Archivering

‘Hoe bewaart u op dit moment uw documenten? Hoe weet u hoe lang u documenten moet bewaren?’

Door middel van de RM (record management) functie in ECM kunnen documenten gestructureerd gearchiveerd worden. Zodra een document gearchiveerd wordt, veranderd deze van dynamische- naar statische fase. Voor ECM houdt dit in dat een document dat gearchiveerd is, beschermd wordt tegen wijzigingen. Hiermee wordt voorkomen dat documenten die definitief zijn ongeoorloofd gewijzigd worden.
Zo bestaan er verschillende bewaartermijnen voor verschillende soorten documenten. Van de overheid dienen bepaalde documenten voor een bepaalde termijn bewaard te worden. Andere documenten zoals projectdocumentatie kunnen onbeperkt bewaard worden voor toekomstig naslagwerk.

Voordelen van Archiveren:
• Documenten worden geordend op onderlinge samenhang
• Nakomen aan wettelijke verplichtingen
• Makkelijk opvraagbaar als dit nodig is

Informatie over: ECM, Workflow, Zoekfunctie, Rechten, Versiebeheer, Archivering, Business Intelligence