Email Management met Open Text Email Filing for eDOCS

Email Filing for eDOCS | Email Archiving | Rondetafel sessie

Elke medeweker die gebruik maakt van eDOCS, heeft binnen dit programma al de mogelijkheid om e-mails te registreren en archiveren. Dit gaat echter geheel vrijblijvend en zonder enige intelligentie vanuit het programma of sturing vanuit de organisatie. Juist in deze tijd, waar e-mail de belangrijkste vorm van externe communicatie is en vol staat met belangrijke informatie en rechtsgeldige afspraken, is dit vragen om problemen. Hieronder ziet u wat er fout gaat binnen organisaties zonder Email Management. Herkent u zich in deze struikelblokken?

• Afspraken of (indirecte) toezeggingen van medewerkers zijn niet inzichtelijk, waardoor het management verrast kan worden.
• Informatie over contractuele aanpassingen gaat verloren, omdat de bijbehorende e-mails niet opgenomen worden in het dossier.
• Organisaties zien de e-mailstroom niet en weten dus niet of ze de compliance regels naleven, welke binnen diverse industrieën van kracht zijn.
• E-mails behoren tot de archiefwet en dienen daardoor ordelijk gearchiveerd te worden.
• Het opslaan van grote email hoeveelheden leidt tot performance problemen binnen Outlook.
• E-mail quota’s beperken de groei van mailboxen, waardoor gebruikers bepalen wat ze weggooien, archiveren in Outlook of printen en bewaren in mappen.
• E-mails worden door Outlook lokaal en dus buiten het zichtveld van de organisatie gearchiveerd.
• Medewerkers zijn in enkele gevallen fulltime bezig met het sorteren en opslaan van e-mails in een document systeem.

Om bovenstaande uitdagingen aan te pakken kunt u gebruik maken van een systeem dat daar speciaal voor gebouwd is. eDOCS, maar ook SharePoint 2010 biedt dit standaard niet aan. Daarom zijn er voor eDOCS en SharePoint speciale producten ontwikkeld. Dit stuk behandeld het voor eDOCS[1] geleverde product onder de naam Open Text Email Filing for eDOCS en Open Text Email Archiving. De belangrijkste voordelen van deze oplossing hebben wij voor u op een rij gezet.

Business benefits van Email Management

• Accuraatheid en volledigheid; alle belangrijke email informatie, opdrachten en afspraken worden (automatisch) opgeslagen, waardoor u geen belangrijke informatie meer kwijt raakt en uw dossier compleet is;  
• Alle voordelen van eDOCS DM; rechten op, delen van documenten, Record Management en zoeken in bijlagen;
• E-mails opslaan in eDOCS, beschikbaar in Outlook; Outlook blijft snel en u vergroot uw opslaglimiet, waardoor uw e-mail historie in takt blijft;
• Tijdwinst; dagelijkse handelingen om e-mails op te slaan drastisch ingekort: zo kon een advocatenkantoor het aantal medewerkers dat e-mails sorteert en opslaat in DM terugbrengen van acht naar vier fulltime medewerkers.

Open Text Email Filing for eDOCS
Open Text Email Filing for eDOCS is een uitgebreide set van add-on modules voor eDOCS die u het opslaan van uw belangrijke zakelijke e-mails in eDOCS automatiseert. Email Filing bestaat uit drie modules: Email Marker, Email Filing Assistant en Email Auto Bulk Filing. Met ingang van Email Filing 3.1 zijn deze modules verbeterd. We zullen per module een overzicht geven van deze verbeteringen. Daarnaast introduceert Email Filing 3.1 ook de Exchange Connector, waarmee u ook onderweg of zelfs op vakantie uw e-mail kunt sorteren en opslaan met behulp van of uw mobiele telefoon. Zo worden alle belangrijke informatie en afspraken altijd veilig opgeslagen, ook bij langdurige absentie.

Email Marker
De Open Text Email Marker monitored welke e-mails in eDOCS DM opgeslagen zijn en waar deze e-mails zijn opgeslagen. Op deze manier kunt u in één oogopslag zien of en waar die opdrachtbevestiging of -aanpassing daadwerkelijk veilig is opgeslagen. De Email Marker maakt dit mogelijk door uw Microsoft Outlook folders automatisch te controleren en vergelijken met de content in uw eDOCS DM bibliotheek. Vervolgens worden uw e-mails op kleur gemarkeerd. Zo kunt u direct zien of een e-mail wel of niet in eDOCS DM is opgeslagen, maar ook of het gaat om een opdrachtbevestiging, deadline, bepaald project of afzender. Ook geeft de Email Marker direct aan waar uw e-mail in eDOCS DM is opgeslagen. Omdat de Email Marker eenvoudig te configureren is, kunt u zelf aangeven wat voor locatie informatie kleurenindicatoren u te zien krijgt.
De Email Marker houdt niet alleen bij welke en waar uw e-mails staan in eDOCS, maar helpt u ook bij het opschonen van uw e-mails in Outlook. E-mails die in eDOCS zijn opgeslagen kunnen met behulp van de ‘Cleanup Rules’ uit Outlook worden verwijdert door middel van definieerbare tijdsinstellingen. Omdat u direct kunt zien of de e-mail opgeslagen voorkomt u het per abuis verwijderen van essentiële bedrijfsinformatie.

 De Email Marker geeft in één oogopslag aan of, en waar uw e-mails in eDOCS DM zijn opgeslagen

Verbeteringen in Email Marker 3.1
Met ingang van Email Filing 3.1 zijn ook de in Email Marker een aantal verbeteringen doorgevoerd. De belangrijkste verbeteringen en fixed issues hebben wij hieronder op een rij gezet:

• Door de marker aangemaakte categorieën worden nu gewist, als de e-mail verwijderd is uit eDOCS DM of indien de gebruiker geen toegang meer heeft tot het document;
• Oracle ondersteuning;
• Fixed issue: Email Marker 3.0 ondersteund de nieuwe methode MAIL_ID die in eDOCS DM 5.2 CU4 is ingevoerd, maar miste eerder opgeslagen e-mails. Dit is nu opgelost en de Email Marker identificeert nu alle e-mails over de gebruikte ID methode.

Email Filing Assistant
De Email Filing Assistant bespaart u niet alleen veel tijd bij het sorteren van uw inkomende e-mail, maar zorgt er vooral ook voor dat uw e-mails eenduidig en herkenbaar worden opgeslagen. Hierdoor zijn uw e-mails eenvoudiger terug te vinden, niet alleen door uzelf, maar ook door uw collega die dringend die ene mail nodig heeft.

Voorheen moest metadata, zoals het project, de zaak of het document type handmatig ingevoerd worden voor elke e-mail.  De Filing Assistant doet dit nu geheel automatisch door het analyseren van uw e-mail historie en contactinformatie op intelligente wijze te herkenen. Op basis van deze analyse vult de Email Filing Assistant alle nodige metadata in. Dit voorstel kunt u vervolgens zelf accepteren om uw e-mail in eDOCS DM op te slaan. Omdat u niet langer alle metadata zelf in hoeft te vullen bespaart het u veel tijd en inspanning. Tegelijkertijd zorgt de Email Filing Assistant voor de belangrijke consistente en herkenbare profilering binnen uw eDOCS DM, waardoor alle benodigde informatie snel terug te vinden is. 

De Filing Assistent stelt metadata voor op basis van uw e-mail en zender/ontvanger historie

Verbeteringen in Email Filing Assistant 3.1
Ook in Email Filing Assistant 3.1 zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd. De belangrijkste verbeteringen en fixed issues hebben wij hieronder op een rij gezet:

• Oracle ondersteuning vanaf eDOCS 5.2;
• Mogelijkheid om velden uit te sluiten tijdens het controleren van duplicaat (ondanks dat een bepaald veld anders is, wordt de e-mail nog steeds behandeld als een duplicaat);
• Fixed issue: Bij gebruik van DM 5.2, zonder de nieuwe SaveUI, werkte sommige DM functies (folder security inheritance, apply to all, email fields mapping) niet. Dit probleem is nu verholpen;
• Fixed issue: probleem met grote e-mails (>25MB) is opgelost;
• Fixed issue: Email Filing Assistant 3.0 ondersteund de nieuwe MAIL_ID methode die ingevoerd is in DM 5.2 CU4, maar miste oudere opgeslagen e-mails. Dit is opgelost waardoor alle e-mails geïdentificeerd worden, ongeacht welke ID methode gebruikt werd;
• Fixed issue: E-mails worden standaard opgeslagen volgens het MAIL_ID model, dat wordt gebruikt in DM 5.2 CU3 en eerder. Als alle gebruikers werken met CU4 of later kan via de instellingen overgestapt worden naar een nieuw model.

Email Auto Bulk Filing
Met Email Auto Bulk Filing kunt u grote e-mail hoeveelheden automatisch in eDOCS DM laten opslaan.
U kunt aan elke Outlook folder een profiel hangen en deze folder vervolgens laten monitoren. Alle e-mails die naar deze folder gesleept worden zullen automatisch geprofileerd worden in eDOCS DM op basis van dit toegewezen profiel.

Via de ‘Auto Bulk Filer interface’ heeft u daarnaast een duidelijk overzicht van al uw gemonitorde folders, zodat u eenvoudig kunt zien waar uw e-mails in terecht komen. Daarnaast is het mogelijk om folders te tonen en sorteren  op basis van oorspronkelijke Outlook folder en gedefinieerde metadata. Op deze manier heeft de gebruiker totale controle over het e-mail sorteerproces.

Auto Bulk Filing stuurt alle e-mails die naar een gemonitorde map worden gesleept naar eDOCS DM

Verbeteringen in Email Auto Bulk Filing 3.1
De meeste verbeteringen zijn doorgevoerd in Email Auto Bulk Filing 3.1. De belangrijkste verbeteringen en fixed issues hebben wij hieronder op een rij gezet:

• Lijst van gedefinieerde mappen kan ook kolommen met gedefinieerde metadata van het DM-profiel bevatten. De weergegeven velden kunnen worden geconfigureerd;
• Status van reeds gesorteerde e-mails kan gewist worden. Zo kunt u e-mails hersorteren;
• Een centraal opgeslagen definitie van een gemonitorde map kan gekopieerd worden van de ene naar de andere gebruiker;
• Een gedefinieerde map kan als sjabloon dienen bij het opzetten van een nieuwe map;
• In Outlook 2007 kunt u met één klik op de rechtermuisknop de Auto Bulk Filing wizard starten;
• Oracle ondersteuning vanaf eDOCS 5.2;
• Sorteer uw e-mail op locatie met de Exchange connector (zie hieronder);
• Fixed issue: Windows kon niet met meer dan 1.000 rijen in de lijst van gedefinieerde mappen aan. Dit is verholpen en de lijst ondersteunt nu meer dan 1.000 rijen (getest met 10.000 gedefinieerde mappen).

Exchange connector
De belangrijkste toevoeging in Email Filing 3.1 is de Exchange connector. Deze nieuwe module in Email Filing 3.1 zorgt ervoor dat uw Outlook mappen altijd gemonitored worden, zelfs als u niet in staat bent om op kantoor te komen. Deze module zorgt ervoor dat uw e-mails direct uit de Exchange Server gehaald worden zonder dat uw werkstation opgestart moet worden. Zo wordt uw
e-mail ook op locatie snel en eenvoudig gesorteerd via Outlook Web Access of uw mobiele telefoons en opgeslagen in eDOCS DM. Zo hebben uw collega’s toegang tot dat ene belangrijke bestand en kunnen hun verder werken, terwijl u geniet van uw vakantie.

Open Text Email Archiving
Naast Email Filing 3.1, eDOCS edition, kent Open Text nog een oplossing waarmee u uw e-mail kunt managen: Open Text Email Archiving. Met Email Archiving wordt uw e-mail automatisch gearchiveerd op één centrale plek binnen uw organisatie. Dit betekent dat medewerkers niet langer hun e-mail via Outlook moeten archiveren (in pst bestanden), in verband met regels en mailbox limieten. Hierdoor worden belangrijke afspraken niet langer op de pc van de medewerker opgeslagen, uit het zicht van de organisatie, maar in één centraal archief samen met uw andere gearchiveerde content. Het automatisch archiveren van uw e-mail kan gebeuren op basis van instelbare criteria, zoals grootte (>5mb), tijd (ouder dan 3 maanden), bijlage, kernwoord, mailbox limiet (terugbrengen naar 60% van het limiet) of handmatig (rechtermuisknop). De e-mail blijft na archivering gewoon zichtbaar in de oorspronkelijke locatie in Outlook. Dit zorgt naast een transparante archivering, ook voor het terugdringen van uw benodigde archiefcapaciteit. Daarnaast zorgt dit ervoor dat Outlook snel blijft in gebruik.

Rondetafel sessie
Wilt u grip krijgen op de e-mailstroom binnen uw organisatie en niet langer het risico lopen om belangrijke informatie kwijt te raken? One Fox organiseert binnenkort een rondetafel sessie over e-mail management. Hou het vossebelletje in de gaten voor meer informatie.

Geef nu uw reactie op onze komende rondetafel sessies en wij informeren u, zodra het programma en het tijdstip bekend zijn!