Navigation

Blogs Archive

In een wereld waarin digitale communicatie een centrale rol speelt, is het bijhouden van gesprekken via chatplatforms van groot belang. Chat archivering is een manier om berichten die via diverse chattools worden uitgewisseld vast te leggen, te ordenen en veilig op te slaan. Dit is niet alleen handig voor toekomstige referentie, maar vaak ook noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke of zakelijke verplichtingen.

Wat houdt Chat Archivering precies in?

Chat archivering is het proces waarbij gesprekken via mobiele apps, zoals WhatsApp, Signal of native apps (SMS, iMessage), Microsoft Teams of of andere communicatietools worden opgeslagen in een digitale omgeving. Het is vergelijkbaar met het archiveren van e-mails of documenten, maar specifiek gericht op realtime communicatie zoals tekstberichten, bestanden, emoji’s en kan zelfs nog verder uitgebreid worden. Het doel is om een toegankelijk en doorzoekbaar archief te creëren dat kan worden geraadpleegd wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld voor juridische zaken, informatie verzoeken of interne naslag.

Hoe werkt chat archivering?

Chat archivering verloopt meestal in de volgende stappen:
  1. Berichten vastleggen: De communicatie wordt automatisch verzameld via integraties met chatplatforms of specifieke archiveringssoftware.
  2. Opslaan: De vastgelegde gegevens worden beveiligd opgeslagen op servers, meestal met sterke encryptie om de veiligheid te garanderen.
  3. Organiseren: Berichten worden gestructureerd en geclassificeerd, zodat ze eenvoudig doorzoekbaar zijn.
  4. Terugvinden en analyseren: Het archief biedt de mogelijkheid om specifieke berichten of volledige conversaties op te zoeken en te analyseren.

Waarom is chat archivering belangrijk?

  1. Regelgeving en compliance: In veel sectoren, zoals de financiële dienstverlening en gezondheidszorg, is het wettelijk verplicht om communicatie te archiveren. Dit helpt bedrijven voldoen aan wetten zoals GDPR of specifieke branchevoorschriften.
  2. Bescherming en juridische zekerheid: Bij conflicten of juridische kwesties kunnen gearchiveerde chats als bewijs dienen. Dit kan helpen bij het oplossen van geschillen of het ondersteunen van een rechtszaak.
  3. Kennisbeheer: Een chatarchief kan waardevolle inzichten bieden. Bijvoorbeeld, terugkijken naar klantinteracties of interne communicatie kan helpen bij het verbeteren van processen en het optimaliseren van strategieën.
  4. Efficiëntie en beveiliging: Door chats te archiveren, wordt belangrijke informatie veiliggesteld en blijft deze beschikbaar, zelfs als platforms wijzigen of accounts worden verwijderd.

Voorbeelden van toepassingen

  • Klantenservice: Opslag van klantgesprekken biedt bedrijven de mogelijkheid om trends te analyseren en de klantbeleving te verbeteren.
  • Zakelijke communicatie: Voor HR-afdelingen of teams kan een archief helpen bij het documenteren van belangrijke beslissingen of het oplossen van interne misverstanden.
  • Juridische ondersteuning: Een overzichtelijk archief kan van onschatbare waarde zijn bij juridische procedures of nalevingsaudits.

Waar moet je op letten?

Hoewel chat archivering veel voordelen biedt, zijn er ook uitdagingen:
  1. Privacy en toestemming: Het is belangrijk om transparant te zijn naar gebruikers en hun toestemming te verkrijgen waar nodig.
  2. Beveiliging: Omdat chats gevoelige informatie kunnen bevatten, moeten bedrijven investeren in veilige opslagoplossingen.
  3. Opslagbeleid: Niet alle gegevens hoeven permanent bewaard te blijven. Het is goed om een beleid te hebben voor het beheren en verwijderen van oude gegevens.
Chat archivering is een essentiële methode om waardevolle communicatie op te slaan en toegankelijk te houden. Of het nu gaat om het beschermen van bedrijfsgegevens, naleven van regelgeving, of het verbeteren van de interne werking, een goed opgezet archiefsysteem biedt talloze voordelen. Met de juiste tools en aandacht voor privacy en beveiliging kan chat archivering een krachtige ondersteuning bieden in zowel zakelijke als juridische contexten.
Continue Reading

Samenvatting: One Fox digitaliseert overheidsprocessen en samenwerkplatforms voor duurzaam informatiebeheer. Atabix biedt zaakgerichte oplossingen voor (semi-)overheidsinstanties. De samenwerking geeft One Fox de omvang om de overheid in nog grotere trajecten te ondersteunen en voegt voor Atabix nieuwe kennis en expertise toe op het gebied van informatiemanagement. Deze overname versterkt daarmee de positie van Atabix als toonaangevende leverancier van digitale oplossingen voor (semi-)overheidsinstanties.

Atabix

Atabix, gevestigd in Amsterdam en Arnhem, richt zich op het digitaliseren van kritische processen bij (semi-)overheidsinstanties. Dit doet zij met software uit de Atabix Suite, zoals een zaaksysteem, Formulieren- en Mijn Portaal oplossing. Klanten gebruiken de Atabix Suite om administratieve processen en klantcontacten te digitaliseren en professioneel te beheren. De software wordt geïmplementeerd door de gespecialiseerde development sprintteams van Atabix. Atabix heeft 160 medewerkers en voert een actieve buy & build-strategie. Na eerdere overnames van onder andere Kodision, Oberon en Mozard, voegt nu ook One Fox zich bij de Atabix Groep.

One Fox

One Fox, gevestigd in Utrecht, is een IT-dienstverlener gespecialiseerd in processturing, informatiebeheer en samenwerking. One Fox is een van de voornaamste OpenText partners van Nederland en biedt oplossingen op basis van software van Microsoft. Sinds de oprichting heeft One Fox een sterke reputatie opgebouwd bij klanten en partners vanwege hun technische expertise en klantgerichte aanpak. De oplossingen van One Fox richten zich op het ontwikkelen van gebruiksvriendelijke business apps, het optimaliseren van processen en het realiseren van complexe integraties. Daarnaast biedt One Fox een product aan voor het anonimiseren en archiveren van e-mails, chatberichten, sociale media en website-content. Het team van One Fox bestaat uit ervaren specialisten die zich continu blijven ontwikkelen, waardoor de onderneming complexe uitdagingen effectief kan aanpakken. Met de overname van One Fox wil Atabix haar aanbod voor (semi-)overheidsinstanties verder uitbreiden, vooral op het gebied van documentmanagement, informatiebeheer en procesoptimalisatie. Bestaande klanten van One Fox profiteren door deze overname van toegang tot de andere innovatieve producten en diensten van Atabix, zoals het Zaaksysteem, Formulieren en Mijn Portaal.

Strategische synergie

Robert Groeneveld, algemeen directeur van One Fox en Niels de Winter, operationeel directeur van One Fox, blijven nauw betrokken bij de verdere uitbouw van het gezamenlijke portfolio. Samen met het management van Atabix zetten zij zich in voor de realisatie van de groeistrategie.   Deelnemers aan de overname

Deze transactie is mede tot stand gekomen door:

 
  • NexyZ (M&A adviseur One Fox);
  • Pellicaan (juridisch adviseur One Fox);
  • BJTK (juridisch adviseur Atabix Group);
  • TIC Advisory (financiële DD-adviseur Atabix Group);
  • VanLoman (fiscaal adviseur Atabix Group);
  • Harper Insurance (pensioenen & verzekeringen DD-adviseur Atabix Group);
  • Schut (notaris);
  • DELTA Equity Partners (aandeelhouder Atabix Group);
  • ING (financiering).
Continue Reading
E-mailarchivering is het proces waarbij e-mails systematisch worden opgeslagen en bewaard, zodat deze later eenvoudig terug te vinden zijn. Het doel van e-mailarchivering is niet alleen het organiseren van digitale communicatie, maar ook het voldoen aan wettelijke eisen en het waarborgen van belangrijke informatie voor de toekomst. Dit is vooral van belang voor organisaties die afhankelijk zijn van e-mail voor hun dagelijkse communicatie en documentatie.

Waarom is e-mail archivering essentieel?

E-mailarchivering is een onmisbaar onderdeel van een professionele informatiehuishouding. De belangrijkste redenen om e-mailarchivering toe te passen zijn:
  • Juridische naleving: Organisaties hebben vaak te maken met wetgeving zoals de Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). E-mailarchivering zorgt ervoor dat relevante gegevens beschikbaar blijven voor juridische verplichtingen, zoals Woo-verzoeken of parlementaire enquêtes.
  • Efficiëntie: Het terugvinden van specifieke e-mails, bijv. voor een Woo-verzoek, kan een tijdrovende klus zijn. Met een goede, centrale archivering wordt dit proces aanzienlijk versneld, wat tijd en kosten bespaart.
  • Beveiliging en informatie behoud: Door e-mails zorgvuldig te archiveren, worden deze beschermd tegen verlies of ongeautoriseerde toegang. Zo blijft belangrijke informatie veilig en toegankelijk, ook na verloop van tijd.
Hoe werkt e-mail archivering? E-mailarchivering kan op verschillende manieren worden uitgevoerd, maar de meest gangbare methode binnen professionele organisaties is een geautomatiseerd proces. Dit proces omvat de volgende stappen:
  1. Automatisch veiligstellen: E-mails worden na een bepaalde periode automatisch opgeslagen in een archief. Hierbij worden zowel inkomende als uitgaande berichten vastgelegd.
  2. Opslag en beheer: De veiliggestelde e-mails worden opgeslagen in een beveiligde omgeving, bijvoorbeeld op een server of in de cloud. Medewerkers hebben gedurende een korte periode de mogelijkheid om irrelevante e-mails (zoals privéberichten) uit te sluiten van archivering.
  3. Bewaartermijn: De standaard bewaartermijn is doorgaans 10 jaar, tenzij specifieke e-mails permanent moeten worden bewaard, zoals e-mails van sleutelfunctionarissen.
Het gebruik van gespecialiseerde software en archiveringssystemen helpt om dit proces soepel en volgens de regelgeving te laten verlopen. Het verschil tussen e-mail archivering en back-up of in-place E-mail archivering wordt soms verward met back-ups, maar deze processen hebben verschillende doelen.
  • Back-up: Een back-up is bedoeld als tijdelijke kopie van gegevens, bedoeld om informatie te herstellen in geval van een incident, zoals een systeemfout of een cyberaanval.
  • In-place archivering: Het archiveren bij de mailbox zelf is bedoeld als een persoonlijke archief voor e-mails, waarbij geen onderscheid wordt gemaakt tussen zakelijke én privé e-mails.
  • Centrale e-mailarchivering: E-mailarchivering daarentegen is gericht op het langdurig bewaren en toegankelijk maken van e-mails voor juridische, historische of organisationele doeleinden. Waarbij privacy van de gebruikers geborgd blijft, ook in het geval van het doorzoeken van dergelijke e-mails.
Terwijl een back-up als een noodvoorziening en in-place archivering een persoonlijke voorziening fungeert, biedt e-mailarchivering een systematische oplossing voor informatiebeheer op de lange termijn.

Wie heeft baat bij e-mail archivering?

E-mail archivering is een waardevolle oplossing voor verschillende groepen en sectoren. Hier zijn enkele van de belangrijkste partijen die baat hebben bij het implementeren van een effectief archiveringssysteem: Bedrijven en organisaties Voor bedrijven is e-mail archivering essentieel om bedrijfsprocessen soepel te laten verlopen en risico’s te minimaliseren. Een goed archiveringssysteem helpt bedrijven om:
  • Te voldoen aan wet- en regelgeving: Veel sectoren, zoals de financiële en juridische sector, hebben strikte eisen met betrekking tot het bewaren van communicatie.
  • Efficiënt informatiebeheer: Met een archief kunnen medewerkers snel toegang krijgen tot oude e-mails, wat tijd bespaart en productiviteit verhoogt.
  • Geschillen en audits aan te pakken: In juridische of fiscale geschillen is e-mail vaak een belangrijke bron van bewijs. Archivering maakt het mogelijk om snel de benodigde informatie te leveren.
Overheden en publieke instellingen Voor overheidsinstanties is e-mailarchivering niet alleen handig, maar ook een verplichting. Wetgeving zoals de Archiefwet en de WOB vereist dat overheden transparant zijn en hun informatie toegankelijk houden. Een archiveringssysteem stelt overheden in staat om:
  • Te voldoen aan informatieverzoeken: Of het nu gaat om WOB-verzoeken, parlementaire vragen of AVG-verzoeken, e-mailarchieven zorgen ervoor dat informatie tijdig beschikbaar is.
  • Overheidshandelen te reconstrueren: Archivering speelt een cruciale rol in het documenteren van beleid en besluitvorming, wat belangrijk is voor publieke verantwoording en historisch onderzoek.
  • Historisch erfgoed te bewaren: Belangrijke e-mails van sleutelfunctionarissen worden vaak permanent bewaard voor toekomstig gebruik door burgers en onderzoekers.

Wat heeft One Fox te bieden?

Bij One Fox Keep bieden we een oplossing die e-mailarchivering eenvoudig, veilig en compliant maken. Onze technologie en expertise zorgen ervoor dat uw organisatie voldoet aan wettelijke verplichtingen, zoals de Archiefwet en de AVG, terwijl belangrijke informatie gemakkelijk toegankelijk blijft. Dit is weer cruciaal voor de efficiënte en correcte afhandelingen van bijv. Woo-verzoeken. Met gebruiksvriendelijke systemen, maatwerkoplossingen en deskundige ondersteuning helpen wij u bij het opzetten van een betrouwbaar en toekomstbestendig e-mailarchiveringssysteem. Zo bouwt u niet alleen aan een efficiënte informatiehuishouding, maar ook aan transparantie en zekerheid voor de toekomst. Wilt u meer weten over wat One Fox voor uw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op. Wij staan voor u klaar!
Continue Reading
Het kerndoel van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is het reguleren van de openbaarheid van het bestuur en de informatievoorziening hiervan. De toename van Wob verzoeken vraagt van overheidsorganisaties om het proces rondom Wob verzoeken verder te digitaliseren en automatiseren. Om de groeiende hoeveelheid burgerverzoeken tijdig en correct te kunnen afhandelen. Ook in lijn met Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). One Fox en OpenText bieden een oplossing aan voor het snel, adequaat en veilig afhandelen van Wob verzoeken. Deze oplossing is in samenwerking met het Ministerie OC&W, Ministerie EZK & LNV ontwikkeld. De basis van deze oplossing bestaat uit het procesplatform OpenText AppWorks, aangevuld met AVG-tool OpenText Brava! en naadloze integratie met OpenText ECM systemen (Content Server, Documentum, eDOCS).

Van intake tot zaakdossier

Burgers kunnen op vele manieren een Wob verzoek indienen. Bijvoorbeeld via een webformulier, emailbericht, post of zelfs telefonisch. De informatie vanuit al deze burgerverzoeken wordt door OpenText AppWorks omgezet en gebruikt om automatisch een zaak te starten, taken uit te zetten in de organisatie én een bijbehorend dossier aanmaken in het ECM-systeem. AppWorks faciliteert de verdere afhandelingen van het Wob verzoek conform het uitgewerkte proces, waarbij de toegankelijkheid per dossiers eenvoudig geregeld kan worden. Zowel vanuit het proces als in het ECM systeem.

Elk bestandstype toevoegen aan het dossier

Naadloze integratie met het centrale ECM systeem zorgt ervoor dat het terugvinden, selecteren en toevoegen van documenten (of hele dossiers) aan het Wob dossier zeer eenvoudig wordt. Helemaal als alle gegevens al centraal opgeslagen liggen in het ECM systeem. Maar gebruikers kunnen ook eenvoudig bestanden vanuit andere bronnen, bijv. netwerkschijven, OneDrive, Dropbox, toevoegen aan het dossier, mits ze hiervoor geautoriseerd zijn. Uiteraard kunt u de gebruikelijke bestandstypen toevoegen aan het dossier, maar ook een veelvoud van andere (lees: exoterische) bestandsformaten aan. Welke u toch eenvoudig kunt bekijken met OpenText Brava!, zonder dat u beschikt over bijbehorende bronapplicaties (bijv. CAD-tekeningen) en zelfs zonder de bestanden te openen dankzij de krachtige preview functie. Maar Brava! gaat verder, omdat geautoriseerde gebruikers bestanden ook direct kunnen bewerken direct vanuit de procesapplicatie (OpenText AppWorks). Deze gebruikers kunnen annotaties maken, opmerkingen plaatsen en delen met collega’s of zelfs. Maar ook persoonsgegevens, bijv. in het kader van de AVG, kunnen eenvoudig verwijderd worden uit het bestand.

Signalering dubbele bestanden

Met OpenText behoort het opvoeren van dubbele documenten tot het verleden. De OpenText software herkent nl. dubbele en bijna dubbele documenten, attendeert hierop en biedt versiebeheer aan. U kunt documenten of documentversies op overzichtelijke wijze met elkaar te vergelijken en vervolgens een keuze te maken om wel of niet te verwijderen. Dit doet u door documenten naast elkaar of zelfs over elkaar te leggen in OpenText Brava! Waarbij automatisch wordt aangegeven welke tekst is toegevoegd of verwijderd. Brava! kan zelfs een rapport genereren met een overzicht van wijzigingen binnen het document.

Dossierafhandeling en monitoring

Nu het dossier gereed is kan de afhandeling van het Wob verzoek starten. Binnen het proces kunnen taken eenvoudig verdeeld en uitgezet worden voor een snellere afhandeling van Wob verzoeken. OpenText AppWorks maakt het mogelijk om documenten, en de afhandeling daarvan, binnen een dossier op overzichtelijke wijze te verdelen. Dergelijke taken kunnen uitgezet worden naar personen, gebruikers met een bepaalde rol of naar groepen (bijv. afdelingen). Het kunnen monitoren van taken en voortgang is een standaard functionaliteit van AppWorks. Zodat u op toegewezen taken eenvoudig voortgang kunt monitoren of zelfs een deadline kunt instellen. De software geeft automatisch de stand van zaken weer van de afhandeling van de documenten, zowel per persoon als per dossier. Maar ook per document kan status worden bijgehouden d.m.v. metagegevens. Over elke genomen processtap wordt keurig een audittrail bijgehouden.

Automatisch markeren & anonimiseren

Het markeren en anonimiseren van gegevens kan door OpenText Brava! zowel handmatig uitgevoerd worden als geautomatiseerd worden. Hierbij kunnen gegevens of passages op verschillende manieren gemarkeerd worden. Bijvoorbeeld het arceren met verschillende kleuren, vrije vormen tekenen en voorlopig of definitief te lakken (zwartlakken of andere kleuren). Een groot voordeel is dat Brava! het originele bestand intact kan laten en toch de data kan verbergen. In dat geval kunnen markering en gelakte passages later alsnog worden getoond als dit nodig is of de lezer voldoende rechten heeft om dit te mogen inzien. Passages kunnen tevens worden voorzien van codes of toelichting en worden bewaard met het document. Nu heeft elke regel heeft zo zijn uitzondering. Daarom kunt u in een ‘exception list’ uitzonderingen aangegeven, welke niet gemarkeerd of zwartgelakt worden. Waarmee u zelf bepaalt of u persoonsgegevens van publieke figuren, algemene telefoonnummers, e.d. wel of niet zichtbaar wilt maken. Uiteraard kunnen ook handmatig woorden, zinnen en paragrafen geanonimiseerd worden. U kunt zelfs een gebied selecteren om te markeren/anonimiseren, waarbij ook de mogelijkheid bestaat om een uitzonderingsgebied aan te geven. Hiermee kan binnen een geanonimiseerde selectie toch bepaalde data worden getoond. Wilt u liever permanent lakken, bijvoorbeeld in het kader van de AVG? OpenText Brava! kan persoonsgegevens volledig anonimiseren (lees: definitief lakken) en daarmee verwijderen uit het bestand. De gelakte passages zijn bij een export, zowel digitaal als hard copy, onleesbaar en niet meer terug te halen.

Wob & Documentcreatie

Zodra het Wob verzoek is behandeld, kunnen de geselecteerde documenten geëxporteerd worden naar diverse bestandsformaten. Dit kan direct vanuit het proces of vanuit het ECM systeem en met één druk op de knop. Documenten kunnen omgezet worden naar o.a. de standaard PDF formaten (o.a. PDF/E, PDF/A-1b & A-2b), TIFF en het veel veiligere formaat CSF. Voor de verdere afhandeling van het Wob verzoek kan vanuit het proces met één druk op de knop het Wob verzoek per e-mail verzonden worden. Dankzij de integratie met diverse Documentcreatie oplossingen, zoals OpenText Extream of SmartDocuments, gebeurd dit op basis van geselecteerde templates die automatisch aangevuld worden met gegevens vanuit de zaak en evt. nog handmatig bijgewerkt kunnen worden. AppWorks handelt de verdere verzending voor u af zonder dat u nog een separate mailapplicatie (zoals Microsoft Outlook) hoeft te openen. Uiteraard wordt de verzonden e-mail toegevoegd aan het zaakdossier en opgeslagen in het ECM systeem voor verdere raadpleging en archivering.

Rapportages over Wob verzoeken

Over de afhandeling van alle Wob verzoeken kan de OpenText software eenvoudig overzichtslijsten of rapporten opstellen aan de hand van gemaakte selecties. Dit kan zowel binnen het procesgedeelte als binnen de dossiers. Het is tevens mogelijk om op basis van filters een selectie te maken van documenten, dossiers of taken. Voor geavanceerde rapportages, analyses, visualisaties is een additionele module beschikbaar: OpenText Information Hub (iHub).

Meer weten over Automatisch Anonimiseren?

Heeft u last van een oplopende werklast door handmatige (bulk) werkzaamheden of wilt u simpelweg sneller en slimmer kunnen Anonimiseren? Naar aanleiding van soortgelijke klantverzoeken heeft One Fox een oplossing ontwikkeld, voor de Nederlandse markt, om het anonimiseren van documenten en document sets te kunnen automatiseren en voorzien van slimme ondersteuning (ondersteund door Artificial Intelligence).

Meer over Anonimiseren

Continue Reading

Procesautomatisering staat centraal bij Digitale Transformatie

De nieuwste ‘Forrester Wave’ schetst een beeld van de 10 belangrijkste softwareleveranciers voor diepgaande digitale procesautomatisering (DPA). Voorheen bekend als Business Process Management (BPM). In deze Wave benadrukken de analisten van Forrester dat: “terwijl… klanten worstelen met de ontwikkeling van meer procesgestuurde toepassingen, leveranciers juist de complexiteit van hun procestoepassingen moeten aanpakken. Om een minder technisch onderlegd publiek te dienen.” Juist de combinatie van ‘diepgaande procesautomatisering’ en ‘low-code’ is wat de leiders in deze Wave onderscheidt van de rest van de markt. Digital Process Automation (DPA) is hét centrale element geworden van een succesvolle strategie voor Digitale Transformatie. Forrester benadrukt dat klanten die een digitale procesautomatisering oplossing zoeken, op zoek moeten naar leveranciers die het volgende bieden:
  • Uitgebreide proces- én case management mogelijkheden
  • Ondersteuning voor opkomende technologieën
  • Een moderne applicatiearchitectuur

Forrester over OpenText

OpenText wordt genoemd als leider in de “Forrester Wave: Sofware for Digital Process Automation for Deep Digital Deployments Q2 2019” vanwege de inzet op low code development, cloud en uitblinkende case management mogelijkheden. Maar ook de naadloze integratie met het ECM-platform én toonaangevende zakelijke applicaties (Office 365, SAP, Salesforce, etc.) wordt geprezen. Een gebied waarin Forrester met hun “Wave: ECM Content Platform Q3 2019” OpenText neerzet als de absolute marktleider. Een combinatie van beide positioneringen is voor veel organisaties dé reden om OpenText te zien als primaire leverancier voor .
Forrester Wave Deep Digital Process Automation

Leiders in Deep Digital Process Automation (Forrester Wave Q2 2019)

Forrester Wave ECM Content Platform

Leiders in ECM Content Platform (Forrester Wave Q3 2019)

OpenText AppWorks

In de Wave voor Digitale Procesautomatisering software merken de analisten van Forrester op dat OpenText zich richt op het low-code development platform en opkomende technologieën, zoals kunstmatige intelligentie. Maar ook de cloud-strategie met een OpenText Cloud en diverse andere cloud mogelijkheden wordt genoemd in het kader van moderne applicatiearchitectuur. Verder, en misschien wel het belangrijkste voor digitale procesautomatisering, blinkt OpenText AppWorks uit in de uitgebreide proces- en case management mogelijkheden. Wat organisaties in staat stelt om elk type bedrijfsproces te automatiseren vanuit één centraal platform. Een platform dat nog krachtiger kan worden dankzij de naadloze integratie met het OpenText Content Suite en het Extended ECM-aanbod. Dit creëert volgens Forrester een informatiebrug naar toonaangevende zakelijke applicaties, zoals SAP, Office 365, Salesforce, etc. De oplossing van OpenText (red. AppWorks) schittert binnen het bredere portfolio van OpenText.
“We are thrilled to be ranked by Forrester as a leader for deep digital process automation”
Muhi Majzoub, EVP Engineering, OpenText: “In our view, this validates our commitment to using AI and automation to improve productivity and reduce errors. With solutions such as AppWorks, we are helping our customers to transform their digital business processes.”

Platform voor procesautomatisering

AppWorks is een volledig geïntegreerd platform voor procesautomatisering, case management en low-code development, waarmee gebruikers digitale bedrijfsprocessen kunnen ontwerpen, bouwen, beheren en optimaliseren. In tegenstelling tot vele andere oplossingen biedt AppWorks uitgebreide informatie management mogelijkheden, om contextrijke digitale processen te ondersteunen én informatie voor strategische doeleinden in te zetten. Met intelligente automatisering, AI en vereenvoudigde toegang tot waardevolle bedrijfsinformatie, stelt AppWorks organisaties in staat om slimmere, boeiendere en relevante digitale ervaringen te creëren voor klanten, partners en werknemers – sneller en tegen lagere kosten.

Benieuwd naar het rapport van Forrester?

Download hier de Forrester Wave: Sofware for Digital Process Automation for Deep Digital Deployments Q2 2019 Download hier de Forrester Wave: ECM Content Platforms Q3 2019
Continue Reading
Omgevingsdossiers op orde? In 2021 is het zover, dan treedt de Omgevingswet in werking. Op veel vlakken (informatievoorziening, Digitaal Stelsel Omgevingswet en  Omgevingsloket) wordt nog hard gewerkt aan de implementatie hiervan. Het doel: informatie vanuit diverse organisaties en informatiebronnen centraal beschikbaar stellen, met de kaart in een hoofdrol. Dit betekent grote (en wellicht wat onzekere) uitdagingen voor veel overheidsorganisaties. Want: hoe bereid je de informatievoorziening en dossiervorming hierop voor?
Wist u dat 70% van digitale bestanden al locatiegegevens bevat?
Informatie op de Kaart (IODK) helpt u om digitale informatie te verbinden met de kaart (o.b.v. relevante locatiegegevens). Denk hierbij aan documenten, (zaak)dossiers, foto’s, tekeningen en systeeminformatie (metadata) die samengebracht kunnen worden in Omgevingsdossiers. Nu liggen dit soort gegevens vaak vast in bedrijfssystemen die geen oog hebben voor locatiegegevens. Met Informatie op de Kaart kunt u deze systemen verbinden met de kaart. Met als doel om deze centrale gegevens (lees: relevante bestanden) locatiegericht te ontsluiten. Ten behoeve van:
  • Digitaal Werken
  • Volledige Omgevingsdossiers
  • Sneller toegang tot informatie
  • Afstemming tussen kantoor en het veld
  • Meer grip op uw werkprocessen
  • Voorbereiding op de Omgevingswet…
…in 5 stappen:

1. Verbind bedrijfsapplicaties met de kaart

Informatie op de Kaart (IODK) verbindt bedrijfsapplicatie met het GIS-platform. Dit gebeurt leverancieronafhankelijk. Op basis van gestandaardiseerde koppelvlakken voor uw DMS, samenwerkplatform, vergunningsapplicaties (VTH), proces- en zaaksystemen. Maar ook voor uw geografisch informatie systeem gebruiken we een standaard koppelvlak.

2. Voorzie dossiers van locatiegegevens

70% van digitaal opgeslagen informatie bevat reeds locatiegegevens. Met IODK benutten we deze gegevens. Documenten en dossiers worden volledig automatisch (95% accuraat) verbonden met de kaart op basis van aanwezige locatiegegevens. Denk hierbij aan systeeminformatie (metagegevens), bestandsinformatie (bij foto’s) en de inhoud van documenten (bijv. via kunstmatige intelligentie). U kunt ook handmatig relevante coördinaten, BAG/BGT- of eigen GIS-objecten selecteren en aanpassen.

3. Data op orde

Informatie op de Kaart kan u tevens helpen bij het verhogen van datakwaliteit. Bijvoorbeeld om (ongestructureerde) bestanden te kunnen terugvinden, relateren en verrijken. Locatie- en objectinformatie wordt gebruikt voor het indexeren van relevante bestanden en voor het automatisch vullen van aanvullende metagegevens. Dit verhoogt de terugvindbaarheid (duurzaam toegankelijk) en verlaagt de gebruikerslast (bepalen en vullen van metagegevens).

4. Meldingen via de kaart

Laat burgers en bedrijven zelf meldingen doen via de kaart, bijv. over de openbare ruimte (MOR) of een specifieke aanvraag. IODK zorgt dat deze melding binnenkomt in uw zaaksysteem, waarna automatisch een proces start voor afhandeling. De melding (en evt. vervolgcommunicatie) wordt hiermee onderdeel van het Omgevingsdossier. Publicatie (of interactie) met de melder kan via uw geo-portaal of landelijke voorzieningen lopen; volledig geanonimiseerd indien nodig.

5. Ontsluit uw Omgevingsdossiers

Steeds meer organisaties willen aan de slag met objectgericht werken. Zo wordt de kaart ingezet om informatie te delen met burgers, bedrijven en ketenpartijen. Maar ook bij samenwerkingsverbanden wordt de kaart steeds vaker ingezet. IODK slaat de brug tussen uw bestaande applicaties en de kaart én stelt u in staat om Omgevingsdossiers te ontsluiten. Op kantoor én in het veld. Met ketenpartners, voor een betere samenwerking, of met burgers en bedrijven voor een transparante informatievoorziening. Wilt u niet wachten tot 2029 voordat u objectgericht kunt werken. Met Informatie op de Kaart kunt u direct van start! Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Continue Reading
One Fox heeft de prijs voor Europese Collaboration partner van 2018/2019 gewonnen vanwege de nauwe en succesvolle samenwerking met OpenText. Uit alle Europese partners zijn drie kandidaten genomineerd, waaruit OpenText uiteindelijk One Fox als winnaar heeft aangewezen. Pieter Offers, partnermanager bij OpenText: “De manier waarop One Fox zich ontwikkeld heeft als partner en samenwerkt met lokale OpenText teams is het perfecte voorbeeld van hoe samenwerking kan leiden tot prachtige klantsuccessen”. One Fox wint de OpenText Collaboration partner award Op dinsdag 12 maart heeft OpenText de prijs voor beste Europese Collaboration partner 2018/2019 overhandigd aan One Fox. Dit gebeurde tijdens de allereerste Europese partner conference van OpenText, die dit jaar in Wenen werd gehouden. Robert Groeneveld, CEO van One Fox: “We zijn trots om uit zoveel OpenText partners gekozen te worden als winnaar. Twee jaar geleden hebben we bewust het roer omgegooid. Dit is een mooie erkenning voor het harde werk van onze teams en de nauwe samenwerking met OpenText.” In 2017 werd One Fox getriggered door een presentatie van OpenText CEO Mark Barrenechea over het digitale OpenText platform, met AppWorks als basis. Tot die tijd focuste de IT-dienstverlener zich vooral op één OpenText oplossing: eDOCS. Na deze presentatie ging het roer om, werd de samenwerking met OpenText gezocht en gevonden. Sindsdien werkt One Fox nauw samen met het lokale OpenText team, om oplossingen aan te bieden en te realiseren op basis van OpenText AppWorks. Een groot succes van het afgelopen jaar is de succesvolle lancering van DigiGov. Een oplossing voor de Digitale Overheid die gebaseerd is op AppWorks en circa 20 andere OpenText producten. Bedoeld om overheden te helpen om procesgericht én digitaal te werken vanuit één compleet platform. OpenText en One Fox hebben DigiGov vorig jaar succesvol geïmplementeerd bij meerdere klanten. Met als resultaat: de succesvolle opleveringen van diverse complexe bedrijfsprocessen bij een ministerie en diverse rijksdiensten. De nauwe samenwerking tussen One Fox en OpenText tijdens dit project heeft ook de basis gelegd voor een gezamenlijke uitbreiding van DigiGov. Zo heeft One Fox in Wenen twee nieuwe modules gepresenteerd voor DigiGov: Meeting Center, een complete vergaderoplossing voor DigiGov, en Location Center, waarmee het digitale platform inspeelt op de toenemende rol van locatiegegevens binnen o.a. de digitale overheid.

Update: award uitreiking in Utrecht

Het is zover! We mogen de award in ontvangst nemen. Voor deze mooie gelegenheid kwam het directieteam van OpenText Benelux naar Utrecht. Aan de Oudegracht hielden Robert Hoeksema en Pieter Offers een korte toespraak, waarna de award werd overhandigd aan Robert Groeneveld. Uiteraard onder het toeziend oog van Ron Matser, Cyrill Tiwon, Roel Gillesen en het One Fox team  (plus wat langsvarende toeristen). Op deze uitreiking werd dan ook ruimhartig geproost door de aanwezigen en het feest van Wenen werd nog eens dunnetjes over gedaan. Het voelt nog steeds als een grote eer om deze prijs in ontvangst te mogen nemen. Daar werd dan ook ruimhartig op geproost door de aanwezigen die het feestje van Wenen nog eens dunnetjes over deden. Met dank aan OpenText voor de award én deze geslaagde avond. De award krijgt dan ook een mooi plekje en op naar weer een mooi jaar als OpenText partner. Wie weet staan we hier over een paar jaar weer…
Continue Reading
U bent ongetwijfeld al een keer tegen de term ‘GDPR’ aangelopen. Waar wat is het nou precies en wat betekent het voor uw organisatie? Het staat voor General Data Protection Regulation en wordt gezien als de belangrijkste wijziging in de bescherming van persoonsgegevens in 20 jaar. Nu al zorgt zorgt het wereldwijd voor veel commotie. Maar wat is nou het doel van GDPR? De GDPR beschermt en verleent rechten aan burgers van de Europese Unie wiens persoonsgegevens door organisaties worden afgevangen. 25 mei 2018 zal de GDPR in werking treden. Regelgevende instanties zijn dan bevoegd zijn om maatregelen te nemen tegen organisaties die GDPR-voorschriften overtreden. Dit geldt voor elke organisatie – EU en buitenland – die persoonsgegevens verwerkt van personen die in de EU verblijven. Dit begint al met een duidelijke bevestigende actie van een persoon om akkoord te gaan met de data overdracht.

Sancties

Het risico voor organisaties die niet aan de voorschriften voldoen is een boete. Dit kan oplopen tot 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde omzet, afhankelijk van wat groter is. De regels gelden voor zowel de beheerders als verwerkers van deze persoonsgegevens, waarmee bijvoorbeeld cloud-omgevingen niet uitgesloten zijn. Kortom, bijna alle organisaties moeten zich houden aan de nieuwe GDPR-eisen en gegevensrechten. Voor hen geldt, de eerste stap in het voorkomen van sancties is bekend zijn met de eisen en rechten. Daarom behandelen we de 6 onderdelen van de GDPR kort.

Belangrijkste eisen van GDPR

1. Melden van schending

Organisaties moeten eventuele datalekken melden bij de toezichthoudende autoriteit. Nog belangrijker, ook klanten/burgers moeten op de hoogte gebracht worden van datalekken die waarschijnlijk leiden tot risico voor hun. Dit moet binnen 72 uur, nadat men bewust is van de overtreding.

2. Recht op toegang

Personen hebben het recht om van organisaties te vernemen of hun persoonsgegevens zijn/worden verwerkt, waar en voor welke doel dan ook. Organisaties moeten dan kosteloos een digitaal kopie van hun persoonsgegevens verstrekken.

3. Vergeetrecht

Oftewel: dataverwijdering. Personen hebben het recht om te eisen dat een organisatie hun persoonlijke gegevens verwijdert. Een organisaties moet dit, zodra een persoon de toestemming intrekt of het niet meer bijdraagt aan het oorspronkelijke doel.

4. Data overdracht

Personen kunnen hun persoonsgegevens niet alleen opvragen bij organisaties, maar ook laten doorsturen.Op verzoek van de persoon moeten organisaties deze persoonsgegevens doorsturen naar een andere organisatie.

5. Vanaf het ontwerp

Gegevensbescherming moet vanaf het ontwerpen van systemen worden meegenomen – niet later worden toegevoegd. Organisaties moeten passende technische en organisatorische maatregelen uitvoeren. Alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor afronding van taken (data minimalisering) mogen bewaard en verwerkt worden. Waarbij alleen de daadwerkelijke verwerker toegang mag hebben.

6. Data Protection Officers (DPO)

Gegevensverwerkende activiteiten moeten nu intern bijgehouden worden, in plaats van gemeld worden. Organisaties wiens kerntaken bestaan uit het op grote schaal verwerken van persoonsgegevens, het monitoren van personen of gegevens verwerken rond strafrechtelijke veroordelingen en misdrijven moeten een Data Protection Officer in dienst hebben.  
Continue Reading
Gemeenten hebben de ambitie om zaak- en procesgericht te werken, omdat het bijdraagt aan een efficiëntere bedrijfsvoering en betere dienstverlening. Bestaande ICT-omgevingen dienen hierbij vaak aangepast te worden, om het zaak- en procesgericht werken maximaal te ondersteunen. Relevante informatie voor een zaak is vaak vastgelegd in verschillende systemen, zoals een vergunningensysteem, WOZ systeem of document management systeem. Om goed zaakgericht te kunnen werken, moet deze informatie centraal beschikbaar zijn. KING werkt hiervoor aan het standaardiseren en verbeteren van een koppeling tussen zaaksystemen en document management systemen: de Zaak Document services. Als een van de 11 actief meedenkende partijen werkt One Fox mee aan de landelijke uitrol en verbetering van zaak- en procesgericht werken. Maar, wat levert een dergelijke koppeling eigenlijk op?

5 x winst voor uw organisatie

  1. Altijd een actueel en compleet beeld van de zaak inclusief de bijbehorende documenten. Op een centrale plek binnen de organisatie ontstaat een compleet inzicht in de situatie en status van cliënten, waardoor cliënten beter geholpen kunnen worden;
  2. Minder fouten door automatisch digitaal doorgeven van gegevens. Alle handmatige handelingen voor het overnemen van de gegevens van de vak-applicatie naar het zaaksysteem verdwijnen, waardoor er minder fouten worden gemaakt en de uitvoeringskosten laag kunnen blijven;
  3. Efficiënt zaakgegevens ontsluiten intern en naar ketenpartners, burgers en bedrijven. De kwaliteit van informatieoverdracht kan beter gegarandeerd worden, waardoor samenwerking efficiënter en effectiever verloopt;
  4. Betere kwaliteit van gegevens. De volledigheid, juistheid en tijdigheid van de gegevens in beide gemeentelijke applicaties verbetert, waardoor de kwaliteit van (basis)registraties verder toeneemt.
  5. Investeringen in het maken van koppelingen zijn structureel. Bij verandering van leverancier/applicatie hoeft niet opnieuw een (maatwerk)koppeling gemaakt te worden. U heeft daardoor ook meer vrijheid in uw softwarekeuze.

KING standaard implementeren

One Fox heeft samen met enkele opdrachtgevers document management systemen geschikt gemaakt voor deze standaard. Daarbij hebben we OpenText eDOCS succesvol gekoppeld met diverse zaaksystemen (o.a. Centric, Exxellence) volgens deze standaard. Deze succesvol afgeronde projecten zorgen er mede voor dat process- en zaakgericht werken, succesvol ingezet wordt bij onze opdrachtgevers. Heeft u een compleet en actueel beeld van een zaak en kunt u de bijbehorende documenten centraal raadplegen? Zijn deze gegevens digitaal beschikbaar zijn voor burgers en bedrijven? Kortom, voldoet u aan deze standaard voor proces- en zaakgericht werken? Zo niet, wij komen graag eens lang om te praten.
Continue Reading