sectorspecifieke wetgeving. Deze gegevens kennen absolute vernietigingstermijnen die bijvoorbeeld samenhangen met het moment van rechtelijke uitspraak of overlijden van een persoon. Dit zijn uitzonderingen op de vernietigingstermijn van tien jaar.