One Fox - De CU5 voor eDOCS 5.2.1 is uit

De CU5 voor eDOCS 5.2.1 is uit

In het laatste vossebelletje hebben we u al een vooruitblik gegeven op eDOCS CU5. Open Text heeft nu de officiële release notes uitgebracht. Deze officiële release notes bevatten naast de reeds bekende verbeteringen ook een aantal nieuwe verbeteringen.

Met CU5 worden de volgende verbeteringen doorgevoerd:

Daarnaast zijn de volgende documenten bijgewerkt:

Hieronder kunt u de uitwerken vinden van bovenstaande verbeteringen, de Fixed Issuelijst en meer informatie over de Enterprise Library Services integratie.

Dynamic Views beveiliging
Met ingang van DM 5.2.1 CU5 kunt u de ingestelde beveiliging overschrijven voor elk beschikbaar niveau in Dynamic Views (zoals de Client, Matter of Sub-Matter), als u daarvoor de rechten heeft. Dit betekent dat de beveiligingsinstellingen die van bovenaf op alle documenten of bestanden van toepassing zijn, kunnen worden veranderd door een gebruiker die hiertoe bevoegd is. Net als bij een de standaard DM beveiliging wordt deze beveiliging vastgesteld via de Access Control List door gebruik te maken van de Trustee list.

Als u een document opslaat op een beveiligd niveau checkt DM allereerst de Matter voor beveiligingsinstellingen en of deze van toepassing zijn op dit document.

Als u een document opslaat op een beveiligd niveau, door een Client of Matter te selecteren via een profielscherm of een document te plaatsen in een beveiligd niveau, dan controleert DM allereerst of er een beveiliging ingesteld is in de Matter en of deze van toepassing is op het document. Als er bij de Matter geen beveiliging is ingesteld controleert DM op Client niveau. Als hier wel een beveiliging is ingesteld, dan erft het document deze beveiligingsinstellingen.

Er zijn drie updates beschikbaar in het ‘DM/RM 5.x Documentation Updates’ document. U kunt dit document hier vinden.

CU5 compatibiliteit voor e-mail toepassingen
Open Text heeft de nieuwe versies van drie veel gebruikte e-mail toepassingen getest op compatibiliteit met CU5. Deze onderstaande programma’s worden met ingang van eDOCS DM 5.2.1 CU5 ondersteund:

Lotus Notes 8.5.1
Windows 7 – 32bit versie
GroupWise 8

Configuratie OK en Cancel knoppen
Een Save User Interface configuratie instelling is toegevoegd aan de ‘toon of verberg het profielscherm OK en Cancel’ -knoppen. Deze instelling wordt in het script UseOKAndCancel genoemd en is standaard ingesteld als FALSE. Als u deze instelling verandert in TRUE wordt het paneel met de OK en Cancel knoppen verborgen. In dat geval wordt de locatie van deze knoppen bepaald door de instellingen die te vinden zijn in de beschrijving van het formulier.

Als u de OK en Cancel knoppen wilt verplaatsen naar het formulier, in plaats van het onderste paneel, kunt u dit bestand toevoegen aan het SaveUIconfig.xml bestand.

Hergebruiken van PowerPoint 2007 sheets
De eigenschap waarbij PowerPoint 2007 sheets hergebruikt kunnen worden is nu geïntegreerd om contact te zoeken met het DM Quick Retrieve scherm als de volgende stappen uitgevoerd worden:

In het register ‘Home’ van het ribbon menu ‘Slides’ heeft u binnen de eigenschap ‘New Slide’ de mogelijkheid om te kiezen voor ‘Reuse Slides’.
Aan de rechtkant van uw scherm verschijnt het scherm ‘Reuse Slides’. U kunt daar kiezen om een nieuwe PowerPoint bestand te openen.

Digitale handtekening als Final features uitgezet
Het Microsoft PowerPoint en Excel 2007 objectmodel bood geen mogelijkheid om een digitale handtekening te integreren als Finale features.

In de tussentijd zijn voor eDOCS DM 5.2.1 CU5 deze Office menu opties uitgezet in het Prepare menu voor het definitief toevoegen van een digitale handtekening. Aanvullend is ook het Signature Line item in het Insert menu uitgeschakeld. Aangezien PowerPoint 2007 deze optie niet kent, geldt deze actie alleen voor Excel 2007.

U kunt deze opties naar eigen keuze heractiveren, als u gebruik maakt van de onderstaande registry key values. Let u wel op dat deze opties ‘unmanaged documents’ and ‘missing edits’ kunnen veroorzaken. Registry Key Values:

HKLM\Software\Hummingbird\Hummingbird DM Application
Integration\Installation\Microsoft

DWord waarden op 1 instellen om de menu’s te heractiveren.

SHOW_MSO_DIGITALSIGNATURE
SHOW_MSO_MARKASFINAL

PreSave DoAction event voor Save User Interface
Het DoAction PreSave event is vastgelegd in het ‘DM/RM 5.x Documentation Updates’ document (‘DM Extensions API Reference Guide’). De volgende tekst zal verschijnen:

“Een derde actie is PreSave. Deze actie vindt plaats net voor het object wordt opgeslagen op het profiel, net nadat de Save knop is ingedrukt, maar net voordat de data naar de database wordt geschreven. Het IProfile wordt genegeerd als setData parameter (het outData en de return value worden genegeerd). Hierdoor wordt de allow profile data gemanipuleerd voordat het object wordt opgeslagen.”

Deze informatie is toegevoegd aan het reeds bestaande ‘Adding an Item to the Navigation Pane of the DM 5.2x Save User Interface’ deel.

Documentatie updates voor DMViews.dat configuratie
In het hoofdstuk ‘DM Administration Guide’ van het ‘DM/RM 5.x Documentation Updates document is de volgende informatie toegevoegd.

Gebruik maken van het DMVieuws.dat bestand om views te configureren voor meerdere gebruikers.

Als u Microsoft Outlook opent, de DM node benadert en vervolgens weer Outlook sluit, wordt er een DMViews.dat bestand gecreëerd. Dit bestand bevindt zich standaard in de volgende map:
C:\Documents and Setting\<user name>\Application Data\Hummingbird\DM\Settings.

Het DMViews.dat bestand is een OLE Structured Storage bestand met een sectie voor elke opgeslagen view. De naam van elke sectie komt van de DetailColKey property voor de folder in DM Extensions; alle folders met dezelfde DetailColKey delen dezelfde view. U kunt dit bestand gebruiken om een standaard view te configureren en dan het bestand versturen naar andere gebruikers. Hun DMViews.dat bestand wordt dan vervangen door het bestand dat door u is geconfigureerd.

Om een standaard view te configureren in DM Extensions voor Microsoft Outlook:

Vind en verwijder het DMViews.dat bestand in C:\Documents and Setting\<user name>\Application Data\Hummingbird\DM\Settings
Start Microsoft Outlook
Click View>Current View>Customize Current View
De Customize View: PowerDOCS dialog box verschijnt. Configureer een van de volgende opties:
a. Velden
b. Groeperen
c. Rangschikken
d. Filteren
e. Overige instellingen
f. Automatisch formatteren
g. Formatteer kolommen
Bevestig met OK
Gebruik het View menu om elk ander type view te configureren, zoals de Reading Pan
Als u klaar bent, kunt u Microsoft Outlook afsluiten
Een nieuw DMViews.dat bestand is gecreëerd in de standaard locatie, waar nu ook de configuratie informatie voor de views in Microsoft Outlook staat. Kopieer het DMViews.dat bestand en plak het in elke andere gebruikerslocatie (…\Hummingbird\DM\Settings) om dezelfde view configuratie te gebruiken. Dit zal het bestaande DMViews.dat bestand vervangen.

Fixed Issues
Bij deze officiele release notes van Open Text hoort uiteraard ook een fixed issues lijst. Deze lijst wordt ditmaal in een aparte Excel bijlage geleverd.

Naast deze fixed issues kunt u uiteraard ook de release notes van Open Text bekijken.

Integratie met ELS
Naast deze bovenstaande punten hebben we u eerder medegedeeld dat Open Text met ingang van CU5 ook de eDOCS integratie met Enterprise Library Services (ELS) zou aanbieden. De release van deze integratie maakt geen onderdeel uit van CU5. Open Text is nu de release van deze integratie aan het voorbereiden en zal deze dan ook zeer snel officieel presenteren. In het volgende vossebelletje zullen we hier uitgebreid op terug komen.

Upgraden
Bent u van plan om te upgraden naar DM 5.2.1 CU5 of wilt u de Enterprise Library Services integreren met eDOCS? Ons ECM-team kan u ondersteunen bij het upgraden naar CU5 en het integreren van Enterprise Library Services met eDOCS. Voor ondersteuning en informatie kunt u contact opnemen met ons ECM-team.