SharePoint 2010 nu met Document- en Record Management
SharePoint 2010 productdemonstratie op 23-3
SharePoint 2010 is als een volwaardig document management (DM) en record management (RM) oplossing op de kaart gezet. Deze nieuwe editie levert een op zichzelf staande infrastructuur voor een combinatie van veel verschillende mogelijkheden via intranet, extranet en offline werken. SharePoint biedt een breed scala aan mogelijkheden, waaronder een site waarop personeelsinformatie geplaatst kan worden, extreem uitgebreide zoekmogelijkheden, het delen van informatie, blogs, wiki's, chat, mediasharing, content management, etc. Deze oplossing is organisatiebreed inzetbaar en, indien gewenst, extern bereikbaar.
In deze nieuwe editie kunnen we spreken van een echte DM functionaliteit, omdat u nu metadata aan de content kan hangen. Hierdoor is het mogelijk om versiebeheer toe te passen, een documentnummer toe te kennen, de historie bij te houden, te auditen en het is mogelijk om een workflow op te zetten. Naast deze DM functionaliteit zullen we ook ingegaan op de nieuwe ontwikkelingen op het gebied van RM en de Workflow functionaliteit in SharePoint 2010. Hieronder vindt u de belangrijkste punten gevolgd door een detaillering van deze punten:
Het gebruik van verschillende soorten content
Met SharePoint 2010 is het gebruiken en updaten van verschillende soorten content, zoals: foto's, video's, illustraties, documenten, e.d. makkelijker en uitgebreider. Deze verschillende soorten content kunnen aan een 'Master Content Type' worden gekoppeld, waardoor veranderingen bij deze 'master' automatisch worden doorgevoerd in alle onderliggende content. Door het gebruik van 'Managed Metadata' kan deze content met alle pagina's in SharePoint 2010 gedeeld en gesynchroniseerd worden.
Belangrijkste voordeel: Gemakkelijk updaten van de content, snel en simpel delen van content met alle pagina’s en web applicaties
Workflow
SharePoint Designer 2010 laat gebruikers workflows definiëren die telkens weer gebruikt kunnen worden. Dit betekent dat gedefinieerde workflows overal in SharePoint 2010 te gebruiken zijn en deze zijn te exporteren als een SharePoint package (WSP). Deze herbruikbare workflows kunnen ontworpen en aangepast worden door power users, die geen kennis nodig hebben van Visual Studio en/of .NET workflow technologieën.
In een workflow speelt het content type een belangrijke rol, aangezien dit de eigenschappen van een SharePoint lijst definieert. Voorbeeld: een content type wordt gebruikt om metadata te definieren dat geassocieerd is met een bepaald document in de SharePoint site verzameling. Hierdoor kan een jaarlijkse rapportage gekoppeld worden aan eigenschappen (klant, jaar en goedkeuring van een accountant) van een SharePoint Designer workflow.
In SharePoint 2007 is het niet mogelijk om een ad hoc workflow te koppelen aan een content type. Hierdoor worden Visual Studio workflows gebruikt om deze koppeling te realiseren. In SharePoint 2010 behoort deze omslachtige werkwijze tot de verleden tijd, aangezien een workflow toegevoegd kan worden aan een lijst, bibliotheek en een content type. Een workflow kan naar wens ingericht worden voor een specifieke locatie, waarbij er uit verschillende opties gekozen kan worden:
-
de naam die aan de workflow gegeven wordt;
-
de takenlijst waar workflow gerelateerde taken zijn opgeslagen;
-
de historie dat alle, aan de workflow gerelateerde, events vastlegt;
-
hoe de workflow opgestart moet worden;
-
toegevoegde opties die specifiek voor de individuele gebruiker zijn.
Belangrijkste voordeel: één keer ontwerpen, door iedereen te gebruiken en door de power users te ontwerpen en aan te passen
Archiefbeheer (Record Management)
SharePoint 2010 heeft een archiefbeheer functionaliteit: ‘In Place Records Management’. Hiermee kan een document in een document bibliotheek als een record worden opgeslagen in dezelfde document bibliotheek. Voortaan hoef je het document niet meer naar het records center te sturen. Het opslaan van een document als record betekent dat er eigenschappen aan het document gehangen kunnen worden, zoals ‘alleen lezen’ en het ‘niet kunnen verwijderen’ van het document. Als een document eenmaal als record is opgeslagen worden de aan te passen details beschikbaar. Het aanpassingsscherm geeft de content type, record status, retentie status, wacht status en het controle log voor het record weer.
Belangrijkste voordeel: Eenvoudiger aan te passen, sneller en gebruiksvriendelijker Record Management
Hold en eDiscovery functionaliteit
Deze functionaliteit wordt gebruikt om externe acties te volgen, als rechtspraken, onderzoeken, of controles waarbij dynamische documenten ‘on hold’ komen te liggen. Door documenten te sturen naar de ‘hold’ worden ze beveiligd opgeslagen, waardoor ze onderzocht kunnen worden door inspecteurs of controllers. Deze functionaliteit was nog niet beschikbaar in SharePoint 2007.
Belangrijkste voordeel: Verbeterde naleving van regelgeving
Toekenning metadata regels
We zien vaak dat een document management systeem fysieke documenten vastlegt via scanners of faxen op een afdelingssite binnen SharePoint. SharePoint 2010 ondersteund de creatie van metadata regels waardoor het mogelijk is deze bestanden in de juiste bibliotheek of folder op te slaan. De mailbox kan dan automatisch de inkomende documenten doorsturen naar de juiste document bibliotheek. Bijvoorbeeld: als de postkamer het document een label ‘bank afschrift’ geeft wordt het automatisch doorgestuurd naar de document bibliotheek voor bank afschriften.
Belangrijkste voordeel: Tijdsbesparing
Nummertoekenning (Document ID)
Als u de document ID functionaliteit aanzet, geeft SharePoint 2010 standaard nieuw aangemaakte documenten een uniek ID-nummer. Deze functionaliteit laat u het format voor het document ID definiëren. Als deze optie voor een bestaande site met informatie aangezet is, kan u document ID’s genereren voor alle bestaande documenten. Een document ID kan gekoppeld worden aan een document set en aan elk bestand wat zich hierin bevindt.
Belangrijkste voordeel: Tijdsbesparing
Document sets
Document sets zijn een nieuw content type in SharePoint 2010. In een document set worden verschillende documenten bij elkaar gehouden, net als in een dossier of een item. Het voordeel in een voorbeeld: jaarlijkse bank- en accountantsverklaringen, die meerdere documenten kunnen bevatten, worden gebundeld in één document set en kunnen doorgestuurd worden naar een workflow ter goedkeuring. Sinds het een content type op zich is kan er metadata aan toegevoegd worden. Dit kan automatisch ingesteld en toegevoegd worden. In een document set kunnen mappen geplaatst worden, waarin vervolgens weer nieuwe document sets aangemaakt kunnen worden. Een map kan in een library aangemaakt worden waarna het geplaatst wordt in een document set.
Belangrijkste voordeel: Vergemakkelijkt content management en versterkt de flexibiliteit
Historie en Audit trail
Een gezonde SharePoint huishouding is belangrijk om de eindgebruikers een optimale bereikbaarheid en een optimaal resultaat te geven. De management mogelijkheden zijn daarom in SharePoint 2010 verbeterd. Het monitoren van de document huishouding wordt mogelijk door de introductie van de 'health monitor' en de toegevoegde functionaliteit om de historie van een document bij te houden. Dit zijn tools om een audit uit te voeren. De 'health monitor', een beheer functionaliteit, meet de kwaliteit en geeft terugkoppeling over de status van de documenthuishouding. Daarnaast geeft het aan wat de beheerder kan doen om de bereikbaarheid en het resultaat te verbeteren. Deze nieuwe functionaliteit maakt het managen van SharePoint een stuk eenvoudiger. Ook door de aanvulling van SharePoint Timer kunnen taken makkelijker gevolgd, herstart en aangepast worden vanuit de centrale administratie. Ook houdt SharePoint 2010 een overzichtelijke historie bij van alle documenten. Zo kunt u nagaan wanneer een document is behandeld, opgeslagen en door welke gebruiker dit is gebeurt.
Belangrijkste voordeel: verhoogde efficientie, tijdsbesparing en controle op kwaliteit, voortgang en beheer.
Overige nieuwe functionaliteiten in SharePoint 2010 zijn onder andere de Connectivity Services die zijn toegevoegd. Hiermee is het makkelijker om links naar data- en documentbronnen te maken. Verder zijn contactpersonen vanuit Outlook te koppelen aan SharePoint, wat de communicatie vergemakkelijkt, en kan er met één druk op de knop gewisseld worden tussen de SharePoint 2007 en SharePoint 2010 interface.
SharePoint 2010 product demonstratie
Aangezien SharePoint 2010 te veel nieuwe ontwikkelingen kent om hier toe te lichten geven wij productdemonstraties. Bent u ook benieuwd naar de nieuwe ontwikkelingen in SharePoint 2010? Meldt u hier aan voor onze productdemonstratie van dinsdag 23 Maart. De demonstratie vindt plaats van 15.00 uuur en duurt tot 17.00 uur, waarna wij u graag nog een drankje aanbieden aan de bar. Deelname aan de demonstratie is geheel vrijblijvend.