OpenText E-mail Management

Veiligstellen van e-mail en cruciale bedrijfsinformatie op een manier die bij uw informatiebeheer past

 

Meer Informatie

De enorme stroom aan e-mails zorgt voor uitdagingen op het vlak van informatiebeheer en herleidbaarheid van deze cruciale bedrijfsinformatie. Medewerkers hebben vaak de mogelijkheid om e-mails te registreren en archiveren, echter gaat dit vrijblijvend en zonder enige intelligentie van het programma of beperkte sturing vanuit de organisatie. Kortom, het gebeurt niet of op een manier die niet bijdraagt aan de duurzame toegankelijkheid.

Juist in deze tijd, waarin e-mail de belangrijkste vorm van externe (en interne) communicatie is en vol staat met belangrijke bedrijfsinformatie en rechtsgeldige afspraken, is dit vragen om problemen. Laat staan dat deze informatie en afspraken herleidbaar zijn in het geval van een (Wob/Woo) informatieverzoek. Dit terwijl er intelligente e-mailbeheer oplossingen zijn die dit automatisch managen op een manier die past bij uw organisatie.

  • Archiveren van zakelijke e-mails

    E-mail is de belangrijkste vorm van communicatie en bevat bovendien cruciale bedrijfsinformatie die u wilt veiligstellen. Email Management van OpenText biedt oplossingen voor het eenvoudig en uitgebreid veiligstellen van zakelijke e-mails, incl. bijlagen, tot hele e-mailboxen.

  • Rolgebaseerde e-mail archivering

    U bepaalt zelf hoeveel grip u wilt over het archiveren van e-mails en de bewaartermijnen. Dit kan afhankelijk zijn van specifieke rollen in de organisatie, zoals beschreven in de Capstone methodiek. Zo is uw e-mailbeheer afgestemd op uw gebruikers én geldende archiveringswetten & -regelgeving.

  • E-mail management oplossing op maat

    Het veiligstellen van e-mail kan op vele manieren: van zeer uitgebreid tot snel en eenvoudig. Of u nu alles wilt behouden of slechts een deel, alleen zakelijk relevante inhoud of een combinatie van deze scenario's. One Fox helpt u om de juiste keuzes te maken van uw e-mail management.

Veiligstellen zakelijke e-mails volgens de Capstone methodiek

De Capstone methodiek is door de Nederlandse overheid en het Nationaal Archief omarmt als werkwijze voor het opslaan en archiveren van e-mail. Deze werkwijze houdt in dat e-mails, verzonden of ontvangen e-mails door medewerkers van de (rijks)overheid, 10 weken na verzending of ontvangst automatisch worden gearchiveerd. Medewerkers kunnen in deze 10 weken privé e-mail, p-vertrouwelijke zaken of andere, niet archiefwaardige e-mail, verwijderen. Na deze periode wordt alle e-mail 10 jaar lang opgeslagen, waarna deze wordt verwijderd. Voor benoemde sleutelfunctionarissen wordt e-mail permanent bewaard. Na 20 jaar worden deze e-mails van sleutelfunctionarissen overgebracht naar het Nationaal Archief. Deze worden in principe openbaar beschikbaar gesteld en daarmee Duurzaam Toegankelijk gehouden.

De voordelen van deze werkwijze:

  • E-mail wordt gestructureerd en volgens heldere bewaartermijnen opgeslagen
  • Werkdruk op medewerkers wordt verminderd
  • Snel & eenvoudig e-mails terugvinden voor bijv. Woo/Wob-verzoeken

Download het Whitepaper

“De Capstone werkwijze staat toe dat e-mail met een beperkte bewaartermijn systematisch wordt vernietigd, waarmee de hoeveelheid opgeslagen e-mail sterk wordt teruggedrongen“

E-mail Monitoring

OpenText Email Monitoring biedt een oplossing voor het archiveren en ophalen van alle e-mailinhoud die verzonden of ontvangen is door specifieke accounts binnen uw organisatie, zodat het volledige scala aan e-mail communicatie van specifieke gebruikers en groepen volledig gearchiveerd en controleerbaar is. Dit proces van het vastleggen van alle e-mailcommunicatie verzekert organisaties dat alle communicatie is geborgd, herleidbaar is en wet- en regelgeving wordt nageleefd.

E-mail Archivering

Met OpenText Email Archiving kunnen organisaties zakelijke e-mails archiveren, incl. bijlagen, en opslagkosten verlagen. Door middel van interactieve of op regels gebaseerde archivering kunnen organisaties de e-mailinhoud en bijlagen volledig archiveren. Daarnaast kan deze inhoud overgezet worden naar kosteneffectievere opslagmedia of een DMS, terwijl de gearchiveerde e-mails zichtbaar blijven in Outlook.

 

E-mail Management

OpenText Email Management helpt organisaties bij het identificeren van alleen de zakelijke e-mails (incl. bijlagen) die nuttig of belangrijk zijn om te archiveren. Kortom, u archiveert alleen wat echt noodzakelijk is en bewaard dit niet langer dan noodzakelijk is (bijv. afhankelijk van wet- en regelgeving). Met een strike naleving en geringe opslagkosten als gevolg. OpenText Email Management is een zeer krachtige en flexibele oplossing die de inhoud in e-mailboxen van gebruikers (en groepen of afdelingen) onderzoekt en verwijdering afdwingt op basis van relevante en een gespecificeerd tijdsbestek.

 

Ja, ik wil meer informatie