Navigation

E-mail Archivering

Veiligstellen van zakelijke e-mails, conform overheidsrichtlijnen

  • Zakelijke E-mails Veiligstellen

    De Nederlandse overheid heeft de Capstone methode omarmt voor het veiligstellen van zakelijke e-mails. Zo zijn e-mails eenvoudig te archiveren, en actief openbaar te maken, zonder afhankelijk te zijn van individuele naleving.

  • Actief Openbaar e-mail archief

    Doordat e-mails Duurzaam Toegankelijk gearchiveerd worden zijn ze direct terugvindbaar voor bijv. Woo-verzoeken. Met onze E-mail Archiveringsoplossing is het mogelijk om dergelijke e-mails Actief Openbaar te maken.

  • E-mail Archivering Op Maat voor elke organisatie

    OpenText E-mail Management stelt u in staat om organisatiebreed e-mails veilig te stellen. Waarbij (bewaar)termijnen, sleutelfiguren en te archiveren mailboxen volledig in te regelen zijn volgens overheidsrichtlijnen en/of specifieke wensen.

Is uw e-mail archief klaar voor de Woo?

De Wet Open Overheid zorgt dat overheidsorganisaties veel bedrijfsinformatie actief openbaar beschikbaar moeten stellen. De nodige bedrijfsprocessen en bedrijfsapplicaties worden in dit kader geschikt gemaakt om actieve openbaarmaking te ondersteunen.

Juist in deze tijd, waarin e-mail de belangrijkste vorm van externe (en interne) communicatie is en vol staat met belangrijke bedrijfsinformatie en rechtsgeldige afspraken, is het meenemen van e-mails van cruciaal belang. Zeker omdat het huidige e-mail archief vaak nog niet volledig op orde is. Laat staan dat deze informatie en afspraken herleidbaar zijn in het geval van een Woo-verzoek. Dit terwijl er intelligente e-mailbeheer oplossingen zijn die dit automatisch managen op een manier die past bij uw organisatie. Wij helpen u graag om op een slimme manier om te gaan met het veiligstellen en actief openbaar maken van zakelijke e-mails.

E-mail Archivering via Capstone methodiek

De Capstone methodiek is een werkwijze voor het automatisch veiligstellen van zakelijke e-mails. De Nederlandse Overheid heeft deze methode omarmt en adviseert overheidsorganisaties om dit te gebruiken voor hun e-mail archivering. Het RDDI heeft zelfs een nieuwe werkwijze voor het bewaren van e-mails opgesteld die gebaseerd is op de Capstone methodiek.

Handreiking: Bewaren van e-mail (Rijks)overheid

De Nederlandse Overheid heeft de Capstone methodiek omarmt voor het veiligstellen van zakelijke e-mails. In deze handreiking, uitgebracht door het RDDI, wordt een nieuwe werkwijze geadviseerd voor het automatisch veiligstellen van e-mails.

Download de Handreiking

Whitepaper: Capstone methodiek
(Engels)

De Capstone methodiek is ontwikkeld als vereenvoudigde werkwijze om e-mails digitaal te beheren in het Records Management systeem. Hiermee worden e-mails organisatiebreed en automatisch veiliggesteld op basis van enkele selecties en (bewaar)termijnen.

Download het Whitepaper

 

OpenText E-mail Management

OpenText Email Management helpt organisaties bij het identificeren en veiligstellen van zakelijke e-mails, incl. bijlagen, die gearchiveerd dienen te worden. Aan de hand van zelf in te stellen regels (business rules) bepaald u welke e-mailboxen gearchiveerd worden, wat precies gearchiveerd wordt en volgens welke (bewaar)termijnen. Verder bepaald u zelf wat beschikbaar blijft en actief openbaar gesteld dient te worden. Kortom, u archiveert alleen wat echt noodzakelijk is en bewaard dit niet langer dan noodzakelijk is (bijv. conform eigen- of overheidsrichtlijnen).

OpenText Email Management is dan ook de meest krachtige en flexibele oplossing die de inhoud in e-mailboxen, van gebruikers, sleutelfunctionarissen en groepen (bijv. afdelingen, algemene e-mailadressen), onderzoekt en veiligstelling afdwingt op basis van o.a. relevantie en een gespecificeerd tijdsbestek.

Lees Verder

 

In 5 Stappen E-mails Veiligstellen

Veel overheden vinden het lastig om deze Capstone werkwijze 'eigen' te maken. In Handreiking Bewaren van E-mail in de Rijksoverheid worden diverse onderwerpen, adviezen en termijnen vermeld die niet voor elke overheidsorganisatie werkt. Daarom heeft One Fox een stappenplan ontwikkeld om deze Handreiking (lees: Capstone methodiek) te implementeren, met de OpenText E-mail Management oplossing, op een manier die werkt en past bij uw organisatie.

Vul het formulier in en ontvang het infographic dat de aanpak beschrijft in slechts 5 stappen.

Naam

Blogs over Duurzaam Informatiebeheer

OpenText leider in Forrester Wave: Deep Digital Process Automation

Digital Process Automation is hét centrale element geworden van een succesvolle strategie voor Digitale Transformatie. Lees hoe leiders in deze Forrester Wave zich onderscheiden door een combinatie van ‘deep process’, ‘new technology’ en ‘low-code’.

BEKIJK

In 5 stappen naar Omgevingsdossiers

In 20121 treedt de Omgevingswet in werking. Is uw informatievoorziening hierop voorbereid? Lees hier hoe u zich in 5 stappen voorbereidt op de Omgevingswet.

BEKIJK

One Fox wint OpenText Collaboration partner van het jaar

One Fox heeft de prijs voor Europese Collaboration partner van 2018/2019 gewonnen vanwege de nauwe en succesvolle samenwerking met OpenText. Uit alle Europese partners zijn drie kandidaten genomineerd, waaruit OpenText uiteindelijk One Fox als winnaar heeft aangewezen.

BEKIJK

GDPR en de 6 belangrijkste eisen

25 mei 2018 zal de GDPR in werking treden. De belangrijkste wijziging in de bescherming van persoonsgegevens in 20 jaar. Om te zorgen dat EU-inwoners in controle blijven van hun persoonsgegevens. Dit betekent ingrijpende veranderingen voor organisaties, met strikte sancties als ze niet voldoen aan de GDPR. Lees hier de 6 belangrijkste eisen.

BEKIJK

5 redenen om te koppelen via de Zaak Document services van KING

Relevante informatie voor een zaak is vaak vastgelegd in verschillende systemen, zoals een vergunningensysteem, WOZ systeem of document management systeem. KING heeft hiervoor de uitwisselingsstandaard Zaak Document services ontwikkeld. Lees hier 5 grootste voordelen.

BEKIJK