Archive | Slimmer samenwerken

Workflows, maar dan zonder de complexiteit

Met de gebruiksvriendelijke interface klikt u in slechts enkele stappen krachtige workflows in elkaar. Documenten delen uit OpenText eDOCS was nog nooit zo gemakkelijk.
Centrale opslag voor 400+ applicaties

Onze oplossing verbindt OpenText eDOCS direct met meer dan 400 bedrijfsapplicaties en apps. Voor een krachtig centraal archief met groter bereik voor uw information governance.
Direct van start

Het beste is nog dat uw snel kunt starten. Geen implementatietraject. Geen adviestraject en geen ontwikkelwerk. U bent binnen 2 dagen up and running.

Verbind OpenText eDOCS met 400+ bedrijfsapplicaties, dankzij onze Power Automate Connector. Voor het centraal opslaan en archiveren van belangrijke bedrijfsinformatie in OpenText eDOCS, vanuit talrijke applicaties, ten behoeve van noodzakelijke compliance en gecontroleerde distributie. Zodat u kloof kunt dichten tussen het wijdverspreide applicatielandschap en informatie synchroon houdt.

Het stroomlijnen en automatiseren van informatiestromen zal de productiviteit verbeteren, uw grip op ongestructureerde processen vergroten en uw werknemers bevrijden van repetitieve taken. Wat weer zal leiden tot een kostenefficiëntere manier van werken.

eDOCS acties automatiseren

Onze oplossing maakt het mogelijk om te automatisch acties uit te voeren op basis van gebeurtenissen die plaatsvinden in OpenText eDOCS. Zoals bijv. een document versturen ter ondertekening als het in een bepaalde map wordt geplaatst, notificaties ontvangen van een nieuwe documentversie of een dossier archiveren zodra het een bepaalde status krijgt. Dit zijn slechts een paar voorbeelden van hoe 'event based triggers' uw dagelijks werk kan vergemakkelijken en tijd kan besparen. Bekijk hieronder welke 'triggers' u kunt automatiseren:

Automatisch Anonimiseren met AI

Het handmatig aflakken van gegevens is niet alleen zeer tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Dankzij Artificial Intelligence kunnen we het anonimiseren van documenten vergemakkelijken, versnellen en automatiseren.
Toepasbaar voor meerdere processen

Onze oplossing sluit naadloos aan op uw werkprocessen. U kunt vanuit uw bestaande (proces)systemen direct beginnen met anonimiseren en het aflakken van gegevens voor bijv. een Woo-verzoek, parlementaire enquêtes of (pro)actieve anonimisering.
Organisatiebrede integraties

Toegang tot informatie is van cruciaal belang. Daarom verbinden wij met belangrijke informatiebronnen, als Zaaksystemen, ECM/DMS, OpenText (AppWorks, Content Server, eDOCS), Microsoft (SharePoint, Teams, Power Platform), eDiscovery (Zoek en Vind) en publicatieplatformen (PLOOI).

One Fox Anonimiseren werkt snel en eenvoudig. U biedt de documentset aan die u wilt anonimiseren, dit van alles zijn: van een enkel document, uitgebreide dossiers tot complexe datasets. Dankzij de vele integraties met eDiscovery, Zaaksystemen en DMS/RMA's zijn deze stukken direct beschikbaar om te anonimiseren. Eventuele OCR verrijkingen kunnen direct vanuit de oplossing worden toegepast.

Het anonimiseren van privacy- en bedrijfsgevoelige gegevens gebeurt volledig automatisch, dankzij onze Artificial Intelligence (AI) Engine. Met één druk op de knop selecteert u de stukken die vervolgens het AI-proces doorlopen en automatisch gelakt worden. Via de viewer kan eenvoudig een controleslag plaatsvinden. Nog een aanvulling op de blacklist of whitelist? Geen probleem, de AI-Engine past dit - met terugwerkende kracht - toe op de hele dataset. Het resultaat is een volledig gelakte dataset, incl. uitzonderingsgronden en bijgewerkte inventarisatielijst, gereed voor het besluit en bijv. publicatie naar PLOOI.

One Fox Anonimiseren maakt gebruik van verschillende technieken en Artificial Intelligence (AI) toepassingen om informatie te kunnen vinden en aflakken.

Blacklist / Whitelist

In de basis gaan we nog steeds uit van een lijst aan specifieke waarden die zeker wel (blacklist) en zeker niet (whitelist) gelakt moeten worden. Dit wordt uitgebreid met specifieke lakregels (bijv. AVG-regels) en reguliere expressies en gaan vervolgens door de AI-engine. Het resultaat is een gelakte documentset, voorzien van uitzonderingsgronden, die als suggestie wordt getoond aan de medewerker. De medewerker kan veranderingen/uitbreidingen aanbrengen die vervolgens over de hele documentset (en met terugwerkende kracht) worden toegepast.

Natural Language Processing

Natural Language Processing (NLP) is een vakgebied binnen Artificial Intelligence dat zich bezighoudt met het analyseren van menselijke taal en communicatie. Zo kan onze AI-Engine woorden, teksten herkennen en classificeren zonder hierin uit te gaan van exacte waardes. Onze AI-Engine combineert hiervoor verschillende NLP- en AI-technieken en wordt hier steeds slimmer in.

Onze AI-engine maakt gebruik van een neuraal netwerk (een transformer) die mede-verantwoordelijk is voor (de kwaliteit) van het identificeren van gelakte gegevens. De toepassing van het neurale netwerk, het transformer model, is state-of-the-art binnen het gebied van Natural Language Processing en een van de redenen waarom onze AI-engine zo effectief te werk gaat.

Met ingang van de Wet Open Overheid gelden regels voor het actief openbaar en toegankelijk maken van (overheids)informatie. Dit betekent dat steeds vaker documenten actief openbaar gemaakt worden en dus, vanuit privacy wet- en regelgeving, geanonimiseerd moeten worden. Met als extra doel om informatieverzoeken te verminderen (lees: voor te zijn).

One Fox Anonimiseren is direct beschikbaar vanuit uw bestaande processystemen & samenwerkplatformen en kan daarom naadloze ondersteuning bieden voor actieve openbaarmaking, aansluitend bij uw bestaande processen. Bijkomend voordeel is dat de geanonimiseerde stukken direct op de juiste plek beheerd worden én duurzaam toegankelijk zijn.

De toenemende vraag van informatieverzoeken, als Woo/Wob verzoeken en Parlementaire Enquêtes, zorgt voor een enorme werklast binnen overheidsorganisaties. Waarbij de afhandeling van deze informatieverzoeken vaak gedaan wordt met allerlei verschillende taak-, procesapplicaties en invalshoeken. Bovendien is het anonimiseren of aflakken van documenten en dossiers vaak niet ondersteund met (slimme) automatisering.

One Fox Anonimiseren is ontwikkeld als generieke oplossing voor het anonimiseren vanuit al deze verschillende systemen, werkwijzen en invalshoeken. Onze oplossing gaat uit van uw bestaande eDiscovery, DMS/RMA, taak- en procesapplicaties en sluit hier naadloos op, incl. automatische ondersteuning voor het lakken van documenten en dossiers. Kortom, een enorm flexibele oplossing die een uniforme werkwijze brengt naar diverse thema's, afdelingen en processen.

De enorme stroom aan e-mails zorgt voor uitdagingen op het vlak van informatiebeheer en herleidbaarheid van deze cruciale bedrijfsinformatie. Medewerkers hebben vaak de mogelijkheid om e-mails te registreren en archiveren, echter gaat dit vrijblijvend en zonder enige intelligentie van het programma of beperkte sturing vanuit de organisatie. Kortom, het gebeurt niet of op een manier die niet bijdraagt aan de duurzame toegankelijkheid.

Juist in deze tijd, waarin e-mail de belangrijkste vorm van externe (en interne) communicatie is en vol staat met belangrijke bedrijfsinformatie en rechtsgeldige afspraken, is dit vragen om problemen. Laat staan dat deze informatie en afspraken herleidbaar zijn in het geval van een (Wob/Woo) informatieverzoek. Dit terwijl er intelligente e-mailbeheer oplossingen zijn die dit automatisch managen op een manier die past bij uw organisatie.

Automatisch veiligstellen van zakelijke e-mails

E-mail is de belangrijkste vorm van communicatie en bevat bovendien cruciale bedrijfsinformatie die u wilt veiligstellen. OpenText Email Management is een flexibele oplossingen voor het automatisch veiligstellen van zakelijke e-mails, incl. bijlagen.
Rolgebaseerde e-mail archivering

U bepaalt zelf hoeveel grip u wilt over het archiveren van e-mails en de bewaartermijnen. Dit kan afhankelijk zijn van specifieke rollen in de organisatie, zoals beschreven in de Capstone methodiek. Zo is uw e-mailbeheer afgestemd op uw gebruikers én geldende archiveringswetten & -regelgeving.
E-mail management oplossing op maat

Het veiligstellen van e-mail kan op vele manieren: van zeer uitgebreid tot snel en eenvoudig. Of u nu alles wilt behouden of slechts een deel, alleen zakelijk relevante inhoud of een combinatie van deze scenario's. One Fox helpt u om de juiste keuzes te maken van uw e-mail management.

Automatisch bewaren van zakelijke e-mails

OpenText Email Management zorgt dat e-mails automatisch worden veiliggesteld zonder dat hiervoor een actie van de gebruiker nodig is. Dit geldt voor alle mailboxen, gebruikers en groepen, die de organisatie wenst te bewaren en het is mogelijk om deze e-mails veilig te stellen volgens de richtlijnen van de Capstone methodiek. Zoals, gebruikers de mogelijkheid geven om e-mails te kunnen uitzonderen van veiligstelling binnen een bepaalde termijn, bijv. 10 weken. Waarmee het zwaartepunt voor de gebruiker niet meer ligt op het hoeven bewaren van elke e-mail van waarde, maar op het uitzonderen van bijv. privé e-mails. Gebruikers houden overzicht, omdat ze direct in hun mailbox kunnen zien welke e-mails wel of (nog) niet zijn veiliggesteld. Daar komt bij dat gebruikers de mogelijkheid hebben om een verzoek tot herstel in te dienen, waardoor een reeds veiliggestelde e-mail alsnog verwijderd kan worden uit het e-mailarchief.

Voor de organisatie is het grootste winstpunt dat het niet volledig afhankelijk is van individuele gebruikershandelingen om toch e-mail veilig te stellen, omdat dit volledig automatisch gebeurd door OpenText Email Management. Waardoor het eenvoudiger wordt om organisatiebreed het e-mailarchief op orde te brengen en, in het kader van de Wet Open Overheid, om zakelijke e-mails terug te vinden.

Rolgebaseerd Archiveren

In OpenText Email Management oplossing kunnen business rules ingesteld worden om het proces van e-mail bewaring (incl. termijnen) in te regelen voor diverse gebruikersgroepen. Beheerders kunnen dan per gebruikersgroep (bijv. sleutelfunctionaris vs. niet-sleutelfunctionaris) configureren welke bewaartermijnen (maar termijnen voor uitzonderingen, overbrenging en vernietiging) van toepassing zijn. Waarmee een organisatie diverse archiveringstrajecten kan opzetten per gebruikersgroepen.

Alle e-mails worden hierin Duurzaam Toegankelijk veiliggesteld. Beheerders kunnen eenvoudig toegang verlenen aan bepaalde gebruikers, zoals onderzoekers of de Woo-unit, bijv. in het geval van een (parlementaire) enquête of Woo-verzoeken.

Veiligstellen zakelijke e-mails volgens de Capstone methodiek

De Capstone methodiek is door de Nederlandse overheid en het Nationaal Archief omarmt als werkwijze voor het opslaan en archiveren van e-mail. Deze werkwijze houdt in dat e-mails, verzonden of ontvangen e-mails door medewerkers van de (rijks)overheid, 10 weken na verzending of ontvangst automatisch worden gearchiveerd. Medewerkers kunnen in deze 10 weken privé e-mail, p-vertrouwelijke zaken of andere, niet archiefwaardige e-mail, verwijderen. Na deze periode wordt alle e-mail 10 jaar lang opgeslagen, waarna deze wordt verwijderd. Voor benoemde sleutelfunctionarissen wordt e-mail permanent bewaard. Na 20 jaar worden deze e-mails van sleutelfunctionarissen overgebracht naar het Nationaal Archief. Deze worden in principe openbaar beschikbaar gesteld en daarmee Duurzaam Toegankelijk gehouden.

De voordelen van deze werkwijze:

E-mail wordt gestructureerd en volgens heldere bewaartermijnen opgeslagen
Werkdruk op medewerkers wordt verminderd
Snel & eenvoudig e-mails terugvinden voor bijv. Woo/Wob-verzoeken

Download het Whitepaper

In 5 Stappen E-mails Veiligstellen

Veel overheden vinden het lastig om deze Capstone werkwijze 'eigen' te maken op basis van de Handreiking Bewaren van E-mail in de Rijksoverheid. In deze handreiking worden diverse onderwerpen, adviezen en termijnen vermeld die niet voor iedere overheidsorganisatie werken. Daarom heeft One Fox een stappenplan ontwikkeld om deze Handreiking (lees: Capstone methodiek) te implementeren, op basis van OpenText E-mail Management oplossing, op een manier die werkt en past bij uw organisatie.

Voor een eerste indruk van dit stappenplan stellen we een infographic beschikbaar die de aanpak beschrijft in slecht 5 stappen. Het Infographic wordt naar uw gemail, als u onderstaand e-mailadres invult.

Duurzaam Toegankelijk

Het grote voordeel van een breed opgebouwd e-mailarchief is natuurlijk dat bedrijfsinformatie duurzaam bewaard én toegankelijk is. Dit is van belang in het kader van een Open Overheid, bijv. rondom (parlementaire) enquêtes of Woo-verzoeken, waarvoor bedrijfsinformatie volgens geldende bewaartermijnen en overheidsrichtlijnen worden bewaard. Met OpenText E-mail Management is dit mogelijk.

Zo kunnen onderzoekers of bijv. de Woo-unit (tijdelijk/permanent) toegang krijgen tot de veiliggestelde e-mails (of een specifiek deel hiervan). E-mails zijn terugvindbaar op basis van alle metadata én full-text zoekacties, zoals dit ook het geval is in Exchange. Verder kunnen onderzoekers e-mails aanmerken als relevant voor een onderzoek/hotspot, waardoor e-mails tijdelijk of permanent uitgesloten zijn van vernietiging. Onderzoekers en de Woo-unit kunnen verder geselecteerde e-mails exporteren in een gangbaar formaat én opleveren in het geval van een Woo-verzoek.

Compliant E-mail Archief

De OpenText E-mail Management oplossing heeft eigen opslagmogelijkheid, waarmee u direct de beschikking heeft over een e-mailarchief. Hiervoor maakt het gebruik van OpenText Content Server, een DMS die al door veel organisaties gebruikt wordt en zich bewezen heeft op het vlak van performance en security. Kortom, OpenText E-mail Management kan dus ook los van uw reeds gebruikte DMS of centraal archief gebruikt worden. Uiteraard is het ook mogelijk om e-mails te archiveren in uw bestaand DMS of centraal archief. Hiervoor zijn koppelingen beschikbaar (Microsoft, OpenText en meer) of kunnen custom-koppelingen gerealiseerd worden. In alle gevallen worden gebruikers(groepen) aangemaakt volgens de, vaak reeds bestaande, werkwijze (Active Directory), waarmee we één digitale identiteit aanhouden.

Content Server Power Automate Connector van One Fox biedt organisaties een gebruiksvriendelijke oplossing om content workflows van en naar uw OpenText ECM-platform te automatiseren. Door Content Server te verbinden met Microsoft Power Automate en zijn 300+ connectoren naar toonaangevende zakelijke applicaties. Hiermee kunt u informatiegestuurde processen stroomlijnen over een uitgestrekt applicatielandschap, informatiesilo's beperken en een steeds grotere informatieverspreiding overwinnen.

De Power Automate Connector zorgt voor een kritische verbinding tussen bedrijfsprocessen, Enterprise Content Management en eindgebruikersbehoeften. Het biedt gebruikers een manier om hun taken en content workflows te automatiseren zonder afhankelijkheid van IT. Om documenten, metadata en taken uit te wisselen tussen OpenText Content Server en een breed scala aan zakelijke applicaties. Zonder de noodzaak van technische of uitgebreide workflow-expertise.

Beperk informatiesilo's, verhoog compliance

Positioneer OpenText Content Server als de primaire opslagplaats voor alle zakelijke content. Alle belangrijke zakelijke informatie op één plek vastgelegd voor de noodzakelijke naleving en gecontroleerde distributie van deze informatie.
Stroomlijn content over verspreide applicaties

Met Power Automate Connector kunt u content workflows automatiseren en begeleiden over een wijdverbreid applicatielandschap. Om eenvoudige taken te kunnen automatiseren, de werkdruk verminderen en de productiviteit en digitale transformatie verhogen.
End-to-end integratie met 300+ connectoren

Verbind OpenText Content Server met bijna elke zakelijke applicaties, apps en content bibliotheken. Onze Power Automate Connector biedt een kant-en-klare integratie met applicaties van Microsoft, SAP, Salesforce, Adobe, Box en nog veel meer.

Integreer Content Server met meer dan 300 bedrijfsapplicaties met onze Power Automate Connector. Om alle belangrijke bedrijfscontent te kunnen opslaan en archiveren in OpenText Content Server voor noodzakelijke compliance en gecontroleerde distributie. Zodat u kloof kunt dichten tussen het wijdverspreide applicatielandschap en informatiesilo's.

Het automatiseren van content workflows zal de productiviteit verbeteren, uw grip op ongestructureerde processen vergroten en uw werknemers bevrijden van repetitieve taken. Dit leidt tot een meer kostenefficiënte manier van werken.

Automatiseer content workflows en elimineer handmatige en repetitieve taken met kant-en-klare workflows. Content Server Power Automate Connector stroomlijnt content van en naar uw OpenText Content Server-platform. Waarbij het de productiviteit van uw medewerkers verhoogt en tegelijkertijd de bedrijfsprocessen stroomlijnt. Met als gevolg het verminderen van werklast en tijdsbesparingen in het proces.

Gebruik eenn van onze vooraf gemaakte workflow-sjablonen om uw productiviteit te verbeteren en de compliance te verhogen:

Goedkeuringen en digitale ondertekening

Verzend documenten vanuit Content Server voor goedkeuring of een digitale handtekening met DocuSign, Adobe Sign, etc. Terwijl alle goedgekeurde en ondertekende documenten weer veilig in Content Server worden opgeslagen.

Onboarding-workflows

Automatiseer de registratie het opstarten en informeren van nieuwe medewerkers, klanten en partners. Waarmee u HRM en verkoop processen kunt aftrappen en stroomlijnen.

Archiveer samenwerkinsplatformen

Vang content in samenwerkingsplatforms en tools, zoals Microsoft Office 365, SharePoint, Teams, Planner, enz, af voor gecentraliseerde opslag in Content Server en verhoogde compliance.

Archivering van sociale media en websites

Archiveer automatisch uw Twitter-, Facebook-, Instagram-feeds en, via RSS-feeds, uw website & blog posts. Voor gecentraliseerde archivering, inclusief metadata, en terug vindbaarheid.

Noodherstel

Content die cruciaal is voor uw bedrijfsvoering, kan niet slechts op één plek worden bewaard. Door deze content automatisch extern op te slaan, kunt u de belangrijkste bedrijfsinformatie en procedures veiligstellen.

Archivering van cloudopslag

Archiveer uw Cloud-opslag, zoals Dropbox, OneDrive, Google Drive, etc, door deze automatisch te synchroniseren. Om belangrijke (samenwerkings)documenten veilig te stellen in OpenText Content Server.

Extended ECM (xECM) Power Automate Connector van One Fox biedt organisaties een gebruiksvriendelijke oplossing om content workflows van en naar uw OpenText ECM-platform te automatiseren. Door xECM te verbinden met Microsoft Power Automate en zijn 300+ connectoren naar toonaangevende zakelijke applicaties. Hiermee kunt u informatiegestuurde processen stroomlijnen over een uitgestrekt applicatielandschap, informatiesilo's beperken en een steeds grotere informatieverspreiding overwinnen.

De Power Automate Connector zorgt voor een kritische verbinding tussen bedrijfsprocessen, Enterprise Content Management en eindgebruikersbehoeften. Het biedt gebruikers een manier om hun taken en content workflows te automatiseren zonder afhankelijkheid van IT. Om documenten, metadata en taken uit te wisselen tussen OpenText xECM en een breed scala aan zakelijke applicaties. Zonder de noodzaak van technische of uitgebreide workflow-expertise.

Beperk informatiesilo's, verhoog compliance

Positioneer OpenText xECM als de primaire opslagplaats voor alle zakelijke content. Alle belangrijke zakelijke informatie op één plek vastgelegd voor de noodzakelijke naleving en gecontroleerde distributie van deze informatie.
Stroomlijn content over verspreide applicaties

Met Power Automate Connector kunt u content workflows automatiseren en begeleiden over een wijdverbreid applicatielandschap. Om eenvoudige taken te kunnen automatiseren, de werkdruk verminderen en de productiviteit en digitale transformatie verhogen.
End-to-end integratie met 300+ connectoren

Verbind OpenText xECM met bijna elke zakelijke applicaties, apps en content bibliotheken. Onze Power Automate Connector biedt een kant-en-klare integratie met applicaties van Microsoft, SAP, Salesforce, Adobe, Box en nog veel meer.

Integreer Extended ECM (xECM) met meer dan 300 bedrijfsapplicaties met onze Power Automate Connector. Om alle belangrijke bedrijfscontent te kunnen opslaan en archiveren in OpenText xECM voor noodzakelijke compliance en gecontroleerde distributie. Zodat u kloof kunt dichten tussen het wijdverspreide applicatielandschap en informatiesilo's.

Automatiseer content workflows en elimineer handmatige en repetitieve taken met kant-en-klare workflows. xECM Power Automate Connector stroomlijnt content van en naar uw OpenText xECM-platform. Waarbij het de productiviteit van uw medewerkers verhoogt en tegelijkertijd de bedrijfsprocessen stroomlijnt. Met als gevolg het verminderen van werklast en tijdsbesparingen in het proces.

Gebruik eenn van onze vooraf gemaakte workflow-sjablonen om uw productiviteit te verbeteren en de compliance te verhogen: