OpenText eDocs DM/RM
OpenText heeft met eDocs Document Management (DM) / Record Management (RM), versie 5.1.x (voorheen Hummingbird) en verder, een oplossing in de markt die voorziet in een volledig Document Management traject. Voor een volledige archiefhuishouding en zaaksgewijs werken kan Document Management aangevuld worden met de Record Management module. Met Record Management kan een statisch archief bijgehouden worden en projecten en dossiers kunnen hierin opgeslagen worden tot het moment van verlopen van de bewaartermijn. Tevens zijn er vele mogelijkheden met betrekking tot documentbeheer, zoals:
De voordelen van deze Document Management oplossing zijn:
- Een medewerker kan in één oogopslag zien wat de meest recente versie van een document is;
- Er zijn geen ongecontroleerde variaties van een document in omloop;
- Alle oude versies zijn beschikbaar;
- Informatie is altijd beschikbaar voor degenen die het ook daadwerkelijk nodig hebben;
- Het document is beveiligd tegen onbevoegden;
- Gevoelige infromatie wordt niet per ongeluk beschikbaar gesteld voor het hele bedrijf;
- De gebruiker hoeft niet na te denken wie hij/zij rechten moet verlenen op zijn/haar documenten;
- Zoeken op meerdere manieren is mogelijk;
- Metadata is toekenbaar;
- Document inhoud is zichtbaar;
- Een mappenstructuur is (optioneel) te gebruiken;
- Documenten worden geordend op onderlinge samenhang;
- Wettelijke verplichtingen (Archiefwet) kunnen nagekomen worden;
- Documenten zijn makkelijk opvraagbaar, als dit nodig is;
- Routeren van werk is mogelijk;
- Doorlooptijden worden verminderd;
- De voortgang van aanvragen, bij uitlening van archiefstukken, kan getoond worden (Record Management module);
- Er wordt operationele informatie over het proces gegeven;
- Automatisch archiveren is mogelijk (Record Management)
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van OpenText eDocs Document- en Record Management? Bel: 030-230 4229 of mail naar info@onefox.nl.