Zaaksgewijs werken

Onder het woord 'zaak' wordt een samenhangende hoeveelheid werk verstaan met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarin kwaliteit en doorlooptijd belangrijk zijn. Dit loopt via een bepaald proces. Met zaaksgewijs werken wordt dus gestuurd op de in de definitie genoemde punten. Deze nieuwe manier van werken maakt werkprocessen transparant
en overzichtelijk, zowel intern als voor de burger. De vindbaarheid van projecten wordt aanzienlijk vergroot en vereenvoudigd. Een systeem waarmee zaaksgewijs werken mogelijk wordt gemaakt wordt 'zakenmagazijn' genoemd.

Zaakgewijs werken is een eenvoudige manier van werken: gebruikersvriendelijk en flexibel voor de gewone medewerker en een 100% waarborg voor het archiveren.

Niet alleen voor de gebruiker levert het voordelen op, maar bijvoorbeeld ook voor burgers die bij overheids- en dienstverlenende organisaties aankloppen voor informatie. De overheids- en dienstverlenende organisaties kunnen status informatie aan de burger verstrekken, middels het zaaksgewijs werken.

Bij deze manier van werken wordt een zaak gestart door een document, dat via het digitale loket, e-mail, fax of post binnenkomt. Het moet dan wel een document zijn dat geen deel gaat uitmaken van een al bestaande zaak. Zodra een document binnenkomt, start de zaak en wordt het geregistreerd en wordt daarmee automatisch een zaakdossier. Ook andere documenten, die gedurende de afhandeling van de zaak worden gegenereerd (zoals de ontvangstbevestiging en de vergunning) worden automatisch aan het zaakdossier gekoppeld. Elke zaak heeft een uniek zaaknummer, dat tijdens het hele proces de ingang tot de zaak en alle zaakgerelateerde objecten (bijvoorbeeld documenten, dossiers, personen) vormt.

De nieuwe ontwikkelingen rond zaaksgewijs werken worden vooral getriggerd door het verbeteren van de dienstverlening van de overheid aan de burger. De vraag van de klant staat hierbij centraal.

Zaaksgewijs werken met de One Fox Archiveringsmodule in eDocs

Waarom voldoet de standaardwijze van archiveren niet m.b.t. zaaksgewijs werken?

• Gebruikers denken en werken in andere structuren dan de Documentaire Informatie Voorziening (DIV) structuur;
• Archiveren hoort bij de Documentaire Informatie Voorziening en bij de niet bij gebruikers, het wordt door gebruikers gezien als een extra last;
• Vervuiling van archiveringsregels doordat dynamisch- met statisch archiveren verweven wordt.

De One Fox Archiveringsmodule ondervangt deze problematiek. Het kan naadloos geïntegreerd worden in Open Text eDocs Document Management en is eenvoudig te bedienen.

Het volgende is onder andere mogelijk met de Archiveringsmodule:

• Aanmaken van zaken;
• Relatie leggen met het archief;
• Documenten toekennen aan zaken;
• Zoekmogelijkheid van document naar zaak;
• Direct zoeken naar complete zaak;
• Hiërarchie;
• Niveaus;
• Autorisatie;