One Fox Add-ons

One Fox heeft toepassingen ontwikkeld die gebruikt kunnen worden in de DM modules van OpenText eDOCS. Met deze toepassingen bevatten:

One Fox Autorisatiematrix
One Fox Archiveringsmodule
One Fox Lookup
One Fox Rapportagemodule

Uitgangspunten One Fox Autorisatiematrix

In eDOCS is het zo dat gebruikers zelf zorg dragen dat de geregistreerde documenten uniform met de juiste personen en groepen gedeeld worden. Als tijdens de workflow van een document de rechten aangepast moeten worden kost dat extra tijd, waarbij ook onthouden moet worden welke rechten in iedere situatie uitgedeeld moeten worden.

One Fox heeft hiervoor dé oplossing ontwikkeld
De One Fox eDocs Autorisatie (Rechten) matrix verleent automatisch rechten op geregistreerde documenten, aan de hand van vooraf gedefinieerde parameters zoals bijvoorbeeld de vertrouwelijkheid van een document. Bij het aanmaken of wijzigen van een registratie wordt automatisch, op basis van de vastgelegde regels, de beveiliging correct ingesteld.

Voordelen van de One Fox eDocs Autorisatiematrix zijn onder meer:

Informatie is altijd beschikbaar voor degenen die het ook daadwerkelijk nodig hebben;
Het document is beveiligd tegen onbevoegden;
Gevoelige informatie wordt niet per ongeluk beschikbaar gesteld voor het hele bedrijf;
De gebruiker hoeft niet na te denken aan wie rechten verleend moeten worden op zijn of haar documenten.

Met behulp van teammappen is het mogelijk om individuele medewerkers en afdelingen rechten te verlenen op één of meerdere documenten. Deze rechten zijn een uitbreiding op de beschreven rechtenmatrix.

Uitgangspunten One Fox Archiveringsmodule

Om uw organisatie effectief en efficiënt te laten draaien, is het delen van informatie essentieël. Tevens is het van belang om te voldoen aan de eisen van de Archiefwet 1995 en het bijbehorende Archiefbesluit, waarbij er sprake moet zijn van een goede, geordende en toegankelijke staat van het te gearchiveerde materiaal. Dit geldt ook voor digitale documenten.

Als u een gebruiker bent van OpenText eDocs DM, heeft u een systeem om uw digitale documenten te managen. U streeft naar nog meer overzichtelijkheid en gebruikersgemak met betrekking tot het archiveren van documenten? Voor de efficiëntie is het handig dat de gebruikers van het DMS zich zo min mogelijk bezig houden met het archiveren van documenten. Archiveren is een taak van de DIV (Documentaire Informatie Voorziening).

De One Fox eDocs archiveringsmodule biedt dé oplossing
De One Fox eDocs archiveringsmodule heeft een archieffunctie, waarbij het digitale document of project, wanneer het wordt afgesloten, automatisch in een statisch archief geplaatst kan worden.

Voordelen van de One Fox archiveringsmodule:

Elke afdeling kan de eigen archiveringstructuur bepalen, naast de bestaande structuur, zonder dat dit de centrale archiefstructuur beïnvloedt.
De gebruiker hoeft zich niet meer bezig te houden met de archiefregels.
Door een document of project af te sluiten wordt het automatisch gearchiveerd in het statische RM ordeningsplan zonder dat de gebruiker hiervoor handelingen hoeft te verrichten.
Er zijn geen RM licenties meer nodig voor gebruikers.
Complexiteit RM beheer verminderen.
Archiveren bij DIV neerleggen en weghalen bij de gebruiker.

Uitgangspunten One Fox Lookup

Open Text eDOCS DM heeft zelf een Lookup, wat een handige tool is om op basis van een zoekcriterium informatie te vinden. Vanuit de markt komt echter steeds vaker de wens om op basis van meer criteria een zoekopdracht te starten. Dit wordt helaas niet ondersteund door Open Text eDOCS DM Lookup.

One Fox heeft een Lookup ontwikkeld die aan deze wens tegemoet komt
Met de One Fox Lookup heeft de gebruiker veel mogelijkheden om één of meerdere gewenste items uit een lijst te selecteren. Hierdoor kan de zoekopdracht verder gespecificeerd worden. De One Fox Lookup functie werkt op dezelfde manier als de OpenText eDocs DM Lookup en dient hetzelfde doel, namelijk het kunnen vinden van data. Daarentegen biedt de One Fox eDOCS Lookup meer zoek- en filtermogelijkheden, hetgeen het dagelijks gebruik van eDOCS sterk vergemakkelijkt.

Met deze Add-on kan worden gezocht naar projecten, contactpersonen of andere gegevens op een nauwkeurige en snelle wijze. Hierdoor:

Bespaart u tijd en geld;
Wordt het gebruikersgemak verhoogd, waardoor ook de acceptatie van de oplossing verbeterd wordt.

Uitgangspunten One Fox Rapportage Module

Gebruikers hebben geen mogelijkheid om zelf rapportages te definiëren en om inzicht te krijgen in de beschikbare gegevens. Ook is het niet mogelijk om managementinformatie uit het systeem te halen.

De One Fox eDOCS Rapportage Module biedt op basis van Microsoft Reporting Services, gebruikers de mogelijkheid om zelf rapporten samen te stellen en te delen. Hiervoor zijn entiteiten beschikbaar welke gebruikers kennen uit het werken met eDOCS DM. Relaties tussen de entiteiten worden ook automatisch weergegeven, zodat gebruikers geen ingewikkeld databasemodel hoeven te kennen. Indien gewenst kan het definiëren van rapportages aan een specifieke groep gebruikers voorbehouden worden.
Naast het rapporteren van metagegevens van registraties is het ook mogelijk om gegevens over de metagegevens af te drukken, zodat bijvoorbeeld statistische gegevens inzichtelijk worden.

Voordelen van de One Fox eDocs Rapportage Module zijn onder meer:

Mogelijkheid om rapporten te maken met gegevens uit of over eDOCS DM;
Eenvoudige interface om rapportages op te stellen;
Entiteitenmodel uitbreidbaar en aanpasbaar, om volledig bij uw organisatie aan te sluiten;
Integratie met gebruikers en groepen van eDocs DM:
- Toegangscontrole;
- Alleen gegevens tonen waar de gebruiker rechten op heeft;
Gebruik van standaard applicatie Microsoft Reporting Services;
Rapportages weergeven via de Webbrowser; geen installatie bij gebruikers nodig;
Mogelijkheid tot exporteren van rapportages naar diverse andere formaten, zoals Acrobat bestand (PDF), Microsoft Excel en XML.

Wilt u meer weten over One Fox producten?
Bel: 030-2304229 of mail naar info@onefox.nl.

Koppeling One Fox producten met externe applicaties

Standaard integratie met MS Office producten
Integratie met overige populaire applicaties zoals Acrobat reader, Autocad, etc.
One Fox eBus