Problematiek: wat zijn de juiste projecten?
De afdeling informatievoorziening van een gemeente met ongeveer 170.000 inwoners heeft besloten dat ze hun project portfolio beter willen managen. De start van dit traject was noodzakelijk, omdat de hoeveelheid projectvoorstellen te groot was om met het beschikbare budget en personeel uit te voeren. Kortom, er moesten keuzes gemaakt worden.

Om deze keuzes te maken moest er inzicht komen in welke projecten het meest bijdragen aan de beleidsdoelstellingen? Welke projecten met het beschikbare budget en personeel uit te voeren zijn? Aangezien de afdeling geen inzicht had in deze punten bleek het niet eenvoudig om de juiste projecten te kiezen.

Oplossing en aanpak: de juiste projecten kiezen
In Microsoft Project Portfolio Server heeft de gemeente de oplossing gevonden die hun in staat stelt eenvoudig het project portfolio voor de afdeling informatievoorziening te analyseren en de projecten te selecteren die het meest bijdragen aan de beleidsdoelstellingen met het beschikbare budget en personeel.

One Fox heeft in nauwe samenwerking met de gemeente Microsoft Project Portfolio Server geïmplementeerd bij de afdeling. Naast de implementatie heeft One Fox ook de gebruikers opgeleid om het programma efficiënt in te kunnen zetten.

De gebruikers zijn nu zelf in staat om het project portfolio te beheren en analyseren. Voor elk nieuw project wordt aangegeven hoeveel ze bijdragen aan de beleidsdoelstellingen. Daarnaast kan de afdeling informatievoorziening zelf verschillende analyses maken en scenario’s simuleren om met de beschikbare middelen de projecten te selecteren die het meest bijdragen aan de beleidsdoelstellingen.

Ervaringen en benefits van de Gemeente
De afdeling informatievoorziening van de gemeente werkt nu ruim een jaar met Microsoft Project Portfolio Server. Hieronder vindt u een kort overzicht van de belangrijkste ervaringen en benefits:

• Door wegingsfactoren aan te passen kunnen scenario’s nagespeeld worden om de impact op het project portfolio te bekijken.
• Gefundeerd besluiten nemen omtrent de uitvoering van projecten.
• Altijd een actueel projectoverzicht.
• In korte tijd impact en consequenties van beleidswijzigingen op (lopende) projecten inzichtelijk maken door weging aan te passen.