Enterprise Content Management
Herkent u dit ook?
Binnen uw organisatie worden vrijwel alle documenten digitaal ingevoerd en opgesteld en een groot gedeelte daarvan wordt ook weer digitaal verstuurd. Een methode of structuur voor het beheersbaar digitaal managen en archiveren van deze documenten is echter niet of nauwelijks aanwezig. De gevolgen hiervan zijn:
- Zijn medewerkers veel tijd kwijt aan zoeken naar informatie;
- Het risico bestaat dat er beslissingen worden genomen op basis van achterhaalde informatie;
- Medewerkers kunnen alle documenten inzien en/of bewerken, omdat de rechten niet of niet goed ingesteld zijn. Bij functiewijzigingen worden over het algemeen nieuwe rechten op nieuwe of bestaande mappen aangevraagd. Zelden worden rechten opgeheven. Het resultaat is dat er geen overzicht is van wie in welk document mag/kan kijken.
- Moeilijke samenwerking als gevolg van het niet goed kunnen delen van informatie.
Waarom ECM?
ECM maakt het mogelijk de volgende documenten te beheren, te archiveren, toegankelijk te maken en een workflow op te zetten:
• Gescande documenten;
• E-mails en attachtements;
• Tekeningen;
• MS office documenten;
• Multimedia, PDF, etc.
Wat kunnen wij voor u doen?
1. Brengen van structuur in het werken met en archiveren van digitale en papieren documenten;
2. Ontsluiten van het (digitale)archief;
3. Een gebruikersvriendelijke, overzichtelijke en beheersbare digitale omgeving opzetten;
4. Met onze kennis kan de ECM software aan de eisen en wensen van uw organisatie worden aangepast en niet andersom;
5. Begeleiding geven in het veranderingsproces, zodat de geïmplementeerde ECM oplossing echt toegepast gaat worden;
6. Ondersteuning in het projectverloop: van functioneel ontwerp tot oplevering, van configuratie tot opleiding;
7. Kostenreductie.
Interesse?
Wilt u meer weten over wat One Fox voor u kunt betekenen op het gebied van ECM?
Bel: 030 - 2304229 of mail naar info@onefox.nl.
Bezoek ook onze ‘Rondetafel’ sessies over ECM. Meldt u hier aan.
Informatie over: ECM, Workflow, Zoekfunctie, Rechten, Versiebeheer, Archivering, Business Intelligence