National Archives: Capstone methodiek voor archiveren van e-mail (Engels)

Nationaal Archief (US) – Capstone methodiek voor archiveren van e-mails

Dit whitepaper ligt het proces en de beslissingen toe die leiden tot de ontwikkeling van een General Records Schedule (GRS) voor e-mail archivering volgens een Capstone-aanpak, en biedt ook aanvullende contextuele informatie en details die niet zijn opgenomen in het typische beoordelingsrapport. De Capstone-aanpak geeft organisaties de mogelijkheid om een vereenvoudigde en geautomatiseerde benadering voor e-mail archivering te gebruiken, waarmee e-mails worden gecategoriseerd en gepland op basis van het werk en/of de positie van de eigenaar van het e-mailaccount.

De voordelen van de Capstone-aanpak zijn:

• Verhoging van de hoeveelheid e-mail van permanente waarde die wordt overgedragen aan NARA,
• Het verminderen van de last voor individuele eindgebruikers binnen agentschappen,
• Het verminderen van de afhankelijkheid van print-en-file-praktijken, en
• Systematische vernietiging van tijdelijke e-mail mogelijk maken op basis van een goedgekeurde NARA-beschikkingsautoriteit, waardoor de hoeveelheid e-mail die geen verdere waarde heeft die door instanties wordt opgeslagen, wordt verminderd.