Routing van documenten in eDOCS

Wat is routing?
Routing is het routeren van (gescande) documenten in een organisatie, middels een document managementsysteem, langs medewerkers die het document moeten behandelen. Routing geeft in een document managementsysteem de mogelijkheid om een document langs meerdere personen te sturen. Voorwaarde is wel dat deze mogelijkheid al aanwezig is in de applicatie, of eraan gekoppeld kan worden. De personen die het document via routering krijgen kunnen bijvoorbeeld zijn: postkamermedewerkers, werkverdelers, behandelaars, DIV-medewerkers, adviseurs, e.d. Deze personen kunnen het document een bepaalde status geven. Op grond van de gegeven status weet de ontvanger of een document nog in behandeling, ontwikkeling (concept, indien het niet inkomende post betreft) of definitief is. Documenten die in een routing terecht (dienen) te komen zijn meestal documenten die langs meerdere behandelaars moeten gaan ter inzage of bewerking en/of het betreft gescande binnengekomen post.

Voorbeelden van het gebruik van routing zijn:

• Een concept document dat eerst moet worden goedgekeurd door een panel, managers e.d., voordat het de status ‘definitief’ krijgt en gepubliceerd mag worden.
• Een digitale factuur moet eerst langs een aantal tekenbevoegden voordat het bijbehorende bedrag betaald kan worden.
• Op een gescand document moet een reactiebrief opgesteld en verzonden worden naar de afzender. De ingekomen brief moet langs verschillende behandelaars die een brief opstellen waar een handtekening ondergezet moet worden. Deze brief wordt dan gescand en aan het origineel gekoppeld en digitaal opgeslagen.
• Een projectdocument moet eerst vastgesteld worden door projectteamleden, voordat deze gepubliceerd wordt in een bijbehorend projectdossier (bij zaaksgewijs werken).

Mogelijkheden bij routing

Routing heeft niet zoveel mogelijkheden als workflow, waar het vaak mee verward wordt. Routing is vrij basic en zit vaak al ingebed in een document managementsysteem. In eDOCS DM 5.2.x is een mogelijkheid van routing aanwezig. Met routing kan een document in eDOCS doorgezet worden van (postkamer) medewerker naar medewerker waar het in en behandeling komt te staan. Het document kan gedurende het proces wel in een map geplaatst worden, evenals in een zaak (project).

Een gebruiker kan in eDOCS zien of er een document voor hem/haar klaarstaat (zie afbeelding 1). Bij ‘workload’ komt dan te staan ‘In behandeling’. Wat in behandeling staat kan middels een zoekvraag opgevraagd worden. Deze zoekvraag wordt op voorhand gedefinieerd, waarna de gebruikers deze kan invoeren. Tevens is het mogelijk dat een zoekvraag geautomatiseerd wordt doorgevoerd middels een script voor b.v. een hele afdeling.

Het document wat bij de behandelaar terecht komt kan doorgestuurd zijn door een werkverdeler (iemand die op een afdeling de ontvanger is van het poststuk en daar uitzoekt wie de behandelaar is) of direct door de postkamer. Retourneren is ook mogelijk, indien het document verkeerd bezorgd is, of wanneer een scan niet goed gelukt is.

Routing is veelal een oplossing voor kleine afdelingen en organisaties of als alternatief op het veel uitgebreidere en duurdere workflowsysteem.

(Afbeelding 1 – een document in de wacht bij “In behandeling”)

Hieronder een voorbeeld van routing, nadat een document vanuit een scanapplicatie gereleased is in eDOCS: