One Fox feliciteert Gemeente Den Haag met hun papierarme oplossing

Het Haags Gemeentearchief en de afdeling Belastingzaken van de Gemeente Den Haag hebben een papierarme afhandeling van inkomende poststukken gerealiseerd. One Fox feliciteert de Gemeente Den Haag hierbij met het realiseren van deze oplossing.

Binnen de Gemeente Den Haag werkte de afdeling Belastingzaken al enige tijd digitaal.
Echter nu de koppeling met het document management systeem (DMS/PLATO) tot stand gebracht is, heeft men het recht verkregen om substitutie toe te passen op inkomende poststukken. Deze papieren documenten mogen hierdoor vernietigd worden, omdat de gedigitaliseerde poststukken duurzaam opgeslagen zijn in DMS/PLATO (gebaseerd op OpenText eDOCS).

Onderstaand artikel dat recentelijk gepubliceerd is binnen de Gemeente Den Haag beschrijft hoe de koppeling tussen PLATO en DIGI-DOC, mede dankzij One Fox eBUS; dé webservice voor OpenText eDOCS, zorgt voor deze papierarme afhandeling van poststukken.

Koppeling DIGI-DOC en DMS/Plato in gebruik
Met korte toespraken, een live demo en drie toepasselijke taarten werd donderdag 18 augustus gevierd dat DIGI-DOC is gekoppeld aan DMS/Plato. DIGI-DOC is de applicatie die DPZ/Belastingzaken voor vier processen gebruikt om inkomende post digitaal te routeren en af te handelen. Dit gebeurt nadat de interne post door SZW/DBS (de gemeentelijke scanstraat) is gescand en via DIGI-DOC in DMS/Plato is opgeslagen.

DMS/Plato is het gemeentelijke documentmanagementsysteem voor duurzame opslag en gebruik van documenten. Met de ingebruikname van deze koppeling is een mijlpaal bereikt in een succesvolle samenwerking tussen DPZ, SZW, IDC en BSD/HGA. Een mijlpaal die navolging zal krijgen bij andere diensten en processen en die mogelijkheden biedt voor een betere online dienstverlening. Dat laatste is bij DPZ/Belastingzaken al gerealiseerd: alle inzendingen, door burgers, via de webformulieren van DPZ/Belastingzaken worden zonder tussenkomst van een medewerker via DIGI-DOC opgeslagen in DMS/Plato.

Gegevensuitwisseling
DIGI-DOC en DMS/Plato wisselen gegevens met elkaar uit via webservices (One Fox eBUS). De koppeling past daarmee goed in de gemeentelijke informatiearchitectuur waarin grote applicaties (vaak op zich zelf staande applicaties met heel veel functionaliteit maar weinig uitwisselingsmogelijkheden) zijn vervangen door gespecialiseerde softwarecomponenten die op een gestandaardiseerde wijze informatie met elkaar uitwisselen.

Papierarme organisatie
Het meest bijzondere van de koppeling is echter, dat DPZ/Belastingzaken door de duurzame opslag in DMS/Plato het recht heeft verkregen om papieren poststukken uit deze vier processen te vervangen door gescande (dus digitale) originelen. Er gaat géén papier meer de organisatie in en wordt er ook géén papier meer bewaard. DPZ/Belastingzaken loopt hiermee voorop.

De vier processen zijn Heffing, Invordering, Juridische zaken en Taxatie & Vastgoedinformatie. DIGI-DOC kent meer dan honderd gebruikers.

Bron: Haags Gemeentearchief