Producten Archive

OpenText eDOCS

Een veilige en flexibele ECM-oplossing voor het centraal beheren van uw bedrijfsinformatie

In deze digitale wereld van vandaag worden organisaties geconfronteerd met groeiende hoeveelheden informatie die moeten worden beheerd en beveiligd. Maar diezelfde informatie moet ook gemakkelijk toegankelijk zijn voor dagelijkse werkzaamheden. Uw medewerkers hebben snelle, krachtige manieren nodig om content te kunnen terugvinden, delen & samenwerken en snel te reageren op klanten.

OpenText eDOCS is een bewezen ECM-oplossing voor het beheren van content die eenvoudig, snel en flexibel werkt. eDOCS balanceert traditionele vereisten voor beveiliging, privacy en naleving van de regelgeving aan de behoeften van de moderne medewerker om gemakkelijk toegang te krijgen tot belangrijke bestanden, zowel op kantoor als onderweg.

.

  • Flexibel en eenvoudig in gebruik

    eDOCS is een lichtvoetige, kosteneffectieve en zeer flexibele ECM-oplossing die beveiliging, privacy en compliance combineert met ondersteuning voor uw informatiebehoefte en productiviteit.

  • Afgestemd op uw behoeften

    Veilige, centrale ECM-oplossing als basis voor uw informatiebeheer. eDOCS is eenvoudig uit te breiden en aanpasbaar aan specifieke behoefte van uw organisatie ter ondersteuning van uw bedrijfsprocessen.

  • Haal het maximale uit eDOCS omgeving

    eDOCS is snel te implementeren, te upgraden en is beschikbaar op locatie, in de cloud, op mobiele apparaten en eenvoudig te integreren. Met onze 15+ jaar eDOCS-ervaring halen we het maximale eruit voor uw organisatie.

"Verbeter efficiëntie en verlaag de kosten met eDOCS in de cloud"

Verbeterde en uniforme gebruikerservaring vanaf elk apparaat

InfoCenter, de nieuwe eDOCS webinterface, biedt eindgebruikers een consistente gebruikerservaring en functionaliteiten over alle apparaten heen. Waarmee gebruikers kunnen samenwerken, informatie delen en beheren vanuit elke browser en op elk apparaat. Gebruikers profiteren van de snel aanpasbare dashboards, het rangschikken en prioriteren van werkgebieden.

Ervaar de nieuwe gebruikerservaring

OpenText InfoCenter is een intuitieve en gebruiksvriendelijke web-based gebruikersinfertace, waarmee organisaties eenvoudig de gebruikersacceptatie en compliance kunnen verhogen voor de hele organisatie. Bekijk en ervaar InfoCenter in deze korte video.

Werk sneller vanuit Microsoft Office, Outlook

De InfoCenter-invoegtoepassingen voor Office en Outlook verhogen de productiviteit door gebruikers, vanuit hun favoriete Microsoft-applicatie, snel toegang te geven tot hun eDOCS content. Waarbij medewerkers direct zoekopdrachten kunnen uitvoeren, e-mails bewerken en bestanden bijvoegen rechtstreeks vanuit eDOCS.

Verbeterde compliance en beheer van e-mails

E-mail bevat belangrijke bedrijfsinformatie en is één van de belangrijkste communicatievormen voor organisaties. De enorme hoeveelheid e-mails zorgt dan ook vaak voor problemen in het opslaan, beheren en terugvinden van deze cruciale bedrijfsinformatie. eDOCS Email Filing bespaart enorm veel tijd door e-mails rechtstreeks of via bulk-archivering in eDOCS op te nemen en verbetert direct uw compliance.

Opslaan van e-mails gebeurt vanaf elk apparaat, waarbij zowel de inhoud, het onderwerp, bijlagen en de hele emailhistorie wordt opgeslagen, waarbij u snel e-mails, detailinformatie en bijlagen kunt terugvinden vanuit eDOCS.

Meer weten over eDOCS?

Download de product overview en krijg een globaal overzicht van de kracht van OpenText eDOCS.

Vind relevante informatie met AI-powered zoeken

eDOCS ondersteunt geavanceerd zoeken met OpenText MindServer. Deze AI-aangedreven zoekmachine biedt snelle en automatische zoekmodellen aan die de meest relevante informatie vindt vanuit eDOCS, inclusief gerelateerde zaken en auteurs. Vanaf elk apparaat en rechtstreeks vanuit Office en Outlook. Uw medewerkers besparen waardevolle tijd, terwijl ze volledige kennis van zaken, projecten en klanten opdoen.

OpenText MindServer is verder uit te breiden met Enterprise Search.

Meer inzicht met Analytics

Verkrijg inzicht en overzicht over uw eDOCS data en gebruik. eDOCS Analytics houdt uw beheerders geïnformeerd en in controle over uw gegevens en gebruikers (gerelateerde) activiteiten. Aan de hand van 16 standaard aanwezige rapportages over documenten, documenttypes, gebruikers, verbruik en activiteiten. Met de mogelijkheid om eigen rapportages op te stellen voor het inspelen op specifieke klantsituaties.

Controle over uw veiligheid en beheer

Verkrijg meer inzicht en controle over uw bedrijfsinformatie. eDOCS Management Studio stelt uw beheerders in staat om uw eDOCS omgeving (Cloud, On-premise) sneller te beheren, vanuit één beheerplatform. Vanuit deze omgeving krijgen uw beheerders ook grip op het gebruik/misbruik van uw bedrijfsinformatie. eDOCS Defense stelt u in staat om gebruikersactiviteit te monitoren en beperken op basis van ingestelde regels en limieten. Tot aan het blokkeren en geheel ontzeggen van gebruikersrechten bij overtreding.

Bekijk meer add-ons op de eDOCS Marketplace

Meer eDOCS add-ons bekijken? Bezoek de eDOCS Marketplace voor uitgebreid overzicht van de door OpenText én hun partners ontwikkelde add-ons.

Meer projecten over OpenText eDOCS

eDOCS gestandaardiseerd voor proces- en zaakgericht werken

Met het gestandaardiseerde eDOCS en de CMIS-Adapter is een ...

Lees meer

Primeur: digitaal archief Stadsregio Rotterdam in e-Depot

Voor het overgaan naar de MRDH is het volledig ...

Lees meer

Met PortMaps vernieuwt Havenbedrijf Rotterdam hun informatie op locatie

Havenbedrijf Rotterdam vernieuwt informatievoorziening rondom hun assets met PortMaps, ...

Lees meer

Heb jij een vraag over deze pagina?

Wij komen graag een keer langs om mee te denken!

Tel:+31302324360


Thomas

Continue Reading

CORDYS BPM

Cordys BPM heet nu OpenText AppWorks

Digitaliseer uw processen snel en eenvoudig met OpenText AppWorks (voorheen: Cordys BPM). Het Business Process Management (BPM), Case Management én Low Code Development platform van OpenText. Door ondersteuning van proces management én case management, heeft u met OpenText AppWorks één oplossing in huis voor het digitaliseren van gestructureerde en ongestructureerde bedrijfsprocessen. Dankzij het low code development mogelijkheden is dit slechts een kwestie van enkele maanden en kunnen uw eigen mederwerkers dit zelf.

  • BPM en case management in één

    De krachtige BPM engine van AppWorks (Cordys) laat u zowel gestructureerde als ongestructureerde bedrijfsprocessen digitaliseren. U kunt uw bedrijfsprocessen volledig vastleggen of medewerkers (deels) hun eigen weg laten bepalen.

  • Optimaliseer uw bedrijfsprocessen

    Digitaliseer uw bedrijfsprocessen en verkrijg inzicht in uw werklast, wat u kunt optimaliseren en waarop u moet bijsturen. Wij helpen u bij het implementeren van OpenText BPM, zodat u zelf uw bedrijfsresultaten kunt verbeteren.

  • Zelf bedrijfsprocessen modelleren

    Digitaliseer uw bedrijfsprocessen eenvoudig zelf met behulp van entity modelling en kant-en-klare bouwstenen. U kunt zelf uw bedrijfsprocessen vormgeven en digitaliseren, dankzij het low code development platform onder OpenText AppWorks.

Het AppWorks platform

Met het AppWorks (voorheen Cordys BPM of Process Suite) platform kunt u zelf bedrijfsprocessen modelleren (o.b.v. standaard bouwstenen) en doorontwikkelen. Ook kunt u eenvoudig formulieren, gebruikersschermen, webapplicaties en apps ontwikkelen via het AppWorks low-code ontwikkelplatform. Maar ook bedrijfsapplicaties integreren met interne en externe informatiebronnen, databases en systemen via de standaard ESB of Digitaal Knooppunt voor een verdere stroomlijning van uw informatievoorzieningen.

 

“What was formerly known as Cordys BPM or Process Suite is now called AppWorks, since it has always been an application development environment and we don’t want the focus to be on a single technology within it."

Dana Khoyi, OpenText Process Suite Architect

OpenText Dynamic Case Management

Cordys BPM heet nu AppWorks

OpenText heeft het Cordys BPM platform hernoemd tot eerst Process Suite en nu OpenText AppWorks. Deze naamsveranderingen gingen hand in hand met het samenvoegen van OpenText BPM/Case Management motor én hun Low Code Development platform. Beide oplossingen zijn inmiddels volledig samengevoegd tot één ‘low code procesplatform’. Waarmee organisaties zeer snel bedrijfstoepassingen kunnen realiseren voor het automatiseren van hun bedrijfsvoering en -processen. Maar ook naadloos kunnen integreren met OpenText Content Server/Extended ECM, Artificial Intelligence en nog veel meer.

Meer weten over OpenText AppWorks?

Bezoek de webpagina van OpenText AppWorks voor meer informatie.

Heb jij een vraag over deze pagina?

Wij komen graag een keer langs om mee te denken!

Tel:+31302434380


Ron

Continue Reading

OPENTEXT PROCESS SUITE

OpenText Process Suite heet nu AppWorks

Digitaliseer uw processen snel en eenvoudig met OpenText AppWorks (voorheen: Process Suite). Het Business Process Management (BPM), Case Management én Low Code Development platform van OpenText. Door ondersteuning van proces management én case management, heeft u met OpenText AppWorks één oplossing in huis voor het digitaliseren van gestructureerde en ongestructureerde bedrijfsprocessen. Dankzij het low code development mogelijkheden is dit slechts een kwestie van enkele maanden en kunnen uw eigen mederwerkers dit zelf.

  • BPM en case management in één

    De krachtige BPM engine van AppWorks (Process Suite) laat u zowel gestructureerde als ongestructureerde bedrijfsprocessen digitaliseren. U kunt uw bedrijfsprocessen volledig vastleggen of medewerkers (deels) hun eigen weg laten bepalen.

  • Optimaliseer uw bedrijfsprocessen

    Digitaliseer uw bedrijfsprocessen en verkrijg inzicht in uw werklast, wat u kunt optimaliseren en waarop u moet bijsturen. Wij helpen u bij het implementeren van OpenText BPM, zodat u zelf uw bedrijfsresultaten kunt verbeteren.

  • Zelf bedrijfsprocessen modelleren

    Digitaliseer uw bedrijfsprocessen eenvoudig zelf met behulp van entity modelling en kant-en-klare bouwstenen. U kunt zelf uw bedrijfsprocessen vormgeven en digitaliseren, dankzij de low code development platform onder Process Suite.

Process Suite Platform

Met het AppWorks (voorheen Process Suite) platform kunt u zelf bedrijfsprocessen modelleren (o.b.v. standaard bouwstenen) en doorontwikkelen. Ook kunt u eenvoudig formulieren, gebruikersschermen, webapplicaties en apps ontwikkelen via het AppWorks low-code ontwikkelplatform. Maar ook bedrijfsapplicaties integreren met interne en externe informatiebronnen, databases en systemen via de standaard ESB of Digitaal Knooppunt voor een verdere stroomlijning van uw informatievoorzieningen.

 

“What was formerly known as Process Suite is now called AppWorks, since it has always been an application development environment and we don’t want the focus to be on a single technology within it."

Dana Khoyi, OpenText Process Suite Architect

OpenText Dynamic Case Management

Process Suite heet nu AppWorks

OpenText heeft het Process Suite platform hernoemd tot OpenText AppWorks. Deze naamsverandering gaat hand in hand met het samenvoegen van OpenText Process Suite én hun Low Code Development platform. Beide oplossingen zijn inmiddels volledig samengevoegd tot één ‘low code procesplatform’. Waarmee organisaties zeer snel bedrijfstoepassingen kunnen realiseren voor het automatiseren van hun bedrijfsvoering en -processen. Maar ook naadloos kunnen integreren met OpenText ECM oplossingen, Artificial Intelligence en nog veel meer.

Meer weten over OpenText AppWorks?

Bezoek de webpagina van OpenText AppWorks voor meer informatie.

Heb jij een vraag over deze pagina?

Wij komen graag een keer langs om mee te denken!

Tel:+31302434380


Ron

Continue Reading

MICROSOFT OFFICE 365

Microsoft Office 365 brengt u de beste werkervaring, eenvoudige communicatie en vertrouwde samenwerkingsproducten over al uw apparaten

  • Eenvoudig informatie delen en samenwerken, met collega's & externen

    Met Office 365 kunt u op elk moment informatie raadplegen en bewerken. Zowel op kantoor als onderweg kunt u direct verder werken. Samen met collega's, binnen (project)teams en met externe organisaties. Terwijl u grip houdt over uw informatie.

  • Optimaliseer uw informatievoorziening en bedrijfsprocessen

    Office 365 biedt u meer mogelijkheden dan snel en eenvoudig informatie opslaan en delen. Biedt elke gebruikersgroep een eigen informatievoorziening op maat. Sluit aan op uw bedrijfsprocessen en zelfs informatiestromen tot buiten de organisatiegrenzen.

  • Informatie overal toegankelijk, geborgd waar nodig

    Snel eigen informatie opslaan in de cloud. Eenvoudig (project)informatie terugvinden en delen. Terwijl u duurzaam te bewaren documenten lokaal opslaat op één centrale plek. Klaar voor archivering en overbrenging naar het e-Depot.

Product video

Benieuwd hoe uw organisatie slimmer kan samenwerken?

Bekijk 7 manieren waarop uw medewerkers makkelijker samenwerken, onderling kunnen afstemmen en productiever zullen zijn.

Meer projecten over Microsoft Office 365

Waterbedrijf Vitens realiseert integrale projectbeheersing & samenwerking

Het waterbedrijf heeft een enorme stap voorwaarts gezet dankzij ...

Lees meer

Met PortMaps vernieuwt Havenbedrijf Rotterdam hun informatie op locatie

Havenbedrijf Rotterdam vernieuwt informatievoorziening rondom hun assets met PortMaps, ...

Lees meer

Meer blogs over Microsoft Office 365

Wob verzoeken afhandelen en anonimiseren met OpenText

Overheidsorganisaties ontvangen steeds meer Wob verzoeken die uiteraard tijdig en correct beantwoord dienen te worden. Terwijl de relevante bestanden vaak nog niet gereed zijn, bijv. in het kader van de AVG. Lees hoe u deze hordes kunt overwinnen in het snel en adequaat afhandelen van deze burgerverzoeken.

BEKIJK

OpenText leider in Forrester Wave: Deep Digital Process Automation

Digital Process Automation is hét centrale element geworden van een succesvolle strategie voor Digitale Transformatie. Lees hoe leiders in deze Forrester Wave zich onderscheiden door een combinatie van ‘deep process’, ‘new technology’ en ‘low-code’.

BEKIJK

Heb jij een vraag over deze pagina?

Wij komen graag een keer langs om mee te denken!

Tel:+31302324374


Kevin

Continue Reading

Microsoft Power Platform

Snel inspelen op marktontwikkelingen, digitale transformatie en procesautomatisering

De snelle digitale transformatie en IT-ontwikkelingen zorgen ervoor dat organisaties enorme veranderingen ondergaan. Veranderingen die nieuwe kansen en innovaties bieden voor (e-)dienstverlening, productontwikkeling, maar ook hele nieuwe deuren openen. Organisaties die inspelen op deze digitale ontwikkelingen zijn beter gepositioneerd om nieuwe kansen te benutten. Vaak ondersteund door een digitaal platform voor informatievoorziening, verhoging van productiviteit en het snel kunnen naar de markt kunnen brengen van producten & diensten.

Microsoft Power Platform biedt organisaties dit innovatieplatform, dankzij een het samenbrengen van procesautomatisering, rapid application development, analytics en nieuwe technologieen als virtual agents, kunstmatige intelligentie en robotisering in één oplossing. Met deze tools kunnen organisaties zelf nieuwe ideeen razendsnel omzetten in bedrijfsapplicaties voor de organisatie en voor klanten.

  • Snel inspelen op veranderingen

     

    Zet innovatieve ideeën snel om in bedrijfsapplicaties die uw organisatie verder helpen. Inclusief de inzichten om uw ideeën te toetsen, de snelheid om bij te sturen en mogelijkheden om werk te automatiseren en op te schalen.

  • Zelf de handen aan het stuur

    Microsoft Power Platform geeft uw medewerkers zelf de tools in handen voor het eenvoudig ontwikkelingen, analyseren en automatiseren van bedrijfsapplicaties en -processen. Zonder benodigde technische expertise of ontwikkel vaardigheden.

  • Platform voor Digitale Transformatie

    Microsoft Power Platform is volledig geïntegreerd met Office 365, Dynamics 365, Azure en marktleidende OpenText ECM-oplossingen. Waarmee u beschikt over één platform voor uw digitale transformatie en innovatie-trajecten.

“Power Platform heeft onze manier van werken getransformeerd. Door onze werkwijze te stroomlijnen en digitaliseren, vooral tijdens werken buiten het kantoor."

Verbinden, sturen, analyseren vanuit één platform

Het Microsoft Power Platform bestaat uit: Power Automate, Power Apps, Power BI en Power Virtual Agents. Naast krachtige functionaliteiten als: Robotic Process Automation (RPA) en Artificial Intelligence. Wellicht kent u enkele afzonderlijke delen, maar ook hier geldt: de som is groter dan zijn delen. Verbind ze onderling met Office 365, Dynamics 365, Azure en, dankzij de One Fox connectors, met diverse OpenText ECM-oplossingen. Om u medewerkers in staat te stellen zelf complete bedrijfsapplicaties te bouwen, werkstromen te automatiseren en analyses uit te voeren.

Power Automate

Verhoog de productiviteit binnen de organisatie. Stroomlijn repetitieve taken en processen, focus op wat belangrijk is.

 

Power BI

Krijg duidelijkheid en neem onderbouwde, overtuigde besluiten. Door verborgen inzichten te ontdekken in uw data.

 

Power Apps

Snel ideeën omzetten in bedrijfsoplossingen. Zeer snelle realisatie en time-to-market, dankzij low-code development.

 

Power Virtual Agents

Reageer snel op klantvragen met intelligente chatbots. Voor als uw medewerkers wat extra hulp kunnen gebruiken.

 

“Door Microsoft Power Platform ontstaat een cultuur van innovatie, waardoor je makkelijker eerder onbenutte waarde aanboort."

Automatiseer handwerk met RPA

Versnel de automatisering van handmatige taken door software bots in te zetten die schermacties en ingeplande taken uitvoeren zonder toezicht.

 

 

Verbeter workflows met AI

Voeg intelligente automatisering toe aan je workflows door zelf AI-modellen te bouwen, trainen en publiceren zonder één regel code.

 

 

Verhoog compliance met OpenText

Synchroniseer bestanden tussen OpenText, Microsoft en 300+ applicaties. Voor centrale opslag in uw favoriete OpenText ECM-oplossing.

 

OpenText Power Automate Connectors by One Fox

OpenText Content Server Power Automate Connector is ontwikkeld door One Fox in nauwe samenwerking met OpenText. Om u een laagdrempelige workflow oplossing te bieden bovenop OpenText Content Server en OpenText Extended ECM oplossingen (o.a. voor Microsoft Dynamics 365, Office 365 & Teams).

Content Server connector

 

Extended ECM connector

 

Core Share connector

 

eDOCS connector

 

Meer weten over Power Platform en Connectors?

Neem contact op. Wij denken graag met u mee!

Tel:+31302324356


Niels

Continue Reading

OpenText E-mail Management

Veiligstellen van e-mail en cruciale bedrijfsinformatie op een manier die bij uw informatiebeheer past

 

Meer Informatie

De enorme stroom aan e-mails zorgt voor uitdagingen op het vlak van informatiebeheer en herleidbaarheid van deze cruciale bedrijfsinformatie. Medewerkers hebben vaak de mogelijkheid om e-mails te registreren en archiveren, echter gaat dit vrijblijvend en zonder enige intelligentie van het programma of beperkte sturing vanuit de organisatie. Kortom, het gebeurt niet of op een manier die niet bijdraagt aan de duurzame toegankelijkheid.

Juist in deze tijd, waarin e-mail de belangrijkste vorm van externe (en interne) communicatie is en vol staat met belangrijke bedrijfsinformatie en rechtsgeldige afspraken, is dit vragen om problemen. Laat staan dat deze informatie en afspraken herleidbaar zijn in het geval van een (Wob/Woo) informatieverzoek. Dit terwijl er intelligente e-mailbeheer oplossingen zijn die dit automatisch managen op een manier die past bij uw organisatie.

  • Automatisch veiligstellen van zakelijke e-mails

    E-mail is de belangrijkste vorm van communicatie en bevat bovendien cruciale bedrijfsinformatie die u wilt veiligstellen. OpenText Email Management is een flexibele oplossingen voor het automatisch veiligstellen van zakelijke e-mails, incl. bijlagen.

  • Rolgebaseerde e-mail archivering

    U bepaalt zelf hoeveel grip u wilt over het archiveren van e-mails en de bewaartermijnen. Dit kan afhankelijk zijn van specifieke rollen in de organisatie, zoals beschreven in de Capstone methodiek. Zo is uw e-mailbeheer afgestemd op uw gebruikers én geldende archiveringswetten & -regelgeving.

  • E-mail management oplossing op maat

    Het veiligstellen van e-mail kan op vele manieren: van zeer uitgebreid tot snel en eenvoudig. Of u nu alles wilt behouden of slechts een deel, alleen zakelijk relevante inhoud of een combinatie van deze scenario's. One Fox helpt u om de juiste keuzes te maken van uw e-mail management.

Automatisch bewaren van zakelijke e-mails

OpenText Email Management zorgt dat e-mails automatisch worden veiliggesteld zonder dat hiervoor een actie van de gebruiker nodig is. Dit geldt voor alle mailboxen, gebruikers en groepen, die de organisatie wenst te bewaren en het is mogelijk om deze e-mails veilig te stellen volgens de richtlijnen van de Capstone methodiek. Zoals, gebruikers de mogelijkheid geven om e-mails te kunnen uitzonderen van veiligstelling binnen een bepaalde termijn, bijv. 10 weken. Waarmee het zwaartepunt voor de gebruiker niet meer ligt op het hoeven bewaren van elke e-mail van waarde, maar op het uitzonderen van bijv. privé e-mails. Gebruikers houden overzicht, omdat ze direct in hun mailbox kunnen zien welke e-mails wel of (nog) niet zijn veiliggesteld. Daar komt bij dat gebruikers de mogelijkheid hebben om een verzoek tot herstel in te dienen, waardoor een reeds veiliggestelde e-mail alsnog verwijderd kan worden uit het e-mailarchief.

Voor de organisatie is het grootste winstpunt dat het niet volledig afhankelijk is van individuele gebruikershandelingen om toch e-mail veilig te stellen, omdat dit volledig automatisch gebeurd door OpenText Email Management. Waardoor het eenvoudiger wordt om organisatiebreed het e-mailarchief op orde te brengen en, in het kader van de Wet Open Overheid, om zakelijke e-mails terug te vinden.

Rolgebaseerd Archiveren

In OpenText Email Management oplossing kunnen business rules ingesteld worden om het proces van e-mail bewaring (incl. termijnen) in te regelen voor diverse gebruikersgroepen. Beheerders kunnen dan per gebruikersgroep (bijv. sleutelfunctionaris vs. niet-sleutelfunctionaris) configureren welke bewaartermijnen (maar termijnen voor uitzonderingen, overbrenging en vernietiging) van toepassing zijn. Waarmee een organisatie diverse archiveringstrajecten kan opzetten per gebruikersgroepen.

Alle e-mails worden hierin Duurzaam Toegankelijk veiliggesteld. Beheerders kunnen eenvoudig toegang verlenen aan bepaalde gebruikers, zoals onderzoekers of de Woo-unit, bijv. in het geval van een (parlementaire) enquête of Woo-verzoeken.

Veiligstellen zakelijke e-mails volgens de Capstone methodiek

De Capstone methodiek is door de Nederlandse overheid en het Nationaal Archief omarmt als werkwijze voor het opslaan en archiveren van e-mail. Deze werkwijze houdt in dat e-mails, verzonden of ontvangen e-mails door medewerkers van de (rijks)overheid, 10 weken na verzending of ontvangst automatisch worden gearchiveerd. Medewerkers kunnen in deze 10 weken privé e-mail, p-vertrouwelijke zaken of andere, niet archiefwaardige e-mail, verwijderen. Na deze periode wordt alle e-mail 10 jaar lang opgeslagen, waarna deze wordt verwijderd. Voor benoemde sleutelfunctionarissen wordt e-mail permanent bewaard. Na 20 jaar worden deze e-mails van sleutelfunctionarissen overgebracht naar het Nationaal Archief. Deze worden in principe openbaar beschikbaar gesteld en daarmee Duurzaam Toegankelijk gehouden.

De voordelen van deze werkwijze:

  • E-mail wordt gestructureerd en volgens heldere bewaartermijnen opgeslagen
  • Werkdruk op medewerkers wordt verminderd
  • Snel & eenvoudig e-mails terugvinden voor bijv. Woo/Wob-verzoeken

Download het Whitepaper

“De Capstone werkwijze staat toe dat e-mail met een beperkte bewaartermijn systematisch wordt vernietigd, waarmee de hoeveelheid opgeslagen e-mail sterk wordt teruggedrongen“

In 5 Stappen E-mails Veiligstellen

Veel overheden vinden het lastig om deze Capstone werkwijze 'eigen' te maken op basis van de Handreiking Bewaren van E-mail in de Rijksoverheid. In deze handreiking worden diverse onderwerpen, adviezen en termijnen vermeld die niet voor iedere overheidsorganisatie werken. Daarom heeft One Fox een stappenplan ontwikkeld om deze Handreiking (lees: Capstone methodiek) te implementeren, op basis van OpenText E-mail Management oplossing, op een manier die werkt en past bij uw organisatie.

Voor een eerste indruk van dit stappenplan stellen we een infographic beschikbaar die de aanpak beschrijft in slecht 5 stappen. Het Infographic wordt naar uw gemail, als u onderstaand e-mailadres invult.

Naam

Duurzaam Toegankelijk

Het grote voordeel van een breed opgebouwd e-mailarchief is natuurlijk dat bedrijfsinformatie duurzaam bewaard én toegankelijk is. Dit is van belang in het kader van een Open Overheid, bijv. rondom (parlementaire) enquêtes of Woo-verzoeken, waarvoor bedrijfsinformatie volgens geldende bewaartermijnen en overheidsrichtlijnen worden bewaard. Met OpenText E-mail Management is dit mogelijk.

Zo kunnen onderzoekers of bijv. de Woo-unit (tijdelijk/permanent) toegang krijgen tot de veiliggestelde e-mails (of een specifiek deel hiervan). E-mails zijn terugvindbaar op basis van alle metadata én full-text zoekacties, zoals dit ook het geval is in Exchange. Verder kunnen onderzoekers e-mails aanmerken als relevant voor een onderzoek/hotspot, waardoor e-mails tijdelijk of permanent uitgesloten zijn van vernietiging. Onderzoekers en de Woo-unit kunnen verder geselecteerde e-mails exporteren in een gangbaar formaat én opleveren in het geval van een Woo-verzoek.

Compliant E-mail Archief

De OpenText E-mail Management oplossing heeft eigen opslagmogelijkheid, waarmee u direct de beschikking heeft over een e-mailarchief. Hiervoor maakt het gebruik van OpenText Content Server, een DMS die al door veel organisaties gebruikt wordt en zich bewezen heeft op het vlak van performance en security. Kortom, OpenText E-mail Management kan dus ook los van uw reeds gebruikte DMS of centraal archief gebruikt worden. Uiteraard is het ook mogelijk om e-mails te archiveren in uw bestaand DMS of centraal archief. Hiervoor zijn koppelingen beschikbaar (Microsoft, OpenText en meer) of kunnen custom-koppelingen gerealiseerd worden. In alle gevallen worden gebruikers(groepen) aangemaakt volgens de, vaak reeds bestaande, werkwijze (Active Directory), waarmee we één digitale identiteit aanhouden.

Ja, ik wil meer informatie

Continue Reading

One Fox Soteria

Automatisch anonimiseren & aflakken van documenten met AI

 

Meer Informatie

One Fox heeft een oplossing ontwikkeld die het anonimiseren van documenten en dossiers makkelijker, slimmer en vooral sneller maakt. Deze oplossing is ontwikkeld in lijn met wet- en regelgeving als de Woo (voorheen Wob), AVG en de toenemende groei van informatieverzoeken die vaak nog met de hand worden gelakt. Dankzij onze AI-engine, naadloze aansluiting met werkprocessen en systeemintegratie kan onze oplossing het aflakken van gegevens automatiseren en de werkdruk verlagen.

  • Automatisch Anonimiseren met AI

    Het handmatig aflakken van gegevens is niet alleen zeer tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Dankzij Artificial Intelligence kunnen we het anonimiseren van documenten vergemakkelijken, versnellen en automatiseren.

  • Toepasbaar voor meerdere processen

    Onze oplossing sluit naadloos aan op uw werkprocessen. U kunt vanuit uw bestaande (proces)systemen direct beginnen met anonimiseren en het aflakken van gegevens voor bijv. een Woo-verzoek, parlementaire enquêtes of (pro)actieve anonimisering.

  • Organisatiebrede integraties

    Toegang tot informatie is van cruciaal belang. Daarom verbinden wij met belangrijke informatiebronnen, als Zaaksystemen, ECM/DMS, OpenText (AppWorks, Content Server, eDOCS), Microsoft (SharePoint, Teams, Power Platform), eDiscovery (Zoek en Vind) en publicatieplatformen (PLOOI).

Hoe werkt het Anonimiseren?

One Fox Anonimiseren werkt snel en eenvoudig. U biedt de documentset aan die u wilt anonimiseren, dit van alles zijn: van een enkel document, uitgebreide dossiers tot complexe datasets. Dankzij de vele integraties met eDiscovery, Zaaksystemen en DMS/RMA's zijn deze stukken direct beschikbaar om te anonimiseren. Eventuele OCR verrijkingen kunnen direct vanuit de oplossing worden toegepast.

Het anonimiseren van privacy- en bedrijfsgevoelige gegevens gebeurt volledig automatisch, dankzij onze Artificial Intelligence (AI) Engine. Met één druk op de knop selecteert u de stukken die vervolgens het AI-proces doorlopen en automatisch gelakt worden. Via de viewer kan eenvoudig een controleslag plaatsvinden. Nog een aanvulling op de blacklist of whitelist? Geen probleem, de AI-Engine past dit - met terugwerkende kracht - toe op de hele dataset. Het resultaat is een volledig gelakte dataset, incl. uitzonderingsgronden en bijgewerkte inventarisatielijst, gereed voor het besluit en bijv. publicatie naar PLOOI.

“Eerste keer in 1,5 jaar dat ik door de blijk van diepgaande kennis van zaken vertrouwen krijg. Het is duidelijk dat jullie weten waar je het over hebt. Top!“

Onze AI-Engine; slim en zelflerend aflakken

One Fox Anonimiseren maakt gebruik van verschillende technieken en Artificial Intelligence (AI) toepassingen om informatie te kunnen vinden en aflakken.

Blacklist / Whitelist

In de basis gaan we nog steeds uit van een lijst aan specifieke waarden die zeker wel (blacklist) en zeker niet (whitelist) gelakt moeten worden. Dit wordt uitgebreid met specifieke lakregels (bijv. AVG-regels) en reguliere expressies en gaan vervolgens door de AI-engine. Het resultaat is een gelakte documentset, voorzien van uitzonderingsgronden, die als suggestie wordt getoond aan de medewerker. De medewerker kan veranderingen/uitbreidingen aanbrengen die vervolgens over de hele documentset (en met terugwerkende kracht) worden toegepast.

Natural Language Processing

Natural Language Processing (NLP) is een vakgebied binnen Artificial Intelligence dat zich bezighoudt met het analyseren van menselijke taal en communicatie. Zo kan onze AI-Engine woorden, teksten herkennen en classificeren zonder hierin uit te gaan van exacte waardes. Onze AI-Engine combineert hiervoor verschillende NLP- en AI-technieken en wordt hier steeds slimmer in.

Onze AI-engine maakt gebruik van een neuraal netwerk (een transformer) die mede-verantwoordelijk is voor (de kwaliteit) van het identificeren van gelakte gegevens. De toepassing van het neurale netwerk, het transformer model, is state-of-the-art binnen het gebied van Natural Language Processing en een van de redenen waarom onze AI-engine zo effectief te werk gaat.

Proactieve Openbaarmaking

Met ingang van de Wet Open Overheid gelden regels voor het actief openbaar en toegankelijk maken van (overheids)informatie. Dit betekent dat steeds vaker documenten actief openbaar gemaakt worden en dus, vanuit privacy wet- en regelgeving, geanonimiseerd moeten worden. Met als extra doel om informatieverzoeken te verminderen (lees: voor te zijn).

One Fox Anonimiseren is direct beschikbaar vanuit uw bestaande processystemen & samenwerkplatformen en kan daarom naadloze ondersteuning bieden voor actieve openbaarmaking, aansluitend bij uw bestaande processen. Bijkomend voordeel is dat de geanonimiseerde stukken direct op de juiste plek beheerd worden én duurzaam toegankelijk zijn.

Flexibel Wob-verzoeken afhandelen

De toenemende vraag van informatieverzoeken, als Woo/Wob verzoeken en Parlementaire Enquêtes, zorgt voor een enorme werklast binnen overheidsorganisaties. Waarbij de afhandeling van deze informatieverzoeken vaak gedaan wordt met allerlei verschillende taak-, procesapplicaties en invalshoeken. Bovendien is het anonimiseren of aflakken van documenten en dossiers vaak niet ondersteund met (slimme) automatisering.

One Fox Anonimiseren is ontwikkeld als generieke oplossing voor het anonimiseren vanuit al deze verschillende systemen, werkwijzen en invalshoeken. Onze oplossing gaat uit van uw bestaande eDiscovery, DMS/RMA, taak- en procesapplicaties en sluit hier naadloos op, incl. automatische ondersteuning voor het lakken van documenten en dossiers. Kortom, een enorm flexibele oplossing die een uniforme werkwijze brengt naar diverse thema's, afdelingen en processen.

Ja, ik wil meer informatie

Continue Reading

OpenText eDOCS Power Automate Connector

De eenvoudigste manier om workflows te automatiseren en 400+ applicaties te archiveren

 

Meer Informatie

  • Workflows, maar dan zonder de complexiteit

    Met de gebruiksvriendelijke interface klikt u in slechts enkele stappen krachtige workflows in elkaar. Documenten delen uit OpenText eDOCS was nog nooit zo gemakkelijk.

  • Centrale opslag voor 400+ applicaties

    Onze oplossing verbindt OpenText eDOCS direct met meer dan 400 bedrijfsapplicaties en apps. Voor een krachtig centraal archief met groter bereik voor uw information governance.

  • Direct van start

    Het beste is nog dat uw snel kunt starten. Geen implementatietraject. Geen adviestraject en geen ontwikkelwerk. U bent binnen 2 dagen up and running.

Eenvoudiger automatiseren

Zonder diepgaande technische kennis toch snel workflows realiseren, processen automatiseren en slimme technieken toepassen? Het kan dankzij Microsoft Low Code platform en onze eDOCS Power Automate Connector.

Verbind uw organisatie

Met onze oplossing verbind uw OpenText eDOCS met 400+ bedrijfsapplicaties, zoals Microsoft 365, Teams, Dynamics, Salesforce, Dropbox, Google Drive, Adobe Sign, DocuSign, Social Media en meer.

Intelligente oplossingen

Breidt automatiseringen uit met handige tools, als Artificial Intelligence, Robotic Process Automation en Chatsbots, om in een handomdraai slimme oplossingen te realiseren.

Digitale veranderingen

De digitale transformatie vraagt steeds meer van organisaties. Het Microsoft platform en onze connectors maken dit eenvoudig voor u als OpenText eDOCS klant. Waardoor u sneller inspeelt op veranderingen, effectiever automatiseert en eenvoudiger nieuwe technieken omarmt.

 

“De eDOCS Power Automate Connector stelt eindgebruikers in staat taken te automatiseren en documenten te stroomlijnen vanuit OpenText eDOCS“

Informatiebeheer staat centraal

Verbind OpenText eDOCS met 400+ bedrijfsapplicaties, dankzij onze Power Automate Connector. Voor het centraal opslaan en archiveren van belangrijke bedrijfsinformatie in OpenText eDOCS, vanuit talrijke applicaties, ten behoeve van noodzakelijke compliance en gecontroleerde distributie. Zodat u kloof kunt dichten tussen het wijdverspreide applicatielandschap en informatie synchroon houdt.

Het stroomlijnen en automatiseren van informatiestromen zal de productiviteit verbeteren, uw grip op ongestructureerde processen vergroten en uw werknemers bevrijden van repetitieve taken. Wat weer zal leiden tot een kostenefficiëntere manier van werken.

eDOCS acties automatiseren

Onze oplossing maakt het mogelijk om te automatisch acties uit te voeren op basis van gebeurtenissen die plaatsvinden in OpenText eDOCS. Zoals bijv. een document versturen ter ondertekening als het in een bepaalde map wordt geplaatst, notificaties ontvangen van een nieuwe documentversie of een dossier archiveren zodra het een bepaalde status krijgt. Dit zijn slechts een paar voorbeelden van hoe 'event based triggers' uw dagelijks werk kan vergemakkelijken en tijd kan besparen. Bekijk hieronder welke 'triggers' u kunt automatiseren:

Zodra een document wordt aangemaakt

Zodra een map wordt aangemaakt

Zodra document eigenschappen worden bijgewerkt

Zodra een document wordt verwijderd

Zodra een map wordt verwijderd

Zodra een item wordt verwijderd

Zodra documentinhoud wordt bijgewerkt

Zodra een map wordt bijgewerkt

Ja, ik wil meer informatie

Continue Reading

Power Automate Connectors voor OpenText

Verbind Microsoft en OpenText voor een ideale combinatie van productiviteit én compliance.

De Power Automate Connectors voor OpenText bieden organisaties een gebruiksvriendelijke oplossing om content workflows van en naar uw OpenText ECM-platform te automatiseren. Door xECM te verbinden met Microsoft Power Automate en zijn 300+ connectoren naar toonaangevende zakelijke applicaties. Hiermee kunt u informatiegestuurde processen stroomlijnen over een uitgestrekt applicatielandschap, informatiesilo's beperken en een steeds grotere informatieverspreiding overwinnen.

De Power Automate Connector zorgt voor een kritische verbinding tussen bedrijfsprocessen, Enterprise Content Management en eindgebruikersbehoeften. Het biedt gebruikers een manier om hun taken en content workflows te automatiseren zonder afhankelijkheid van IT. Om documenten, metadata en taken uit te wisselen tussen OpenText xECM en een breed scala aan zakelijke applicaties. Zonder de noodzaak van technische of uitgebreide workflow-expertise.

  • Beperk informatiesilo's, verhoog compliance

    Positioneer OpenText xECM als de primaire opslagplaats voor alle zakelijke content. Alle belangrijke zakelijke informatie op één plek vastgelegd voor de noodzakelijke naleving en gecontroleerde distributie van deze informatie.

  • Stroomlijn content over verspreide applicaties

    Met Power Automate Connector kunt u content workflows automatiseren en begeleiden over een wijdverbreid applicatielandschap. Om eenvoudige taken te kunnen automatiseren, de werkdruk verminderen en de productiviteit en digitale transformatie verhogen.

  • End-to-end integratie met 300+ connectoren

    Verbind OpenText xECM met bijna elke zakelijke applicaties, apps en content bibliotheken. Onze Power Automate Connector biedt een kant-en-klare integratie met applicaties van Microsoft, SAP, Salesforce, Adobe, Box en nog veel meer.

“De combinatie van OpenText en Microsoft helpt organisaties bij het verlagen van de kosten, verhogen van de productiviteit, versnellen van innovatie en verbeteren van de flexibiliteit“

Stroomlijn ECM

Integreer Extended ECM (xECM) met meer dan 300 bedrijfsapplicaties met onze Power Automate Connector. Om alle belangrijke bedrijfscontent te kunnen opslaan en archiveren in OpenText xECM voor noodzakelijke compliance en gecontroleerde distributie. Zodat u kloof kunt dichten tussen het wijdverspreide applicatielandschap en informatiesilo's.

Het automatiseren van content workflows zal de productiviteit verbeteren, uw grip op ongestructureerde processen vergroten en uw werknemers bevrijden van repetitieve taken. Dit leidt tot een meer kostenefficiënte manier van werken.

Workflow automatisering

Automatiseer content workflows en elimineer handmatige en repetitieve taken met kant-en-klare workflows. xECM Power Automate Connector stroomlijnt content van en naar uw OpenText xECM-platform. Waarbij het de productiviteit van uw medewerkers verhoogt en tegelijkertijd de bedrijfsprocessen stroomlijnt. Met als gevolg het verminderen van werklast en tijdsbesparingen in het proces.

Gebruik eenn van onze vooraf gemaakte workflow-sjablonen om uw productiviteit te verbeteren en de compliance te verhogen:

 

Goedkeuringen en digitale ondertekening

Verzend documenten vanuit xECM voor goedkeuring of een digitale handtekening met DocuSign, Adobe Sign, etc. Terwijl alle goedgekeurde en ondertekende documenten weer veilig in xECM worden opgeslagen.

 

Onboarding-workflows

Automatiseer de registratie het opstarten en informeren van nieuwe medewerkers, klanten en partners. Waarmee u HRM en verkoop processen kunt aftrappen en stroomlijnen.

 

Archiveer samenwerkinsplatformen

Vang content af in samenwerkingsplatforms en tools, zoals Microsoft Office 365, Dynamics 365, Teams, Planner, voor gecentraliseerde opslag in xECM en verhoogde compliance.

Archivering van sociale media en websites

Archiveer automatisch uw Twitter-, Facebook-, Instagram-feeds en, via RSS-feeds, uw website & blog posts. Voor gecentraliseerde archivering, inclusief metadata, en terug vindbaarheid.

 

Noodherstel

Content die cruciaal is voor uw bedrijfsvoering, kan niet slechts op één plek worden bewaard. Door deze content automatisch extern op te slaan, kunt u de belangrijkste bedrijfsinformatie en procedures veiligstellen.

 

Archivering van cloudopslag

Archiveer uw Cloud-opslag, zoals Dropbox, OneDrive, Google Drive, etc, door deze automatisch te synchroniseren. Om belangrijke (samenwerkings)documenten veilig te stellen in OpenText xECM.

 

“Power Automate Connector stelt medewerkers in staat om een goedkeuringsproces te realiseren voor documenten in OpenText xECM

OpenText Extended ECM met Power Automate connectie

OpenText xECM Power Automate Connector is ontwikkeld door One Fox in nauwe samenwerking met OpenText. Om u een laagdrempelige workflow oplossing te bieden bovenop OpenText Content Server en OpenText Extended ECM oplossingen (o.a. voor SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Office 365 & Teams).

Heb jij een vraag over deze pagina?

Wij komen graag een keer langs om mee te denken!

Tel:+31302324356


Niels

Continue Reading

OpenText xECM Power Automate Connector by One Fox

Stroomlijn content, metadata en taken tussen OpenText Extended ECM en 300+ applicaties

Extended ECM (xECM) Power Automate Connector van One Fox biedt organisaties een gebruiksvriendelijke oplossing om content workflows van en naar uw OpenText ECM-platform te automatiseren. Door xECM te verbinden met Microsoft Power Automate en zijn 300+ connectoren naar toonaangevende zakelijke applicaties. Hiermee kunt u informatiegestuurde processen stroomlijnen over een uitgestrekt applicatielandschap, informatiesilo's beperken en een steeds grotere informatieverspreiding overwinnen.

De Power Automate Connector zorgt voor een kritische verbinding tussen bedrijfsprocessen, Enterprise Content Management en eindgebruikersbehoeften. Het biedt gebruikers een manier om hun taken en content workflows te automatiseren zonder afhankelijkheid van IT. Om documenten, metadata en taken uit te wisselen tussen OpenText xECM en een breed scala aan zakelijke applicaties. Zonder de noodzaak van technische of uitgebreide workflow-expertise.

  • Beperk informatiesilo's, verhoog compliance

    Positioneer OpenText xECM als de primaire opslagplaats voor alle zakelijke content. Alle belangrijke zakelijke informatie op één plek vastgelegd voor de noodzakelijke naleving en gecontroleerde distributie van deze informatie.

  • Stroomlijn content over verspreide applicaties

    Met Power Automate Connector kunt u content workflows automatiseren en begeleiden over een wijdverbreid applicatielandschap. Om eenvoudige taken te kunnen automatiseren, de werkdruk verminderen en de productiviteit en digitale transformatie verhogen.

  • End-to-end integratie met 300+ connectoren

    Verbind OpenText xECM met bijna elke zakelijke applicaties, apps en content bibliotheken. Onze Power Automate Connector biedt een kant-en-klare integratie met applicaties van Microsoft, SAP, Salesforce, Adobe, Box en nog veel meer.

“De combinatie van OpenText en Microsoft helpt organisaties bij het verlagen van de kosten, verhogen van de productiviteit, versnellen van innovatie en verbeteren van de flexibiliteit“

Stroomlijn ECM

Integreer Extended ECM (xECM) met meer dan 300 bedrijfsapplicaties met onze Power Automate Connector. Om alle belangrijke bedrijfscontent te kunnen opslaan en archiveren in OpenText xECM voor noodzakelijke compliance en gecontroleerde distributie. Zodat u kloof kunt dichten tussen het wijdverspreide applicatielandschap en informatiesilo's.

Het automatiseren van content workflows zal de productiviteit verbeteren, uw grip op ongestructureerde processen vergroten en uw werknemers bevrijden van repetitieve taken. Dit leidt tot een meer kostenefficiënte manier van werken.

Workflow automatisering

Automatiseer content workflows en elimineer handmatige en repetitieve taken met kant-en-klare workflows. xECM Power Automate Connector stroomlijnt content van en naar uw OpenText xECM-platform. Waarbij het de productiviteit van uw medewerkers verhoogt en tegelijkertijd de bedrijfsprocessen stroomlijnt. Met als gevolg het verminderen van werklast en tijdsbesparingen in het proces.

Gebruik eenn van onze vooraf gemaakte workflow-sjablonen om uw productiviteit te verbeteren en de compliance te verhogen:

 

Goedkeuringen en digitale ondertekening

Verzend documenten vanuit xECM voor goedkeuring of een digitale handtekening met DocuSign, Adobe Sign, etc. Terwijl alle goedgekeurde en ondertekende documenten weer veilig in xECM worden opgeslagen.

 

Onboarding-workflows

Automatiseer de registratie het opstarten en informeren van nieuwe medewerkers, klanten en partners. Waarmee u HRM en verkoop processen kunt aftrappen en stroomlijnen.

 

Archiveer samenwerkinsplatformen

Vang content af in samenwerkingsplatforms en tools, zoals Microsoft Office 365, Dynamics 365, Teams, Planner, voor gecentraliseerde opslag in xECM en verhoogde compliance.

Archivering van sociale media en websites

Archiveer automatisch uw Twitter-, Facebook-, Instagram-feeds en, via RSS-feeds, uw website & blog posts. Voor gecentraliseerde archivering, inclusief metadata, en terug vindbaarheid.

 

Noodherstel

Content die cruciaal is voor uw bedrijfsvoering, kan niet slechts op één plek worden bewaard. Door deze content automatisch extern op te slaan, kunt u de belangrijkste bedrijfsinformatie en procedures veiligstellen.

 

Archivering van cloudopslag

Archiveer uw Cloud-opslag, zoals Dropbox, OneDrive, Google Drive, etc, door deze automatisch te synchroniseren. Om belangrijke (samenwerkings)documenten veilig te stellen in OpenText xECM.

 

“Power Automate Connector stelt medewerkers in staat om een goedkeuringsproces te realiseren voor documenten in OpenText xECM

OpenText Extended ECM met Power Automate connectie

OpenText xECM Power Automate Connector is ontwikkeld door One Fox in nauwe samenwerking met OpenText. Om u een laagdrempelige workflow oplossing te bieden bovenop OpenText Content Server en OpenText Extended ECM oplossingen (o.a. voor SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Office 365 & Teams).

Heb jij een vraag over deze pagina?

Wij komen graag een keer langs om mee te denken!

Tel:+31302324356


Niels

Continue Reading