Juridisch Documentatie Systeem

De organisatie ProRail registreert en beheert een grote hoeveelheid juridische documenten. Deze documenten hebben veelal betrekking tot objecten op het spoor zoals kabel en leidingen of andere organisaties. Ter vereenvoudiging van het beheren hiervan is de applicatie JDS2 ontworpen en gerealiseerd. 

De applicatie JDS heeft een aantal bijzondere kenmerken. Zo maakt ProRail gebruik van Open Text eDocs 5 voor het registreren, beheren en archiveren van alle documenten. JDS2 is echter een process applicatie welke tevens documenten beheert. Om te voorkomen dat documenten meerdere keren worden bijgehouden, is JDS ontworpen als process aplicatie welke integreert met eDocs 5. Zo bewaart JDS de voor juridische documenten typische metadata zoals Objecten en Wederpartijen, maar gebruikt tevens eDocs als opslagmedium voor dossiers en documenten. 

Deze integratie is een goed voorbeeld van de mogelijkheden die ontstaan als het Document Management Systeem wordt gekoppeld met een procesapplicatie. De procesapplicatie ondersteunt het proces van de klant en houdt de extra processpecifieke informatie bij voor bijvoorbeeld zoekresultaten. De documenten die uit het proces komen, worden opgeslagen in het Document Management Systeem. Hierdoor wordt automatisch gebruik gemaakt van regels die de organisatie heeft gesteld met betrekking tot document management, rechten, record management en dergelijke.

Juridische documenten zijn vaak gekoppeld aan objecten welke op een specifieke locatie geplaatst zijn. JDS is gekoppeld aan het Prorail GIS systeem. Hierdoor kan snel en eenvoudig het document of object visueel in kaart gebracht worden.

One Fox heeft voor deze applicatie gebruik gemaakt van de Ontwikkelstraat.
Hierbij zijn de volgende fasen uitgevoerd:

• Requirements bepalen
• Functioneel ontwerp
• Ontwikkeling
• Test en uitrol

In iedere fase zijn de gebruikers meermalen geraadpleegd, om de ideeën te toetsen en eventuele bijstelling van de functionaliteit.
One Fox heeft tevens de koppeling met Open Text eDOCS 5.1.0.5. gemaakt. Deze koppeling is dusdanig flexibel, dat deze eenvoudig aan een ander proces(-applicatie) gekoppeld kan worden.

Wilt u meer weten over wat One Fox voor u kunt betekenen op het gebied van software ontwikkeling?
Bel: 030 - 2304229 of mail naar info@onefox.nl.