Navigation

OpenText E-mail Management

Veiligstellen van e-mail en cruciale bedrijfsinformatie op een manier die bij uw informatiebeheer past

 

Meer Informatie

De enorme stroom aan e-mails zorgt voor uitdagingen op het vlak van informatiebeheer en herleidbaarheid van deze cruciale bedrijfsinformatie. Medewerkers hebben vaak de mogelijkheid om e-mails te registreren en archiveren, echter gaat dit vrijblijvend en zonder enige intelligentie van het programma of beperkte sturing vanuit de organisatie. Kortom, het gebeurt niet of op een manier die niet bijdraagt aan de duurzame toegankelijkheid.

Juist in deze tijd, waarin e-mail de belangrijkste vorm van externe (en interne) communicatie is en vol staat met belangrijke bedrijfsinformatie en rechtsgeldige afspraken, is dit vragen om problemen. Laat staan dat deze informatie en afspraken herleidbaar zijn in het geval van een (Wob/Woo) informatieverzoek. Dit terwijl er intelligente e-mailbeheer oplossingen zijn die dit automatisch managen op een manier die past bij uw organisatie.

  • Automatisch veiligstellen van zakelijke e-mails

    E-mail is de belangrijkste vorm van communicatie en bevat bovendien cruciale bedrijfsinformatie die u wilt veiligstellen. OpenText Email Management is een flexibele oplossingen voor het automatisch veiligstellen van zakelijke e-mails, incl. bijlagen.

  • Rolgebaseerde e-mail archivering

    U bepaalt zelf hoeveel grip u wilt over het archiveren van e-mails en de bewaartermijnen. Dit kan afhankelijk zijn van specifieke rollen in de organisatie, zoals beschreven in de Capstone methodiek. Zo is uw e-mailbeheer afgestemd op uw gebruikers én geldende archiveringswetten & -regelgeving.

  • E-mail management oplossing op maat

    Het veiligstellen van e-mail kan op vele manieren: van zeer uitgebreid tot snel en eenvoudig. Of u nu alles wilt behouden of slechts een deel, alleen zakelijk relevante inhoud of een combinatie van deze scenario's. One Fox helpt u om de juiste keuzes te maken van uw e-mail management.​

Automatisch bewaren van zakelijke e-mails

OpenText Email Management zorgt dat e-mails automatisch worden veiliggesteld zonder dat hiervoor een actie van de gebruiker nodig is. Dit geldt voor alle mailboxen, gebruikers en groepen, die de organisatie wenst te bewaren en het is mogelijk om deze e-mails veilig te stellen volgens de richtlijnen van de Capstone methodiek. Zoals, gebruikers de mogelijkheid geven om e-mails te kunnen uitzonderen van veiligstelling binnen een bepaalde termijn, bijv. 10 weken. Waarmee het zwaartepunt voor de gebruiker niet meer ligt op het hoeven bewaren van elke e-mail van waarde, maar op het uitzonderen van bijv. privé e-mails. Gebruikers houden overzicht, omdat ze direct in hun mailbox kunnen zien welke e-mails wel of (nog) niet zijn veiliggesteld. Daar komt bij dat gebruikers de mogelijkheid hebben om een verzoek tot herstel in te dienen, waardoor een reeds veiliggestelde e-mail alsnog verwijderd kan worden uit het e-mailarchief.

Voor de organisatie is het grootste winstpunt dat het niet volledig afhankelijk is van individuele gebruikershandelingen om toch e-mail veilig te stellen, omdat dit volledig automatisch gebeurd door OpenText Email Management. Waardoor het eenvoudiger wordt om organisatiebreed het e-mailarchief op orde te brengen en, in het kader van de Wet Open Overheid, om zakelijke e-mails terug te vinden.

Rolgebaseerd Archiveren

In OpenText Email Management oplossing kunnen business rules ingesteld worden om het proces van e-mail bewaring (incl. termijnen) in te regelen voor diverse gebruikersgroepen. Beheerders kunnen dan per gebruikersgroep (bijv. sleutelfunctionaris vs. niet-sleutelfunctionaris) configureren welke bewaartermijnen (maar termijnen voor uitzonderingen, overbrenging en vernietiging) van toepassing zijn. Waarmee een organisatie diverse archiveringstrajecten kan opzetten per gebruikersgroepen.

Alle e-mails worden hierin Duurzaam Toegankelijk veiliggesteld. Beheerders kunnen eenvoudig toegang verlenen aan bepaalde gebruikers, zoals onderzoekers of de Woo-unit, bijv. in het geval van een (parlementaire) enquête of Woo-verzoeken.

Veiligstellen zakelijke e-mails volgens de Capstone methodiek

De Capstone methodiek is door de Nederlandse overheid en het Nationaal Archief omarmt als werkwijze voor het opslaan en archiveren van e-mail. Deze werkwijze houdt in dat e-mails, verzonden of ontvangen e-mails door medewerkers van de (rijks)overheid, 10 weken na verzending of ontvangst automatisch worden gearchiveerd. Medewerkers kunnen in deze 10 weken privé e-mail, p-vertrouwelijke zaken of andere, niet archiefwaardige e-mail, verwijderen. Na deze periode wordt alle e-mail 10 jaar lang opgeslagen, waarna deze wordt verwijderd. Voor benoemde sleutelfunctionarissen wordt e-mail permanent bewaard. Na 20 jaar worden deze e-mails van sleutelfunctionarissen overgebracht naar het Nationaal Archief. Deze worden in principe openbaar beschikbaar gesteld en daarmee Duurzaam Toegankelijk gehouden.

De voordelen van deze werkwijze:

  • E-mail wordt gestructureerd en volgens heldere bewaartermijnen opgeslagen
  • Werkdruk op medewerkers wordt verminderd
  • Snel & eenvoudig e-mails terugvinden voor bijv. Woo/Wob-verzoeken

Download het Whitepaper

“De Capstone werkwijze staat toe dat e-mail met een beperkte bewaartermijn systematisch wordt vernietigd, waarmee de hoeveelheid opgeslagen e-mail sterk wordt teruggedrongen“

In 5 Stappen E-mails Veiligstellen

Veel overheden vinden het lastig om deze Capstone werkwijze 'eigen' te maken op basis van de Handreiking Bewaren van E-mail in de Rijksoverheid. In deze handreiking worden diverse onderwerpen, adviezen en termijnen vermeld die niet voor iedere overheidsorganisatie werken. Daarom heeft One Fox een stappenplan ontwikkeld om deze Handreiking (lees: Capstone methodiek) te implementeren, op basis van OpenText E-mail Management oplossing, op een manier die werkt en past bij uw organisatie.

Voor een eerste indruk van dit stappenplan stellen we een infographic beschikbaar die de aanpak beschrijft in slecht 5 stappen. Het Infographic wordt naar uw gemail, als u onderstaand e-mailadres invult.

Naam

Duurzaam Toegankelijk

Het grote voordeel van een breed opgebouwd e-mailarchief is natuurlijk dat bedrijfsinformatie duurzaam bewaard én toegankelijk is. Dit is van belang in het kader van een Open Overheid, bijv. rondom (parlementaire) enquêtes of Woo-verzoeken, waarvoor bedrijfsinformatie volgens geldende bewaartermijnen en overheidsrichtlijnen worden bewaard. Met OpenText E-mail Management is dit mogelijk.

Zo kunnen onderzoekers of bijv. de Woo-unit (tijdelijk/permanent) toegang krijgen tot de veiliggestelde e-mails (of een specifiek deel hiervan). E-mails zijn terugvindbaar op basis van alle metadata én full-text zoekacties, zoals dit ook het geval is in Exchange. Verder kunnen onderzoekers e-mails aanmerken als relevant voor een onderzoek/hotspot, waardoor e-mails tijdelijk of permanent uitgesloten zijn van vernietiging. Onderzoekers en de Woo-unit kunnen verder geselecteerde e-mails exporteren in een gangbaar formaat én opleveren in het geval van een Woo-verzoek.

Compliant E-mail Archief

De OpenText E-mail Management oplossing heeft eigen opslagmogelijkheid, waarmee u direct de beschikking heeft over een e-mailarchief. Hiervoor maakt het gebruik van OpenText Content Server, een DMS die al door veel organisaties gebruikt wordt en zich bewezen heeft op het vlak van performance en security. Kortom, OpenText E-mail Management kan dus ook los van uw reeds gebruikte DMS of centraal archief gebruikt worden. Uiteraard is het ook mogelijk om e-mails te archiveren in uw bestaand DMS of centraal archief. Hiervoor zijn koppelingen beschikbaar (Microsoft, OpenText en meer) of kunnen custom-koppelingen gerealiseerd worden. In alle gevallen worden gebruikers(groepen) aangemaakt volgens de, vaak reeds bestaande, werkwijze (Active Directory), waarmee we één digitale identiteit aanhouden.

Ja, ik wil meer informatie